Home-theater-designers
Možno ste v situácii, keď potrebujete požiadať svojich spolupracovníkov o pomoc alebo im poslať úlohy, ale cítite sa z toho trochu trápne – alebo vás jednoducho nezaujímajú všetky hovory a e-maily tam a späť. Prečo nevytvoriť nástenku projektových žiadostí?
Aj keď by ste sa mohli zaregistrovať do nástroja na správu projektov, ako je ClickUp alebo Asana, a primäť svojich spolupracovníkov, aby sa k vám pridali, možno už máte prístup k jednoduchému a bezplatnému riešeniu – Tabuľkám Google. Postupujte podľa tohto článku a zistite, ako môžete pomocou tohto bežného tabuľkového nástroja vytvoriť panel žiadostí o projekt.
Vytvorenie rozloženia panela žiadostí o projekt v Tabuľkách Google
Cieľ vytvorenia panela žiadostí o projekt je dvojaký. Slúži ako spôsob, ako prekonať trenie spôsobené delegovaním úloh. Navyše redukuje komunikáciu tam a späť, čím šetrí váš čas.
V podstate s každou úlohou, ktorú pridáte na nástenku, zmapujete všetko, čo váš spolupracovník potrebuje vedieť, aby ju dokončil. Takže budete chcieť byť konzistentní a vytvoriť rozloženie, ktoré vás vyzve, aby ste zakaždým pridali dôležité detaily. Podrobnosti ako:
- Termíny splatnosti.
- Priorita.
- Popisy.
- kto je zodpovedný.
- Kto to prideľuje.
Keďže každé pracovisko je iné, môžu existovať ďalšie podrobnosti, ktoré môžete zahrnúť, aby ste ho prispôsobili potrebám vášho tímu. Takže predtým, ako začnete, nájdite si chvíľu na premýšľanie. Ak vám teraz nič nenapadá, môžete ich pridať neskôr, no pamätajte, že menej je viac. Nechceli by ste pridávať žiadne zbytočné kroky.
Ak chcete začať s panelom žiadostí o projekt, otvorte prázdny dokument v Tabuľkách Google. V hornej časti tabuľky napíšte nasledujúce názvy a akékoľvek doplnky, ktoré vám napadnú:
- Úloha — tu dáte úlohe jedinečný názov.
- Popis —pod týmto názvom napíšete krátke zhrnutie toho, čo musíte urobiť. Ak chcete mať vo veciach poriadok, použite Klip v tvojom Zalamovanie textu nastavenia na zasunutie textu pod ďalšiu bunku.
- Nadobúdateľ – tu označíte kolegu, ktorému odovzdávate úlohu.
- Priorita —tu môžete zobraziť naliehavosť.
- Splatné – to oznámi konečný termín úlohy.
- Postavenie —váš tím používa tento stĺpec na zdieľanie pokroku.
- Vytvoril — splnomocnenec sem uvedie svoje meno, aby poverení vedeli, od koho úloha a informácie pochádzajú.
Pomôžte svojim nadpisom vyniknúť ich zvýraznením tučným písmom a pridaním farby pozadia do riadku. Môžete tiež zmraziť horný riadok tabuľky Google zvýraznením a prechodom na vyhliadka v hornom menu, Zmraziť , a potom 1 riadok .
Pridanie stavových tlačidiel v Tabuľkách Google
Pridanie stavového tlačidla na panel žiadostí o projekt vám a vašim spolupracovníkom umožní rýchly spôsob zdieľania pokroku. Je to tiež skvelý spôsob, ako získať rýchly prehľad o pracovnej záťaži každého a zistiť, či by niekto mohol použiť ďalšiu ruku. Niektoré príklady stavu, ktorý môžete použiť, sú:
- Robiť.
- Robí.
- Hotový.
- Zaseknutý.
- Podržané.
- Na posúdenie.
Môžete vytvoriť tlačidlo pracovného stavu, podobne ako tie, ktoré nájdete v softvéri na správu projektov, ako sú ClickUp a Asana, pridaním rozbaľovacej ponuky do hárka. Urobiť toto:
- Zvýraznite stĺpec stavu. Počkať CTRL alebo CMD a kliknutím na bunku názvu zrušte jej výber.
- Ísť do Údaje v hornom menu.
- Kliknite Overovanie dát a otvorí sa bočný panel.
- Pod Kritériá , uistite sa, že máte Rozbaľovacia ponuka vybraný.
- Vyplňte svoje možnosti do textových polí nižšie pomocou Pridajte ďalšiu položku tlačidlo na vytvorenie ďalších miest.
- Každému priraďte farbu podľa vlastného výberu.
- Hit hotový .
Teraz budete mať ponuku, ktorú môže váš tím použiť na zobrazenie stavu úlohy. V spodnej časti zoznamu je tlačidlo Upraviť, ktoré však funguje iba pre vybratú bunku. Ak chcete zmeniť všetky svoje stavové tlačidlá, vráťte sa do ponuky overenia údajov a na bočnom paneli vyberte pravidlo, ktoré chcete upraviť.
Opakujte tieto kroky a pridajte rýchle možnosti Priorita , Nadobúdateľ , a Vytvoril stĺpce, ak chcete.
Používanie komentárov na prideľovanie a diskusiu o úlohách v Tabuľkách Google
Ak niekoho jednoducho označíte alebo spomeniete v hárku, Google vám nepošle upozornenie. Keď niekoho priraďujete k projektu, môžete ho upozorniť podľa týchto krokov:
- Vyberte názov úlohy, ktorú im chcete odovzdať.
- Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte si Komentujte alebo prejdite na ikonu bubliny na paneli s nástrojmi.
- Napíšte @ a potom ich meno alebo e-mailovú adresu – ak chcete, môžete sem pridať aj správu.
- Kliknite na Priradiť .
Teraz, ak má váš kolega otázky, môže ich pridať ako komentár do toho istého vlákna. Keď budete mať všetku svoju komunikáciu o úlohe na rovnakom mieste, na ktorom ste ju zadali, obaja budete presne vedieť, kde konverzáciu neskôr znova nájsť, ak si niekto bude potrebovať zopakovať.
Používanie histórie verzií v Tabuľkách Google
Keďže hárok bude používať viac osôb, je dobré, že máte zálohu pre prípad, že by niekto omylom vymazal alebo prepísal dôležité informácie. V hornej časti hárka si všimnete hypertextový odkaz, ktorý uvádza, že došlo k poslednej úprave. Kliknite na toto a uvidíte zálohy z predchádzajúcich pracovných relácií a zmeny, ku ktorým došlo.
Používanie histórie verzií v Tabuľkách Google je to užitočné, pretože môžete vidieť svoje predchádzajúce projekty a poznámky, ak potrebujete ich záznam. Ale môžete sa tiež vrátiť k predchádzajúcej verzii, ak sa vám hárok nejako pokazí – stáva sa to.
Poznámka : Ak chcete priamejší záznam dokončených úloh, pridajte do dokumentu ďalší hárok pomocou symbolu plus v ľavej dolnej časti obrazovky a vystrihnite a prilepte tam svoje riadky, keď sa stav zmení na hotový .
pomôžte mi nájsť film, ktorý by som mohol sledovať
Spolupracujte s Tabuľkami Google
Vytvorenie panela žiadostí o projekt v Tabuľkách Google je vynikajúci spôsob, ako ušetriť čas pri delegovaní úloh a spolupráci na nich. Nielenže bude menej tam a späť, ale každý bude vedieť, kde nájsť informácie k úlohám, a to všetko na jednom mieste.
Tiež vám to pomôže vyhnúť sa niektorým nepríjemnostiam, ktoré by ste mohli cítiť pri žiadaní o pomoc alebo pri rozdávaní úloh. Postupne sa s tým budete cítiť pohodlnejšie.