Ako vytvoriť tabuľu Kanban v Exceli

Ako vytvoriť tabuľu Kanban v Exceli
Čitatelia ako vy pomáhajú podporovať MUO. Keď uskutočníte nákup pomocou odkazov na našej stránke, môžeme získať pridruženú províziu. Čítaj viac.

Používanie tabúľ Kanban pre vaše projekty je skvelý spôsob, ako zefektívniť proces a zvýšiť produktivitu. Či už pracujete s tímom alebo idete sólo, nástenky Kanban vizuálne reprezentujú váš pokrok, čo uľahčuje správu.





Tento článok obsahuje podrobného sprievodcu vytváraním a používaním dosky Kanban v Exceli.



ako naformátovať USB disk
VYUŽITIE VIDEA DŇA

Vytvorenie backlogu pre vašu nástenku Kanban

Začnime otvorením nového excelového zošita. Po otvorení nájdete kartu s názvom Hárok 1 v spodnej časti pracovného zošita. Dvakrát kliknite na kartu a dostanete a Premenovať hárok objaviť sa. Premenujte hárok na Nevybavené veci .





Vyskakovacie okno Premenovať hárok

Tento hárok použijeme na nastavenie nevybavenej tabuľky všetkých úloh pracovného toku, ktoré budú tvoriť základ našej nástenky Kanban.

Ak chcete vytvoriť backlog, postupujte podľa krokov uvedených nižšie:



Vytvorte názov tabuľky Backlog
  1. Vyberte niekoľko prvých buniek z dvoch horných riadkov a zlúčte ich kliknutím na Zlúčiť ikona umiestnená na paneli s nástrojmi.
  2. Teraz píš Nevybavené veci vnútri zlúčených buniek, aby ste dali svojej tabuľke názov.
  3. Upravte veľkosť písma, farbu bunky a zarovnanie textu nadpisu podľa svojich predstáv.
  4. Keďže vytvárame jednoduchú tabuľu Kanban, do nášho backlogu (pod názvom) pridáme dva stĺpce: Názov úlohy a Popis úlohy . (Pre podrobnejší backlog jednoducho pridajte požadované stĺpce).
  5. Ak chcete pridať okraje do tabuľky, vyberte 12 riadkov (alebo toľko, koľko je potrebné) pod Názov úlohy stĺpec. Choďte na Hranice ikona (vedľa Tučné ikona) a kliknite na šípku rozbaľovacej ponuky. Vyberte Mimo hraníc možnosť. Finálny vzhľad tabuľky nevybavených vecí
  6. Urobte to isté pre riadky pod Popis úlohy stĺpec.

Vaša tabuľka nevybavených vecí je pripravená. Všetko, čo musíte urobiť, je vyplniť ho a mali by ste mať niečo takéto:

Prepojenie nevybavených údajov s kartami Kanban

Vytvorenie Kanban Board

Teraz, keď máme nevybavené veci, je čas vytvoriť Kanban nástenku, ktorú použijeme v našej Kanban nástenke. Za týmto účelom kliknite na plus podpísať v spodnej časti hárka na vytvorenie a otvorenie nového hárku.



V novom hárku vytvorte tabuľu Kanban podľa nasledujúcich krokov:

  1. Vytvorte názov tabule zlúčením horných buniek a napísaním názvu. Veľkosť písma a farbu buniek si môžete upraviť podľa svojich predstáv.
  2. Keďže sa tu zameriavame na jednoduchosť, pridáme iba tri časti dosky, t.j. Robiť , Prebieha , a hotový . (Ak má váš pracovný postup viac fáz, môžete pridať ďalšie sekcie). Nastavte farbu písma na bielu v podmienenom formátovaní pre hodnotu bunky rovnú nule
  3. Pridajte hrubé okraje do sekcií dosky Kanban pomocou Hranice ikonu.

Tabuľa Kanban je takmer pripravená, takže prejdeme k vytváraniu kariet.



Vytváranie Kanban kariet

Ak chcete vytvoriť karty Kanban, postupujte podľa krokov uvedených nižšie:

  1. Kliknite pravým tlačidlom myši na záhlavie riadka a vyberte Výška riadku .
  2. Otvorí sa vyskakovacie okno, kde musíte zadať požadovanú výšku; 25 v našom prípade.
  3. Podobne upravte výšku riadku pod ním na 50 a pod ním na 25.
  4. Dostanete kartu pozostávajúcu z 3 buniek s nasledujúcimi výškami riadkov: 25:50:25
  5. Vyberte každú z troch buniek na karte Kanban a pridajte okraje tak, že prejdete na Hranice ikonu a výber Hrubé vonkajšie hranice .
  6. Skopírujte novovytvorenú kartu a vytvorte toľko kariet, koľko chcete.
  7. Všimnete si, že veľkosti buniek budú nastavené na predvolené. Takže budete musieť upraviť veľkosti buniek jeden po druhom.
  8. Pre zrýchlenie stlačte Ctrl a vyberte všetky bunky, ktoré musia mať výšku riadku 25. Teraz kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľný nadpis vybratých riadkov a upravte výšku riadku (ako už bolo spomenuté). Všetky vybraté riadky budú mať teraz výšku riadku 25.
  9. Opakujte rovnaký postup pre všetky bunky, ktoré potrebujú výšku riadku 50.
  10. Okolo oblasti okolo kariet umiestnite hrubý okraj a vyplňte ho farbou pozadia, aby bola estetická.

Prepojenie Kanban kariet s Backlogom

Ak chcete prepojiť údaje v našom backlogu s kartami Kanban, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

ako nastaviť jas v počítači

Pridanie názvov úloh na karty Kanban

Ak chcete získať názov úlohy našej prvej úlohy z Nevybavené veci list:

  1. Vyberte hornú bunku ( B5 ) prvej karty a zapíšte = .
  2. Choďte na Nevybavené veci hárok a vyberte prvú bunku ( C4 ) pod Názov úlohy stĺpec.
  3. Vráťte sa na list Kanban Board a uvidíte nasledujúci vzorec: 
    =Backlog!C4
  4. Stlačte a zadajte a vrátia sa údaje v bunke ( C4 ) listu Nevybavené veci (t. j. Výskum v našom prípade).
  5. Skopírujte vzorec =Nevybavené veci!C4 v horných bunkách zostávajúcich kariet Kanban a zmeňte čísla buniek pre každú kartu. Takže vzorec by bol =Nezaplatené! C5 (zodpovedá druhému názvu úlohy) pre druhú kartu a =Nezaplatené!C6 pre názov tretej úlohy atď. Kanban karty by mali vyzerať takto:

Použitie podmieneného formátovania, aby boli karty vizuálne príjemné

Uvidíte, že horné bunky všetkých kariet teraz vracajú hodnoty Názvy úloh stĺpec z Nevybavené veci list. Niekoľko kariet (v našom prípade posledné dve) však vráti 0 vo svojich horných bunkách, pretože v zodpovedajúcich bunkách v poli nie je žiadna hodnota. Nevybavené veci . Aby boli karty vizuálne príjemné, urobíme to na formátovanie údajov použite podmienené formátovanie v Exceli a odstráňte 0 s:

  1. Vyberte všetky horné bunky kariet Kanban a prejdite na Podmienené formátovanie > Nastaviť nové pravidlo .
  2. V Podmienené formátovanie vyberte hodnotu bunky rovná 0 , zmeniť farba písma na bielu a kliknite hotový .

Pridanie popisov úloh na karty Kanban

Podobný prístup použijeme na vrátenie popisov úloh z Nevybavené veci do stredných buniek Kanban kariet. Iba tentoraz budú vzorce = Nevybavené veci! D4 , =Záloha!D5 , atď. Rovnako ako pri názvoch úloh, čierne bunky z Nevybavené veci vráti sa 0 , ktoré môžete opraviť prostredníctvom podmieneného formátovania, ako už bolo spomenuté.

Ďalším problémom, ktorý si všimnete pri pridávaní popisov úloh na karty Kanban, je, že text sa vysype z buniek. Aby sme tomu zabránili, budeme zalomiť text v Exceli bunky:

  1. Vyberte všetky stredné bunky kariet.
  2. Kliknite na Obal ikona (vedľa Zarovnať ikona) na paneli s nástrojmi.

Pridávanie záverečných úprav

Aj keď sú karty Kanban pripravené (a prepojené s backlogom), tu je niekoľko ďalších krokov, ktoré ich ešte vylepšia:

  1. Pomocou spodnej bunky kariet (ručne) pridajte zadávateľa úlohy.
  2. Zarovnajte údaje bunky do stredu bunky pomocou Zarovnať ikonu.
  3. Odstránenie mriežky: Prejdite na panel s nástrojmi a kliknite na ikonu vyhliadka a zrušte začiarknutie políčka vedľa Mriežka aby ste ich odstránili.

Vytváranie pohyblivých Kanban kariet

Ak ste postupovali podľa krokov až doteraz, mali by ste mať pripravené nevybavené úlohy, tabuľu Kanban a karty Kanban. Nebudete však môcť ľahko presúvať tieto karty po hracej ploche. Ak chcete, aby boli karty Kanban pohyblivé, postupujte podľa nasledujúcich krokov:

  1. Skopírujte Kanban kartu, ktorú chcete umiestniť na hraciu plochu.
  2. Kliknite pravým tlačidlom myši na tabuľu, kam chcete kartu umiestniť.
  3. Ísť do Paste Special a vyberte Prepojený obrázok možnosť (čo je posledná možnosť pod Ďalšie možnosti prilepenia ).
  4. Rovnako postupujte aj pri ostatných Kanban kartách.

Maximalizujte svoju efektivitu pomocou kanbanových tabúľ

Teraz, keď máte základnú štruktúru vašej dosky Kanban, je len na vás, aby ste ju prispôsobili tak, aby vyhovovala požiadavkám vášho projektu. Skvelý spôsob, ako maximalizovať potenciál techniky Kanban, je spojiť ju s inou stratégiou produktivity, ako je napríklad metóda GTD.