Ako vytvárať profesionálne správy a dokumenty v programe Microsoft Word

Ako vytvárať profesionálne správy a dokumenty v programe Microsoft Word
Táto príručka je k dispozícii na stiahnutie ako bezplatný súbor PDF. Stiahnite si tento súbor teraz . Neváhajte to skopírovať a zdieľať so svojimi priateľmi a rodinou.

Ak by bol Microsoft Office krajinou, bola by treťou najľudnatejšou krajinou na svete. 1,2 miliardy ľudí používanie jednej sady aplikácií je ohromujúce. A hovoria „107 jazykmi“!





Ale práve teraz, vy a ja hovoríme po anglicky a budeme hovoriť o najobľúbenejšom nástroji v arzenáli Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .



ako odstrániť niečo na Facebooku

Tento editor dokumentov sa používa na písanie rôznych dokumentov. Od jednoduchej aplikácie až po potrebný životopis. Od obyčajného zoznamu vedierok až po poznámky do kancelárie. Myslíme si, že môžeme pracovať s Wordom. Ale keď si sadneme a napíšeme serióznu odbornú správu, zistíme dôležitý fakt.





Profesionálne písanie správ potrebuje iný súbor zručností.

Opýtajte sa teda sami seba - môžete urobiť skok z jedného dokumentu do dlhej správy? Poznáte všetky funkcie programu Microsoft Word, ktoré vám pomôžu spravovať tento rozsiahly dokumentový projekt? Môžete spolupracovať na práci s inými členmi tímu?



Môžete byť študent, vlastník malej firmy alebo administratívny pracovník ... budete musieť vytvoriť správu alebo nejaký profesionálne formátovaný dokument. Tento sprievodca MakeUseOf vám pomôže aktualizovať vaše techniky a zdokonaliť váš prístup k dizajnu.

V tejto príručke:

Písanie správy - Úvod | Kontrolný zoznam správ



Užitočné nástroje Microsoft Word - Prilepiť špeciálne | Výskumník | Zmrazte časti dokumentu

Pracujte na rozložení a dizajne - Úvod | Titulná stránka | Obsah | Hlavička a päta | Čísla stránok | Styling písma | Styling odsekov | Konce stránky | Štýly a témy | Titulky | Rýchle diely | Okraje stránky



Referencie a spolupráca - Register | Bibliografie | Krížové referencie | Komentáre

Dokončite svoju správu - Podpisy | Vodoznaky | Iba na čítanie | Tlač do PDF

Ďalší krok - Záver

Písanie správy

Písanie správ zahŕňa výskum a potom publikovanie výsledku tejto analýzy. V profesionálnom svete je „vzhľad“ alebo vzhľad toho, čo publikujete, prvoradý. Oku lahodiaci konečný výsledok by mohol poškodiť vašu povesť a posilniť vašu osobnú značku.

Nasledujúce kroky vás prevedú expertnými funkciami v programe Microsoft Word 2016. Strávte veľa času nad plánom. Začnite týmito pokynmi…

Krok 1: Rozhodnite o účele

Predtým, ako začnete so správou, musíte najskôr vedieť, prečo ju píšete. Správy sú rôzneho druhu, ale majú buď informovať, alebo presvedčiť. Môže byť určený na opis technického postupu, zdieľanie základných informácií alebo demonštráciu pokroku v projekte.

Opýtajte sa sami seba - Čo a Prečo . Pomôže vám to rozdeliť účel k jednému hlavnému bodu a držať sa ho, namiesto toho, aby ste sa preháňali s nepotrebnými detailmi.

Krok 2: Identifikujte svoje publikum

Druhým dôležitým aspektom je zhodnotiť svoje publikum. Budú schopní porozumieť tomu, o čom hovoríte? Existujú rôzne úrovne čitateľov, ktorí budú čítať správu? Znalosti čitateľa o tejto téme výrazne ovplyvnia informácie, ktoré musíte zahrnúť.

Rozhodnite o primárnom publiku a potom napíšte správu na adekvátnej technickej úrovni. Sekundárne publikum môže byť doplnené o doplňujúce informácie na konci správy.

Krok 3: Poznáte svoju tému

Musíte vedieť, o čom hovoríte. Preto si tému preštudujte a uveďte všetky relevantné informácie, aby ste dokázali svoj názor. Uistite sa, že dospejete k záveru na základe faktov a nie osobného názoru. Informácie musia byť správne, aktuálne a dobre referenčné.

Na podporu svojho stanoviska tiež použite rôzne zdroje, ako sú časopisy, novinové články, knihy, webové stránky, brožúry, nespracované údaje, výročné správy a prejavy. Nedržte sa iba Wikipédie.

Krok 4: Načrtnite správu

Vykonali ste prieskum. Existuje množstvo informácií, ktoré čakajú na napísanie a vytlačenie. Ale počkaj! Neutopte sa, kým nevstúpite do vody. Pripravte si konečný obrys správy, ktorý bude tabuľkou trasových bodov, ktoré vám pomôžu pri navigácii od začiatku do konca. Obrys je náčrt. Poskytne vám pohľad na krajinu z vtáčej perspektívy a tiež vám ukáže, kde je potrebné vyplniť detaily.

Štruktúra správy o myšlienke môže zahŕňať nasledujúce prvky:

  • Titulná strana
  • Zhrnutie
  • Obsah
  • Úvod
  • Telo správy
  • Záver
  • Odporúčania
  • Príloha
  • Bibliografia a referencie

Microsoft Word Osnova dokumentu je výkonná funkcia, ktorá vám môže pomôcť zorganizovať dokument ešte skôr, ako ho začnete plniť výskumom. Zneužiť šablóny pre brainstorming a mapovanie mysle tiež.

Krok 5: Napíšte, upravte, skontrolujte a dokončite

Keď máte prehľad štruktúrovaný, je načase vyplniť hlavičky obsahom. Osobne považujem za najlepšie zaoberať sa trochou z každej sekcie a potom ju spojiť s informáciami. Môžete to urobiť, ak chcete, alebo dokončiť každú sekciu pri prechádzaní štruktúrou zostavy. Uistite sa, že sa najskôr zameriavate na prezentáciu svojich myšlienok a používanie podporných dôkazov než na pravopis a gramatiku. Načrtnite svoj argument a napíšte pár viet, ktoré vystihujú vaše hlavné myšlienky. Ak nájdete niečo, čo stojí za to citovať, citujte to.

Keď je väčšina vášho textu napísaná, je načase si ho prečítať a uistiť sa, že dobre plynie. Uistite sa, že vediete čitateľa k porozumeniu prechodovými slovami ako „Tieto informácie ukazujú ...“, „Inými slovami ...“, „Podobne ...“ a zvýraznite relevantné a kľúčové body.

Nakoniec venujte čas korektúre, skontrolujte gramatiku a pravopis , a znova skontrolujte všetky relevantné informácie a ich logický tok. Najlepšie je nechať si aspoň jeden deň na kontrolu a korektúru svojej práce. Nesnažte sa ho upraviť hneď, ako si myslíte, že ste skončili, pretože budete mať tendenciu zmeškať prečítanie toho, čo ste napísali. Vyspi sa a na druhy den to skontroluj.

Kontrolný zoznam správ

Predtým, ako odídete a odošlete alebo odovzdáte správu, na ktorej ste tak tvrdo pracovali, sa ubezpečte, že ste urobili nasledovné:

  • Vyplňte titulnú stránku s názvom, vašim menom, dátumom, pre koho je správa určená a možným popisom toho, o čom je správa.
  • Stránka s obsahom má príslušné nadpisy a čísla strán sú správne.
  • Uistite sa, že úvod pokrýva kľúčové body, rozsah správy a cieľ, ktorý chce splniť.
  • Nad tabuľky a pod obrázky/grafy ste pridali titulky.
  • Predstavuje obsah správy informácie jasným, logickým, vecným a zameraním sa na vec?
  • Uvádza záver výsledky, formuluje hlavné myšlienky a neobsahuje žiadne nové informácie?
  • Sú nadpisy a podnadpisy jasne označené?
  • Sú citáty relevantné, aktuálne a správne na ne odkazuje?
  • Použili ste podľa potreby konce strán?

Teraz spustíme program Microsoft Word a prevedieme vás funkciami, ktoré pomôžu zostaviť koncept vašej správy a prezentovať ju ako profesionálny dokument.

Užitočné funkcie programu Microsoft Word pre písanie správ

Berte to ako tipy na uhryznutie a osvojte si ich jeden po druhom.

Microsoft Word je veľká húfnica s mnohými maticami a skrutkami. Zamerajme sa na kľúčové sady zručností a nástroje, ktoré budete potrebovať na plánovanie, prípravu a prezentáciu odbornej správy. Funkcie programu Microsoft Word, ktorým sa budeme venovať nižšie, sú tiež skratkami produktivity, ktoré vám uľahčia prácu.

Tip: Ak chcete získať ďalšie informácie o nových funkciách balíka Office, použite asistenta „Povedz mi“ programu Microsoft Word 2016.

Začnime s tromi predbežnými nástrojmi ...

Použite Paste Special

Pre väčšinu z nás, keď potrebujeme skopírovať text alebo obrázok do programu Word, skratka CTRL+V je v poriadku. Niekedy však možno budeme chcieť vložiť skopírované údaje do iného formátu, ako sú napríklad údaje programu Excel, ako obrázok. S Prilepiť špeciálne Príkaz môžete zahodiť alebo určiť formát, keď do programu Word prilepíte obrázok, prezentačné údaje, tabuľku alebo objekt z akéhokoľvek iného programu.

S excelovými tabuľkami a grafmi v profesionálnom dokumente budete veľa pracovať.

Ak len skopírujete, čo chcete, a kliknete na položku Prilepiť, všimnete si, že údaje vloží ako tabuľky. Ak však chcete vložiť veľkú oblasť buniek a nechcete ju upraviť, môžete ju vložiť ako obrázok s ďalšou možnosťou úpravy.

V Microsoft Excel: Vyberte a zvýraznite bunky, ktoré chcete skopírovať> Stlačte CTRL+C.

V Microsoft Word: Ísť do Domov> Prilepiť> Prilepiť špeciálne . Vyberte Prilepiť špeciálne a v dialógovom okne vyberte Objekt pracovného hárka programu Microsoft Office Excel .

Údaje môžete zmeniť tak, ako boli na obrázku, a ak dvakrát kliknete, budete môcť hodnoty upravovať. Tabuľku alebo graf môžete zmeniť a prepracovať ich. A ak aktualizujete údaje v grafe alebo tabuľke v programe Excel, môžete graf automaticky obnoviť v programe Word.

Skúste tiež kontextovú ponuku pravým tlačidlom myši. Zobrazí sa ponuka Prilepiť špeciálne:

Je ich viac možnosti importu údajov z Excelu do Wordu . The Podpora Microsoft Office stránka ich tiež podrobne popisuje.

Použite prieskumníka

Áno, existuje Google a Wikipedia. Neustále prepínanie z programu Word do prehliadača však môže obmedziť vašu produktivitu. Office 2016 prináša do tejto gruntovej práce výkonnú integráciu výskumu. Výskumník vám môže nielen pomôcť nájsť obsah v programe Microsoft Word, ale tiež vám pomôže rýchlo pridať citácie. Na nájdenie správneho obsahu na podporu vášho dokumentu používa graf znalostí Bing.

Ísť do Pás kariet> karta Referencie a c Vyberte si Výskumník . Vpravo sa otvorí tabla s možnosťami vyhľadávania.

Zadajte kľúčové slovo pre tému, ktorú chcete hľadať, a stlačte kláves Enter.

Na table Výsledky sa zobrazuje zoznam zdrojov, ktoré môžete vo svojom dokumente použiť. Vyberte tému, ktorú chcete podrobne preskúmať.

Pridajte tému do dokumentu programu Microsoft Word kliknutím na znamienko plus v pravom hornom rohu. Môžete tiež kliknúť na znamienko plus na ľubovoľnom výsledku a uviesť zdroj vo svojom dokumente k výskumu. Zdroj citátu vám pomôže podporiť váš výskum webovými zdrojmi a knihami.

Ako uvidíme neskôr, komentovaná bibliografia je jednou z najťažších častí dokumentu. Výskumník je inteligentný asistent, ktorý vstúpi.

Zmrazte časť dokumentu programu Word

Berme ako samozrejmosť, že vaša odborná správa bude dlhá a zložitá práca. Okno programu Word môžete rozdeliť na dve tably, aby ste mohli zobrazovať dve rôzne časti dokumentu súčasne. Je to cenná úspora času, keď chcete kopírovať a vkladať časti z jedného miesta na druhé alebo sa odvolávať na jednu časť dokumentu pri práci na inom.

Ísť do Pás s nástrojmi> karta Zobraziť> Rozdeliť .

Ak chcete rozdelenie odstrániť, kliknite na Odstrániť Split na tej istej karte.

Skupina Windows vám ponúka niekoľko možností, ako zmeniť spôsob práce s dvoma alebo viacerými dokumentmi. Funkcie sú samovysvetľujúce.

Ak chcete posúvať oba dokumenty súčasne, kliknite na položku Synchrónne posúvanie v skupine Okno na karte Zobraziť. Môžete tiež kliknúť na Pohľad vedľa seba dať dve časti dokumentu vedľa seba.

Tip: Rozdelené zobrazenie použite na zobrazenie dvoch rôznych rozložení - napríklad Tlač a Obrys. Nastaviť rozdelenie. Potom kliknite na tablu, ktorú chcete zmeniť, a potom vyberte iné rozloženie na karte Zobraziť.

Pracujte na rozložení a dizajne

Prezentácia správy je to, čo niekoho prinúti prečítať si správu v prvom rade, a preto je dôležité, aby bola vaša správa dobre prezentovaná. Ak by ste si mali prečítať štyri správy, čo by ste si vybrali?

  1. Ručne písaná správa.
  2. Dokument vytlačený čiernobielo.
  3. Správa vytlačená na normálnom farebnom papieri A4.
  4. Farebne vytlačená správa s pútavou titulnou stranou, úhľadne ohraničená a úhľadná?

Štvrtú správu si vezmete, pretože vás k nej bude ťahať iba podľa vizuálneho vzhľadu.

Predný kryt nie je jediným dôvodom. Dobre navrhnutá správa sa číta ľahšie. Skenovanie je tiež jednoduchšie, keď nemáte čas na čítanie. Preto musíte stráviť nejaký čas nad hlavičkami a zápätiami a rôznymi štýlmi a témami. Stručne povedané - formátovanie každého prvku v správe.

Formátovanie sa môže zdať ako náročná práca, ale je to zábavné cvičenie, ktoré precvičí všetky vaše kreatívne svaly. Kľúčovými prvkami budú zručnosti, ktoré môžete v budúcnosti uplatniť v čomkoľvek v programe Microsoft Office. A čas, ktorý ušetríte, so všetkými tipmi produktivity, ktoré sa tu naučíte.

Program Microsoft Word 2016 má bohatú sadu funkcií. Toto je len niekoľko spôsobov, ktorými môže váš návrh zostavy vyniknúť a byť profesionálny. Poďme si teda rozložiť schopnosti rozloženia a dizajnu.

Táto časť sa bude krok za krokom zaoberať týmito funkciami:

  • Začnite titulnou stránkou
  • Vytvorte si obsah
  • Vytvorte si hlavičku a pätu
  • Pridajte čísla stránok

(Formátovať obsah)

  • Vyberte si správne písma
  • Upravte štýl odsekov
  • Kontrolné konce stránky
  • Používajte štýly a motívy
  • Titulky
  • Použite rýchle diely
  • Ozdobte okrajmi stránky

1. Začnite titulnou stránkou

Prvá strana je prvým bodom kontaktu s vašim čitateľom. Je to tiež vaša príležitosť urobiť priaznivý dojem. Nenechajte sa ospravedlniť nedostatkom výtvarných schopností, pretože program Word preberá prácu vďaka vstavanej galérii titulných stránok. Stačí si jednu vziať k téme správy.

Program Microsoft Word 2016 vám ponúka 16 predformátovaných šablón a ďalšie tri na Office.com.

Ísť do Vložiť> Skupina stránok> Titulná stránka .

Titulná strana sa predvolene zobrazuje na začiatku dokumentu.

Pretože je v ponuke iba 16 „oficiálnych“ šablón, môžete prísť na to, že všetci ostatní rovesníci majú rovnakú titulnú stránku. Prečo si ho teda neprispôsobiť a urobiť ho o niečo unikátnejším.

Môžeš navrhnite titulnú (alebo titulnú) stranu v programe Microsoft Word to môže byť originál v stohu. Uložte si to ako šablónu alebo ľahko za chodu zmeňte dizajn.

2. Vytvorte obsah

Príležitostní čitatelia skenujú. Dobrí čitatelia najskôr skenujú a potom sa ponoria do hĺbky. Obsah obsahuje trasové body, ktoré obom pomáhajú. Keď je to dlhý a komplikovaný dokument, nekontrolovali by ste radšej rozlohu pozemku, než sa vyberiete do sekcie, ktorá vás zaujíma?

Ak má váš dokument viac ako 10 strán, zvážte obsah (TOC). Najprv sa musíte uistiť, že to nie je potrebné preusporiadajte všetky stránky v dokumente pred vytvorením TOC.

V programe Microsoft Word nemusíte písať celé TOC ručne. Existuje a Obsah automatický nástroj pod Referencie karta, ktorá zoberie váš obrys a navrhne vám ho. Tiež ho môžete ľahko aktualizovať, ak chcete niečo zmeniť.

Existujú aj šablóny, ktoré si môžete stiahnuť a prispôsobiť ich povahe obsahu. Napríklad TOC pre diplomovú prácu bude vyzerať inak ako vo výročnej správe spoločnosti.

Máme k dispozícii kompletný návod ako vytvoriť stránku s obsahom v programe Word .

Podstata veci je táto:

Vytvorte obrys a na usporiadanie hierarchie použite štýly nadpisov. Použiť automatický nástroj TOC na štýly nadpisov. Word 2016 vyhľadá tieto nadpisy a potom vloží obsah do dokumentu. Potom môžete svoje TOC automaticky aktualizovať, ak v dokumente vykonáte zmeny.

Ak chcete získať viac praktického ovládania, môžete tiež použiť Obsah príručky štýl. Word vloží zástupný text a každý obsah v zozname musíte vložiť a naformátovať.

Hlavičky a päty sú v správach dôležité, pretože hlavným účelom je poskytnúť informácie o správe na každej stránke. Sú to bežné zobrazovacie oblasti pre čísla strán. Hlavička dokumentu by mala obsahovať názov správy a prípadne meno toho, kto ju vytvoril. Nápomocný je názov aktuálnej sekcie.

Päta na druhej strane by mala obsahovať čísla strán, dátum zverejnenia a ďalšie požadované administratívne informácie. Všimnite si toho, že niektorí sprievodcovia štýlom majú špeciálne pokyny pre hlavičky a päty .

Začnime hlavičkou v dokumente a dodajme mu jedinečný vzhľad.

Vyberte Vložiť , potom vyberte buď Hlavička alebo Päta zo skupiny. Vstavaná galéria vám ukazuje niekoľko možností, z ktorých si môžete vyberať.

Medzera hlavičky a päty je vložená do dokumentu s zástupným textom alebo tabuľkou. The Nástroje hlavičky a päty sa otvorí na páse s nástrojmi pre ďalšie práce s formátovaním, ako je dátum, čas alebo obrázok.

Zadajte text a potom vyberte Zatvorte hlavičku a pätu .

Môžete začať s prázdnou hlavičkou a zápätím. Ak máte dizajnérske schopnosti, použite Nástroje hlavičky a päty navrhnúť vlastné. Ak chcete pre svoju organizáciu vytvárať vlastné hlavičkové papiere, osvojte si priestor pre hlavičky a päty. V hornej časti môžete použiť prvky značky, ako sú logá spoločnosti alebo organizácie, a v spodnej časti úhľadne formátované poznámky pod čiarou

Skúsme použiť a upraviť jedno z vstavaných hlavičiek. Vybral som Chlap z galérie.

Zostavenie konečného vzhľadu trvalo dve minúty s jednoduchými textovými efektmi a ikonou pochádzajúcou z galérie ikon balíka Microsoft Office.

Hlavička a päta sú na svojom mieste. Ako však viete, kde sa v dokumente nachádzate? Vložte čísla strán ako ďalší dôležitý rozcestník.

4. Pridajte čísla stránok

Čísla stránok vyzerajú najlepšie v päte (na rozdiel od hlavičky ako na obrázku vyššie). Základné číslo stránky môžete pridať z Vložiť> Číslo stránky tlačidlo na páse s nástrojmi. Môžete ho tiež pridať z Dizajn karta, ktorá sa zobrazí po pridaní hlavičky a päty.

Nad číslami stránok máte veľkú kontrolu. Vyberte si zo širokej škály formátov čísel a prispôsobte ich svojim potrebám. V tomto prípade pridávame číslo do päty, ale môžete ich umiestniť navrch alebo dokonca na okraje. V tomto prípade som umiestnil číslo stránky vľavo dole. Chcel by som však zmeniť predvolený vzhľad a formát.

Napríklad: Použitie „stránky X z XXX“ poskytne lepší indikátor na dlhom dokumente.

Vyberte číslo stránky. Ísť do Vložiť> Rýchle diely . V rozbaľovacej ponuke vyberte položku Lúka . Dialógové pole Pole sa dostanete aj na kartu Návrh hlavičky a päty.

Vyber si NumPages z dlhého zoznamu názvov polí. Z poľa vpravo si môžete vybrať konkrétny formát. Vybral som obvyklý 1, 2, 3. Kliknite OK , a zobrazí sa číslo počtu strán. Teraz stačí pridať svoj text, napríklad stránku X z XXX, a zmeniť vzhľad čísiel pomocou bežných nástrojov na formátovanie textu, ktoré sú k dispozícii na karte Domov.

Teraz to vyzerá takto:

Navrhnite vzhľad na ľubovoľnom čísle stránky v dokumente a Word automaticky aktualizuje všetky zostávajúce. Čísla stránok sú najbežnejšími prvkami v päte, môžu však obsahovať aj akékoľvek ďalšie informácie, napríklad hlavičku. Z možností v skupine Vložiť môžete do hlavičky alebo päty pridať dátum a čas, informácie o dokumente, obrázky a ďalšie položky.

Ďalej prejdeme k formátovaniu obsahu.

Vizuálna kresba vašej profesionálnej správy sa dodáva s „skrášlením“, ktoré použijete pre obsah. Formátovanie je tiež zásadným krokom pre dokument, ktorý dobre prúdi. Preto musíte vynaložiť veľa energie na výber správneho písma, medzery v odsekoch a farieb.

Nebojte sa. Dokonca aj pre umelecky náročných bude táto časť jednoduchá, pretože Microsoft Word je dodávaný s predvolenými témami a vizuálnymi štýlmi. Začnime tým najzákladnejším prvkom dokumentu.

5. Vyberte a štylizujte správne písmo

Tvoj výber písma v profesionálnej správe Word určuje nielen to, ako text vynikne, ale aj spôsob, akým je vytlačený. Chcete oboje, aby ste dosiahli maximálny účinok.

Písmo (t.j. vizuálny vzhľad písma) môžete použiť buď na celý dokument, alebo na konkrétne časti dokumentu. Všetky možnosti písma sú k dispozícii na karte Domov. Ísť do Domov> Písmo .

Predvolené písmo v programe Microsoft Word 2016 je Calibri. Pozrite sa na to, pretože máte na výber veľa ďalších. Ak sa rozhodnete pre Times New Roman, môžete byť považovaní za lenivých, ak zvolíte Windings, dobre ... Myslím, že to nemusím vysvetľovať. Dbajte preto na to, aby ste vybrali písmo, ktoré je dobre čitateľné a ktoré sa k správe hodí. Ak chcete hrať bezpečne, vyberte si jeden z nich profesionálne vyzerajúce písma Google ; sú k dispozícii zadarmo.

Tip: Baskerville a Gruzínsko sú dobrou alternatívou k príliš používanému Times New Roman

Skúste rôzne párovanie písem pre hlavný text a nadpisy (a podnadpisy). Niekoľko webových stránok ako FontJoy a Typ Vlk vám pomôže experimentovať s párovaním písem. Môžeš sťahujte a používajte vlastné písma tiež. Nezabudnite však na pravidlo palca-v dokumente nikdy nepoužívajte viac ako tri rôzne druhy písma.

Ak chcete trochu pizze navyše, vyskúšajte a kvapka na vylepšenie vášho textu .

6. Upravte štýl odsekov

Ak chcete, aby boli vaše riadky oddelené dvojitým alebo jediným riadkom, musíte zmeniť formát odsekov. Zmenou medzier môžete uľahčiť čítanie dokumentu alebo budiť dojem, že je dlhší a že ste si s ním dali viac práce.

Ak chcete zmeniť odsek v celom dokumente, je najlepšie vybrať každý blok textu; v opačnom prípade, ak vo svojej správe použijete hlavičky, tiež sa zmenia. Ďalšou lepšou možnosťou je, ak si prispôsobíte konkrétny štýl, ktorý používate na formátovanie odseku.

Ak to chcete urobiť, prejdite na stránku Domov > Štýly . Pravým tlačidlom myši kliknite na štýl, ktorý chcete zmeniť, a vyberte ho Upraviť . Kliknite na Formát> Odsek ktorý je v spodnej časti dialógového okna. Teraz zmeňte medzery, odsadenie a zarovnanie v odseku. Kliknite OK na zatvorenie dialógov.

Keď chcete zmeniť menšiu časť dokumentu , vyberte, čo chcete zmeniť. Pravým tlačidlom myši kliknite na zvýraznený text a vyberte ho Odstavec . Zobrazí sa rovnaké dialógové okno ako vyššie.

7. Prestávky kontrolnej stránky

Zlom strany - už podľa názvu - rozdeľuje súvislý blok textu na dve strany. Konce stránok sú dôležitými štruktúrnymi prvkami dlhých dokumentov. Word automaticky vloží zalomenie stránky na koniec stránky. V dlhom dokumente však môžete umiestniť zlomy strán na požadované miesto.

Ak chcete vložiť ručný zlom strany, kliknite na Vložiť> Zlom strany. (Klávesová skratka: CTRL + Enter)

Zlom stránky vyzerá takto, keď kliknete na Ukázať skryť príkaz v Skupina odsekov .

Ale čo keď chcete ponechať veľa riadkov pohromade na stránke alebo stĺpci a nenechať ich oddeliť kvôli prerušeniu stránky? Rozloženie máte pod kontrolou. Kliknite na malú šípku, ktorá sa zobrazuje v pravom dolnom rohu skupiny Odsek.

V Odsek box, kliknite Konce riadkov a strán. Vyberte si z týchto štyroch možností stránkovania:

  • Vdova/Sirota ovládací prvok umiestni najmenej dva riadky odseku do hornej alebo dolnej časti stránky.
  • Pokračovať s ďalším zabraňuje prestávkam medzi odsekmi, ktoré chcete udržať spolu.
  • Udržujte čiary pohromade zabraňuje zlomeniu stránky v strede odsekov.
  • Zlom stránky predtým pridá koniec stránky pred konkrétny odsek.

Tiež sme ukázali ako odstrániť zlomy stránok keď treba.

8. Používajte štýly a témy

Štýly a motívy sú možno dve z menej využívaných funkcií programu Microsoft Word. Myslím si však, že by ste ich mali používať pri každej príležitosti, aby ste ušetrili veľa času.

Aký je však rozdiel medzi témou a štýlom? Microsoft hovorí:

Motívy poskytujú rýchly spôsob, ako zmeniť celkovú farbu a písma. Ak chcete rýchlo zmeniť formátovanie textu, štýly programu Word sú najúčinnejšie nástroje.

Pretože témy ovládajú celkový vzhľad pomocou farieb, efektov a písiem - začnite najskôr dobrým motívom dokumentu. Potom , pomocou štýlov vykopajte konkrétne časti, pre ktoré chcete zmeniť vzhľad.

Pre Motívy: Choďte do Dizajn tab. Vyberte si motív z galérie. Môžete si prezrieť ukážky toho, ako vyzerá farebná kombinácia.

Pre Štýly: Vyberte časť textu, ktorú chcete zmeniť. Choďte do Štýly skupina na Domov tab. Môžete si pozrieť ukážky toho, ako vyzerajú. Vyberte štýl, ktorý je vhodný pre váš obsah. Vyberte napríklad štýl nadpisov pre nadpisy v dokumente. Alebo konkrétny štýl pre akékoľvek úvodzovky. Môžete tiež upraviť existujúci štýl a vytvoriť nové štýly úplne od začiatku.

9. Titulky

Každý obrázok, tabuľka alebo ilustrácia potrebuje popis, aby bol jasne popísaný. Je to jeden riadok textu, zvyčajne umiestnený pod grafikou. Titulky sú tiež dôležitým odkazom, keď ich potrebujete spomenúť na inom mieste. Mnoho dokumentov tento malý detail vynecháva.

Je ľahké pridať nadpis. Kliknite pravým tlačidlom myši na ilustráciu, ku ktorej chcete pridať popis. Vyberte Pridať titulok .

V dialógovom okne zadajte text titulkov a nakonfigurujte zostávajúce možnosti. Na titulky je možné v programe Word automaticky odkazovať.

10. Používajte rýchle diely

Profesionálne dokumenty sa môžu opakovať. To je dôvod, prečo by ste mali začať používať Rýchle súčiastky pre obsah štandardného obsahu, ktorý stále znova používate. Povedzme napríklad, že ku každému dokumentu je zmluvná doložka. Alebo nejaké úvodné informácie. Namiesto opakovaného kopírovania a vkladania ich uložte ako Rýchle súčasti a znova ich použite znova a znova.

Quick Parts je tiež typ stavebným kameňom . Galériu všetkých opakovane použiteľných blokov obsahu si môžete pozrieť v Organizátor stavebných blokov .

Uložte a znova použite svoje vlastné rýchle diely v dvoch krokoch:

  1. Vyberte frázu, vetu alebo inú časť dokumentu, ktorú chcete uložiť do galérie.
  2. Ísť do Vložiť> Skupina textu> Rýchle časti> Uložiť výber do galérie rýchlych častí . Ak chcete, zmeňte názov a pridajte popis. Kliknite OK .

Rovnako ľahko môžete uložený úryvok obsahu znova použiť.

Umiestnite kurzor na miesto, kam chcete vložiť výber z Galérie rýchlych dielov. Ísť do Vložiť> Skupina textu> Rýchle časti . Potom kliknite na vetu, frázu alebo iný uložený výber, ktorý chcete znova použiť.

V ponuke Rýchle súčasti si všimnete ďalšie tri kategórie.

Automatický text: Word 2016 si zachoval staré Automatický text funkcia. Funguje to ako Rýchle súčasti pre akýkoľvek blok textu, ktorý veľa používate. Príklad: Poznámka, ktorú chcete použiť s každým dokumentom.

Vlastnosť dokumentu: Sada konštantných vlastností, ktoré môžete zahrnúť do každého dokumentu. Príklad: názov spoločnosti alebo autor.

Polia: Ide o preddefinované prvky, ktoré sa automaticky aktualizujú. Príklad: dátum, čas, čísla strán atď.

Nezabudnite, že položky pre vlastnosti dokumentu môžu niekedy zahŕňať informácie, ktoré by ste nechceli zdieľať s každým. Tieto polia preto pozorne sledujte a podľa potreby odstráňte skryté osobné údaje.

11. Ozdobte okrajmi stránky

Okraje stránok vyzerajú dobre nielen na letákoch a pozvánkach. Ak sa to urobí správne, môžu dokumentu dodať nádych triedy. V ponuke Návrh na páse s nástrojmi je k dispozícii množstvo štýlov a šírok čiar a okrajov umenia.

Ísť do Dizajn> Okraje stránky.

V Hranice a tieňovanie box, použite Okraj stránky kartu, aby ste navrhli svoje ohraničenie.

Nastavenia sú zrozumiteľné. Vyskúšajte Shadow alebo 3-D so správnymi farbami a pridajte jemné, ale elegantné orámovanie. Štýly umenia s ich okrajmi klipartov môžu byť pre profesionálne dokumenty príliš krikľavé.

Použite štyri rohové tlačidlá v Náhľad okne vyberte strany stránky na kreslenie okrajov. Kliknutím na tieto tlačidlá môžete podľa potreby odstrániť alebo pridať orámovanie.

Ak chcete orámovať iba prvú stranu dokumentu, umiestnite kurzor na prvú stranu dokumentu. Môžete tiež umiestniť ohraničenie okolo určitých stránok v sekcii. Umiestnite kurzor do sekcie - buď na prvú stránku tejto sekcie, alebo na nasledujúcu stránku.

Referencie a spolupráca

Wordová správa sa môže zdať ako nezvládnuteľná fuška. Je to ako zorganizovať milión hromád sena do úhľadných malých hromádok. Cieľom je presne vedieť, ktorý zásobník má kolík, ktorý hľadáte. Tieto funkcie majú uľahčiť prácu.

1. Vytvorte register

Pri písaní veľkých dokumentov, ako je napríklad správa, ktorá obsahuje veľa informácií, nemusí stačiť stránka s obsahom. An Register by sa malo objaviť na konci dokumentu s číslami strán s kľúčovými slovami a informáciami v správe. Vytvorte register, ktorý pomôže čitateľovi odkazovať na správne informácie iba pomocou čísla stránky.

Vytvorte si register, ak má váš dokument viac ako 20 strán. Program Microsoft Word 2016 vás nenechá zahltiť. V zásade má dve časti:

  • Vyberte slová alebo informácie, ktoré chcete zahrnúť do indexu.
  • Register umiestnite na správne miesto v dokumente.

Môžete prechádzať hotovým dokumentom a označovať slová alebo frázy, ktoré chcete zahrnúť do registra, alebo ich označiť za pochodu. V každom prípade vyberte text, ktorý chcete použiť ako položku registra, alebo kliknite na miesto, kam chcete záznam vložiť.

1. Kliknite na Referencie > Označte vstup .

2. Upravte text v súbore Označte záznam registra dialógové okno. Môžete tiež pridať podpoložku, ktorá bližšie definuje hlavné slovo, ktoré ste použili v registri. Môžete pridať viacero úrovní a každá sa zobrazí ako odsadená pod hlavným záznamom.

3. Pod možnosti , môžete tiež vytvoriť krížový odkaz na iný hlavný záznam. Čitateľ to môže použiť na odkazovanie súvisiacich informácií na iné miesto v tom istom dokumente.

4. Pomocou formátu čísla stránky rozhodnite o vzhľade čísiel strán v indexe.

ako zatvoriť zmrazený program bez správcu úloh

5. Kliknite na Mark na označenie položky indexu. Ak chcete tento text označiť všade, kde sa v dokumente zobrazí, kliknite na Označiť všetko .

6. Opakujte postup pre všetky slová a frázy, ktoré chcete zahrnúť do indexu.

Teraz ste vytvorili svoj index. Vložte ho na správne miesto ku koncu dokumentu.

1. Kliknite na stránku, kam chcete vložiť register.

2. Kliknite na Referencie> Vložiť register .

3. The Register zobrazí sa dialógové okno. Tu si môžete vybrať formátovanie textových záznamov, čísel strán, kariet a vodiacich znakov.

4. Vyberte vzhľad z rôznych formátov v zozname a začiarknite okno Náhľad vpravo. Pamätajte si, že okno Náhľad neukazuje váš skutočný index. Je to len „simulácia“ toho, ako to bude vyzerať.

5. Kliknite na OK . Váš index je teraz pripravený.

Niekedy je možné, že po vložení na stránku budete musieť do indexu pridať ďalšie položky. Označte záznam a choďte na Referencie> Aktualizovať register zahrnúť nové zmienky.

Pridajte tiež nadpis do indexu, pretože Word to nerobí automaticky.

2. Vytváranie bibliografií

Váš dokument je takmer hotový. Teraz musíte oceniť všetky ostatné výskumné práce a nápady, na ktoré ste vo svojom dokumente uviedli odkaz. Je čas na bibliografiu.

Správa spoločnosti nemusí potrebovať bibliografiu, ale akademická práca bez nej nie je dokončená. Bibliografia je jednou z najnáročnejších prác v akademickej správe. Než si sadnete k zostaveniu bibliografie, musíte mať v poriadku všetky svoje citácie. Tiež sa rozhodnite pre štýl citácie (typicky MLA, ČO , alebo V štýle Chicaga ) podľa pokynov vášho predmetu.

Na zostavenie tejto sekcie neváhajte využiť výhody generátorov citácií a bibliografie tretích strán.

Program Microsoft Word 2016 má však kompletnú sadu nástrojov, aby bol tento proces čo najmenej bolestivý. Prejdite teda v dokumente k bodu, kde by ste chceli umiestniť bibliografiu. Je dobré, ak máte zahrnutú aspoň jednu citáciu, ale aj keď nie, Word 2016 vám umožní použiť zástupnú citáciu a zdroje vyplniť neskôr.

Kliknite Referencie> Bibliografia .

Word ponúka niekoľko štýlov bibliografie, ktoré sa líšia iba názvami nadpisov. Vyberte príslušný štýl a potom vložte citácie z tlačidla v Skupina pre citácie a bibliografiu .

Nástroj bibliografie má niekoľko krokov. V záujme stručnosti vás nasmerujem na vynikajúcu Stránka pomoci balíka Microsoft Office ktorý je sprievodcom krok za krokom.

Niektoré akademické práce vás o to požiadajú vytvorte komentovanú bibliografiu . Je to podrobnejšia verzia bibliografie so zoznamom citácií časopisov, kníh, článkov a ďalších dokumentov, za ktorými nasleduje krátky odsek. Tento odsek je opisom zdroja a toho, ako podporuje váš papier.

3. Krížové odkazovanie

Krížový odkaz môže čitateľovi pomôcť pri orientácii v dlhom dokumente. V ktoromkoľvek bode dokumentu môžete čitateľovi povedať, aby sa vrátil k nadpisu, číslu strany, obrázku, grafu, poznámke pod čiarou, koncovej poznámke a odseku. Odkaz na krížový odkaz je úhľadný spôsob, ako prepojiť súvisiace informácie. Čitateľ musí kliknúť na odkaz a prejsť na úryvok informácií.

Začnite takto:

1. Vyberte miesto pre krížový odkaz a napíšte text, ktorý o ňom čitateľa informuje. Napríklad: „Budúce trendy nájdete v grafe 3.“

2. Choďte na Vložiť> Krížový odkaz .

3. V priečinku Referenčný typ kliknite na rozbaľovací zoznam a vyberte, na čo chcete prepojiť.

4. Možnosti v priečinku Vložiť odkaz na rozbaľovacia ponuka sa zmení podľa vyššie uvedeného výberu.

5. V priečinku Pre ktoré pole, prejdite cez možnosti a povedzte Wordu presné informácie, na ktoré má odkazovať.

6. Skontrolujte Vložiť ako pole hypertextového odkazu vytvoriť hypertextový odkaz na odkazované informácie.

7. Kliknite na Vložiť zahrnúť do dokumentu krížový odkaz.

Pamätáte si našu zmienku o titulkoch? Ak použijete pod nimi titulky, môžete vytvárať krížové odkazy na rovnice, obrázky, grafy a tabuľky.

Word nemôže vytvoriť krížový odkaz na niečo, čo neexistuje. Word vás bude informovať o týchto chybách a tiež automaticky aktualizuje krížové odkazy, keď zmeníte číslo stránky alebo text referenčnej položky.

4. Použitie komentárov

Odborná správa môže byť samotárska práca alebo si môžete pri príprave prvého návrhu vziať pomoc tímu. Pokorný Komentovať je jedným z najmenej používaných nástrojov dokumentu programu Word. Zobrazuje sa ako obdĺžnikový farebný balón na okraji alebo na table na preskúmanie.

Komentáre môžete použiť ako malé „stickies“ alebo vlastné poznámky. Pri písaní, úprave a prehodnocovaní si správy alebo rukopisu si nechajte na okraji malé poznámky. Buďte kreatívni - pridajte ďalšie odkazy na iné zdroje, použite ich na tipy a odkazy, odkazy na rôzne časti dokumentu alebo vytvorte odkaz na spätnú väzbu pre svojich čitateľov. A keď dokončíte, môžete ľahko odstráňte všetky komentáre v programe Word .

Microsoft Word 2016 je tiež vylepšený nástroj na spoluprácu pri písaní. Komentáre hrajú obrovskú úlohu pri komunikácii spätnej väzby v tíme. Takto funguje systém komentárov ...

1. Zvýraznite text, ku ktorému chcete pridať komentár, alebo kliknite na koniec textového bloku.

2. Choďte na Vložiť> Komentovať . Napíšte svoj komentár do poľa. Komentáre sa zobrazia v oblasti značiek vpravo. Rozloženie pri tlači je zvyčajne najlepším spôsobom, ako vidieť komentáre vedľa textu.

3. Prejdite na Preskúmanie kartu a zobrazte ďalšie možnosti komentárov. Táto karta tiež zobrazuje všetky ovládacie prvky pre sledovanie zmien a komentárov v dokumente o spolupráci. Na zobrazenie alebo skrytie komentárov použite možnosti Značky. Napríklad: Žiadne značky skryje komentáre a oblasť označení vpravo.

Dokončite svoju správu

Keď je väčšina vášho prehľadu dokončená a uložená, je načase ho dokončiť. Keď hovorím dokončiť, nemyslím tým korektúru. To by sa malo urobiť tiež. Teraz musíte prijať bezpečnostné opatrenia na ochranu správy pred neoprávnenými zmenami a plagiátorstvom.

Tieto bezpečnostné opatrenia dodajú vášmu elektronickému súboru ďalšiu úroveň autenticity pred jeho zdieľaním.

Táto časť sa bude zaoberať:

  • Podpisy
  • Vložte vodoznaky
  • Nastaviť dokument ako „iba na čítanie“
  • Chráňte svoj dokument heslom
  • Vytlačte dokument do formátu PDF

1. Podpisy

Do správy môžete pridať textový podpis pre osobný kontakt. Jednoduchý textový podpis však nevyžaduje žiadne overenie. Digitálny podpis je lepší spôsob, ako chrániť dokument pred neoprávneným prístupom. Digitálny podpis potvrdzuje, že dokument pochádza od podpisujúceho a nebol žiadnym spôsobom pozmenený.

Vytvorme podpisový riadok v programe Microsoft Word 2016.

V dokumente umiestnite kurzor na miesto, kde chcete vytvoriť podpisový riadok.

1. Choďte na Vložiť > Text skupina > Podpisový riadok a klikni Podpisový riadok balíka Microsoft Office .

2. The Nastavenie podpisu zobrazí sa dialógové okno. Vyplňte polia podľa popisu. Ak posielate dokument niekomu ďalšiemu na podpis, do poľa, ktoré je mu vyhradené, pridajte pokyny pre podpisujúceho ( Pokyny pre podpisujúceho ). Podpisovateľ môže tiež pridať účel podpisu, ak Umožnite podpisujúcemu pridávať komentáre v dialógovom okne Podpis je začiarknuté.

3. Kliknite na OK a dokument teraz zobrazí zástupný symbol pre podpis.

Zadajte podpis:

Keď potrebujete podpísať dokument digitálnym podpisom, prejdite na podpisový riadok a kliknite naň pravým tlačidlom myši.

Budete vyzvaní na podpis pomocou digitálneho identifikátora. Ak ho nemáte, Microsoft vám povie, aby ste si ho zaobstarali od partnera pre podpisové služby.

Ak nemáte digitálne ID, môžete jednoducho vložte textové zobrazenie riadku podpisu . Môžete použiť písomný podpis alebo obrázok, ktorý nevyžaduje autentifikáciu.

2. Vložte vodoznaky

Vodoznak programu Microsoft Word je „falošný“, ale stále užitočný vizuálny indikátor stavu dokumentu. Na odlíšenie od konečnej verzie dokumentu môžete napríklad použiť vodoznak s nápisom „Koncepty“. Alebo pomocou vodoznaku označte, že dokument je chránený autorskými právami alebo dôverný.

Značka „koncept“ je najbežnejšia. Program Microsoft Word vám však ponúka niekoľko ďalších vodoznakov, z ktorých si môžete vyberať.

1. Choďte na Dizajn > Pozadie stránky a vyber si Vodoznak . Tlačidlo Vodoznak bude povolené iba v zobrazení Tlač.

2. Z galérie si môžete vybrať obrázok alebo textový vodoznak. K dispozícii sú horizontálne aj diagonálne verzie. Dialógové okno vám ponúka všetky možnosti prispôsobenia pre konečný vzhľad vodoznaku. Vyskúšajte rôzne písma, rozloženia, veľkosti a farby.

3. Do poľa Text môžete zadať vlastný text a vytvoriť si vlastný vodoznak.

4. Vyberte si OK na použitie vodoznaku na dokument. Word automaticky použije vodoznak na každú stránku okrem titulnej stránky.

3. Vytvorte dokumenty „iba na čítanie“

Odbornú správu zo svojej podstaty by nemali upravovať jej čitatelia. Konverzia dokumentu do formátu PDF je jedným zo spôsobov. V programe Microsoft Word však môžete použiť aj niekoľko ďalších obmedzení a zabrániť tak náhodným úpravám alebo vynechaniu akéhokoľvek druhu.

Existujú tri spôsoby ochrany dokumentu.

Najprv - Nastavte svoj dokument „iba na čítanie“.

To zaisťuje, že váš dokument je možné iba čítať alebo kopírovať. Nebráni nikomu v kopírovaní súboru a vykonávaní zmien v kópii.

1. Prejdite na Súbor karta> Info > Chráňte dokument > Označiť ako konečné.

2. Keď čitatelia otvoria dokument, lišta hore vyzve čitateľov, aby s týmto dokumentom zaobchádzali ako s dokumentom iba na čítanie. Dokument však môžu otvoriť v režime úprav kliknutím na položku „Upraviť napriek tomu“.

Za druhé - dokument chráňte heslom.

Chráňte svoj dokument pred nechcenými úpravami pomocou zábrany s heslom.

1. Pod Chráňte dokument , vyberte si Šifrovať pomocou hesla . Zadajte heslo a kliknite OK .

2. V priečinku Potvrďte heslo zadajte heslo znova a potom kliknite na OK . Dokument sa otvorí s čítačkou vyzvanou na zadanie hesla.

Spoločnosť Microsoft používa AES (Advanced Encryption Standard), 128-bitovú dĺžku kľúča, SHA1 (kryptografický hashovací algoritmus, ktorý generuje takmer jedinečný 160-bitový kľúč na nahradenie obyčajného textu) a CBC (reťazcové blokové reťazenie), aby hackerovi poskytol studňu -zaslúžená bolesť hlavy.

Po tretie - obmedziť úpravy.

Táto funkcia ovládania vám ako autorovi pomôže rozhodnúť sa, ktoré časti dokumentu môžu ostatní upravovať a ktoré budú uzamknuté. Predstavte si to ako vyhadzovač, ktorý vpúšťa VIP, ale inak zatvára dvere pre bežných ľudí.

1. Choďte na Preskúmanie > Obmedziť úpravy .

2. Pod Obmedzenia úprav , skontrolovať V dokumente povoľte iba tento typ úprav a uistite sa, že je v zozname uvedené Žiadne zmeny (iba na čítanie) .

Štandardným typom obmedzenia sú žiadne zmeny (iba na čítanie). Ak chcete pre dokument zadať inú úroveň obmedzenia, kliknite na ponuku a vyberte položku Sledované zmeny, Komentáre alebo Vyplňovanie formulárov.

3. Ak chcete uvoľniť niektoré sekcie z blokády úprav, vyberte sekcie na úpravu bez obmedzení. Ak chcete vybrať viac ako jednu oblasť, kliknite na CTRL pri výbere oblasti pomocou myši.

4. Môžete skontrolovať Každý v časti Výnimky (voliteľné) na paneli Obmedziť úpravy. Alebo kliknite Viac používateľov ... a povoliť úpravu sekcií iba konkrétnym používateľom. Povolené oblasti budú označené hranatými zátvorkami.

5. Kliknite na Áno, začnite presadzovať ochranu .

Teraz zadajte jedinečné heslo do poľa, ktoré sa otvorí. Na potvrdenie to musíte napísať znova.

Heslo je voliteľné. Zaručuje však, že nikto nemôže iba klikať Zastaviť ochranu a upravte dokument. Ak ste stále paranoidní, pokračujte a zašifrujte dokument programu Microsoft Word tak, ako sme to urobili v druhom procese vyššie.

4. Vytlačte si správu do PDF

Prenosný formát dokumentu má mnoho výhod. V neposlednom rade je to kompatibilita medzi platformami na všetkých počítačoch. Váš dokument je pripravený a teraz ho musíte zdieľať alebo odoslať na vytlačenie. Mnoho odborných správ - napríklad právny dokument - musí zachovať požadovaný formát.

Uložte alebo konvertujte kópiu do formátu PDF. Program Microsoft Word 2016 nepotrebuje žiadne doplnky tretích strán.

Ísť do Súbor > Export > Vytvorte PDF/XPS .

Nezabudnite, že váš dokument programu Word môže obsahovať citlivé informácie, ktoré nechcete zahrnúť do súboru PDF. Pred publikovaním v PDF ho odstráňte. V Publikovať vo formáte PDF alebo XPS okno, vyberte si možnosti . Potom vyberte Dokument a jasné Vlastnosti dokumentu . Nastavte ďalšie požadované možnosti a vyberte si OK .

Prejdite na miesto, kam chcete súbor uložiť, a kliknite na Publikovať .

Ďalší krok...

Ste blízko cieľovej čiary. Správa je pripravená na odovzdanie vašim čitateľom. Zostáva však ešte jedna posledná práca.

Otočte stránky a uistite sa (opäť), že je vaša správa čitateľsky príjemná. Pristúpte k tomu okom čitateľa. Usporiadali ste si myšlienky a písali ste presvedčivo? Plynú informácie dobre s tabuľkami a ilustráciami? Dokážu sa rýchlo prelistovať a nájsť informácie? Je text čitateľný? Skóre čitateľnosti použite na meranie úrovne čitateľnosti dokumentov ako posledný krok.

Tiež ste si mohli všimnúť, že sme nepokryli niektoré aspekty programu Microsoft Word. Napríklad Tabuľky Microsoft Word sú dôležitým nástrojom na zobrazenie údajov. Alebo sila zoznamov v riadení informácií.

Program Microsoft Word je starý viac ako štvrť storočia a je nabitý malými funkciami. V MakeUseOf sme pokryli všetky zákutia tejto šelmy. Využite teda naše zdroje a získajte ďalšie informácie o tomto softvéri zadarmo. Každý nová funkcia programu Microsoft Word naučený vám uľahčí život.

Nechajte svoju reportáž zažiariť

Ako povedal autor Nathaniel Hawthorne,

Ľahké čítanie je sakra ťažké písanie

Neplatí to aj pre profesionálne písanie správ? Koniec koncov, ak má niekto na výber, možno by to nikto nechcel čítať. Písať obchodnú správu a používať ju na komunikáciu sú dve rôzne veci. Microsoft Word je len nástroj - je vašou úlohou zapojiť sa.

Pozrite sa na niektoré alternatívy najlepšie online textové procesory . A ak potrebujete ďalšiu pomoc s profesionálnym písaním, pozrite sa na ako sa ospravedlniť v e -maile a myslieť to vážne .

Aké sú osvedčené postupy pri písaní profesionálnych obchodných správ? Povedzte nám to v komentároch.

zdieľam zdieľam Tweet E -mail Oplatí sa upgradovať na Windows 11?

Windows bol prepracovaný. Stačí to však na to, aby ste sa presvedčili o prechode z Windows 10 na Windows 11?

Čítajte ďalej Súvisiace témy
  • Produktivita
  • Microsoft Word
  • Dlhý formulár
  • Longform Guide
O autorovi Saikat Basu(1542 publikovaných článkov)

Saikat Basu je zástupcom redaktora pre internet, Windows a produktivitu. Po odstránení špiny titulu MBA a desaťročnej marketingovej kariéry je teraz vášnivý pomáhať druhým zlepšovať svoje rozprávačské schopnosti. Hľadá chýbajúcu čiarku z Oxfordu a nenávidí zlé snímky obrazovky. Nápady na fotografiu, Photoshop a produktivitu však upokojujú jeho dušu.

Viac od Saikat Basu

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber