Ako archivovať e -maily v programe Outlook

Ako archivovať e -maily v programe Outlook

Archivácia e -mailov je jedným z najlepších spôsobov, ako udržať priečinok doručenej pošty v bezpečí. Ak to chcete urobiť v programe Outlook, máte šťastie. Outlook pre web aj Outlook pre počítač vám umožňujú ľahko archivovať vaše e -maily.





V tejto príručke sa pozrieme na všetky najlepšie spôsoby archivácie e -mailov v programe Microsoft Outlook vo vašom počítači.



Čo je archív v programe Outlook?

V kontexte Outlooku a e -mailov sú archívom v zásade všetky e -maily, ktoré ste sa rozhodli uchovávať oddelene od svojej hlavnej doručenej pošty.





V Outlooku pre web znamená archivácia e -mailu presunutie e -mailov z hlavného priečinka doručenej pošty do priečinka Archív.

V Outlooku pre počítač znamená archivácia e -mailu v zásade presunutie e -mailov z hlavného súboru Outlook PST do nového súboru PST. V tomto súbore PST sa môžete kedykoľvek pohybovať a pristupovať k všetkým svojim archivovaným e -mailom, kedykoľvek budete chcieť.



ako otestovať, či váš pevný disk zlyhá

Ak s programom Outlook ešte len začínate, porovnajte Outlook pre web a počítač a zistíte, ktorý vyhovuje vašim potrebám.

Môžete použiť archív programu Outlook pre všetky svoje e -mailové účty?

Existujú dva prípady, keď nemôžete použiť funkciu Archív v programe Outlook.



Po prvé, ak máte e -mailové konto Exchange Server a vaša organizácia používa online archív Microsoft Exchange Server Online, nemôžete používať funkciu natívneho archívu programu Outlook.

Za druhé, ak váš správca siete zakázal funkciu archivácie, nemôžete archivovať ani svoje e -maily.



V oboch týchto prípadoch požiadajte o pomoc správcu siete vašej organizácie.

Ako archivovať e -maily v programe Outlook pre Web

Archivácia e -mailov v programe Outlook pre web je jednoduchšia ako v počítačovej aplikácii. Stačí kliknúť na niekoľko možností a vybrané e -maily sa archivujú.

Postupujete takto:

  1. Zamierte do Outlook.com a prihláste sa do svojho e -mailového účtu.
  2. Kliknite na priečinok vľavo, kde sa nachádzajú vaše e -maily.
  3. Na pravom paneli vyberte e -maily, ktoré chcete archivovať.
  4. Kliknite na možnosť, ktorá hovorí Archív v hornom paneli s ponukami.
  5. Ak ste omylom archivovali e -mail, kliknite na Vrátenie späť v spodnej časti zvrátiť vašu akciu.

Kliknutím na tlačidlo si môžete prezrieť všetky svoje archivované e -maily Archív naľavo.

Ak budete niekedy chcieť presunúť archivovaný e -mail späť do hlavného priečinka, nájdite ho v priečinku Archív priečinok, kliknite na e -mail, kliknite na Presunúť do v hornej časti a vyberte, kam chcete e -mail presunúť.

Súvisiace: Ako archivovať všetky staré e -maily v Gmaile a dosiahnuť nulovú doručenú poštu

Ako automaticky archivovať e -maily v programe Outlook

V programe Outlook pre počítač môžete archivovať e -maily automaticky alebo ručne. V tejto časti sa pozrieme na to, ako používať funkciu automatického archivovania v programe Outlook pre počítač.

AutoArchive je názov funkcie, ktorá pomáha automaticky archivovať vaše e -maily v aplikácii Outlook. Táto funkcia odosiela vaše e -maily z vašich hlavných priečinkov do archívu po uplynutí vopred definovaného času.

V tejto funkcii môžete nakonfigurovať rôzne možnosti a nasledujúce kroky popisujú, ako to robíte:

ako získať Mac OS v systéme Windows
  1. Otvorené Výhľad na vašom počítači.
  2. Kliknite Súbor v hornej časti a potom vyberte možnosti z ľavého bočného panela.
  3. Kliknite na Pokročilé možnosť vľavo.
  4. Nájsť Automatická archivácia na pravom paneli a kliknite na Nastavenia automatickej archivácie tlačidlo.
  5. Zaškrtnite Spustite AutoArchive každý možnosť v hornej časti a zadajte, kedy by sa mala funkcia v programe Outlook spustiť.
  6. V Predvolené nastavenia priečinkov na archiváciu sekcii vyberte, kedy sa má položka archivovať. V zásade určujete vek svojho obsahu Outlooku.
  7. Kliknite Prehliadať a vyberte cieľový priečinok pre váš archívny súbor. Musíte to urobiť iba vtedy, ak sa vám nepáči predvolený adresár PST programu Outlook.
  8. Nakoniec udri OK v spodnej časti uložte zmeny.

Ak budete niekedy chcieť zastaviť automatickú archiváciu e -mailov v programe Outlook, môžete vypnúť funkciu automatickej archivácie.

Robiť to:

  1. Otvorené Výhľad na vašom počítači.
  2. Kliknite Súbor v hornej časti a vyberte možnosti naľavo.
  3. Kliknite na Pokročilé možnosť vľavo.
  4. Kliknite Nastavenia automatickej archivácie na pravom paneli.
  5. Zrušte začiarknutie políčka Spustite AutoArchive každý možnosť v hornej časti.
  6. Kliknite OK na spodku.

Ako manuálne archivovať e -maily v programe Outlook

Ak chcete získať väčšiu kontrolu nad e -mailovými archívmi, môžete skutočne ručne archivovať e -maily v programe Outlook. To vám umožní odosielať vaše hlavné e -maily do archívu podľa potreby.

Ak chcete použiť túto metódu:

  1. Otvorené Výhľad na vašom počítači.
  2. Kliknite Súbor v ľavom hornom rohu.
  3. Vyberte položku Info záložka vľavo.
  4. Kliknite na ikonu šípky nadol pre Nástroje a vyberte Vyčistite staré položky .
  5. Zobrazí sa dialógové okno, ktoré vám umožní nakonfigurovať manuálny archív e -mailov.
  6. V hornej časti máte dve možnosti, ktoré vám umožňujú rozhodnúť sa, čo chcete zahrnúť do svojho archívu. Vyberte ten, ktorý chcete použiť.
  7. Vyberte priečinky, ktoré chcete pridať do svojho archívu.
  8. Vyberte vek svojich položiek pomocou možnosti kalendára.
  9. Kliknite Prehliadať a vyberte priečinok, kam chcete uložiť archívny súbor programu Outlook.
  10. Hit OK v spodnej časti spustite vytváranie e -mailového archívu v programe Outlook.

Po vytvorení archívu môžete výsledný súbor PST presunúť kamkoľvek chcete.

Ako zobraziť archivované e -maily v programe Outlook

Prístup k archivovaným e -mailom v programe Outlook pre počítač je rovnako jednoduchý ako v programe Outlook pre web. Jednoducho musíte načítať svoj archívny súbor do Outlooku a uvidíte všetky svoje archivované e -maily.

Tu je postup, ako importovať súbor archívu e -mailov PST do programu Outlook vo vašom počítači:

  1. Spustiť Výhľad .
  2. Kliknite na Súbor menu v hornej časti.
  3. Vyberte Otvoriť a exportovať v ľavom bočnom paneli.
  4. Na pravom paneli kliknite na Otvorte dátový súbor programu Outlook keď importujete dátový súbor PST do programu.
  5. Prejdite do priečinka, v ktorom sa nachádza váš archívny súbor, kliknite na súbor a kliknite na tlačidlo Otvorené na spodku.
  6. Váš súbor by sa mal načítať do programu a potom by ste mali mať možnosť zobraziť všetky svoje archivované e -maily.

Môžeš zlúčte svoje súbory Outlook PST ak máte viac súborov.

Decluttering Outlook archivovaním e -mailov

Ak sa vám už pri pohľade na počet e -mailov vo vašej doručenej pošte páči, je načase sa niektorých z nich zbaviť ich archiváciou. Pomocou vyššie uvedených metód presuňte menej dôležité e -maily do archívu, aby ste mohli pracovať na tých, ktoré si vyžadujú vašu okamžitú pozornosť.

E -maily majú to, že ich správa nie je jednoduchá ani pre profesionálov. Existuje však niekoľko tipov a trikov, pomocou ktorých sa môžete naučiť spravovať e -maily oveľa menej zdrvujúcim.

zdieľam zdieľam Tweet E -mail Ako si môžete podmaniť svoju doručenú poštu: 60+ tipov na produktivitu a zabezpečenie e -mailu

Nenechajte sa zahltiť svojou doručenou poštou! Tu je všetko, čo potrebujete vedieť, aby ste si dobyli svoj e -mail raz a navždy.

Čítajte ďalej Súvisiace témy
  • Produktivita
  • E -mailové tipy
  • Microsoft Outlook
  • Tipy pre Microsoft Office
  • E -mailové aplikácie
O autorovi Mahesh Makvana(307 publikovaných článkov)

Mahesh je technologický spisovateľ v MakeUseOf. Píše technické návody už asi 8 rokov a zaoberal sa mnohými témami. Rád učí ľudí, ako môžu zo svojich zariadení vyťažiť maximum.

Viac od Mahesha Makvanu

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber