Ako archivovať všetky staré e -maily v Gmaile a dosiahnuť nulovú doručenú poštu

Príliš veľa e -mailov môže zaplniť vašu doručenú poštu množstvom nepotrebných položiek. Aj keď ste na to zvyknutí, stále to trochu pridáva na vašej mysli. Ste zaťažení tým, že máte toľko neotvorených správ, ale žiadnu z nich nechcete odstrániť.

Kto vie? Neprečítaná správa vo vašej doručenej pošte môže v budúcnosti zachrániť vašu kožu. Čo by ste teda mali urobiť pre vyčistenie doručenej pošty bez straty dát? Archiváciou! Takto to urobíte.

Čo je to archív?

Podľa Cambridgeský slovník , archív je zbierka historických záznamov týkajúcich sa miesta, organizácie alebo rodiny. Je tiež definovaný ako počítačový súbor používaný na ukladanie elektronických informácií alebo dokumentov, ktoré už pravidelne nepoužívate.

Podobne v Gmaile je archív úložiskom vašich správ, ktoré pravidelne nepoužívate. Vloženie e -mailu do archívu ho uloží na nejaké miesto, ktoré nie je v dohľade a na mysli. Ale stále je tam, ak sa k nemu potrebujete niekedy vrátiť. Je to ako v suteréne, kde skladujete položky, ktoré nepotrebujete, ale môžete ich v budúcnosti použiť.

Keď archivujete neprečítaný e -mail v Gmaile, opustí vašu doručenú poštu a uloží sa do priečinka Všetky správy. Bude tiež odpočítaná z počtu vašich neprečítaných správ.

Ak chcete nájsť svoje archivované e -maily, prejdite na bočnom paneli na položku Všetky správy. Prípadne môžete písať v: archív na paneli vyhľadávania Gmailu zobrazovať iba archivované správy.

Čo archivácia robí (a nerobí)

Aby ste pochopili jeho výhody, musíte vedieť, čo sa presne stane, keď archivujete staré správy z Gmailu.

Archivované e -maily sa automaticky neodstránia . Archív je ako trezor. Napriek tomu, že vyhodené e -maily sa automaticky odstránia po 30 dňoch, archivované e -maily zostanú vo vašom Gmaile, kým ich ručne neodstránite.
V archivovaných e -mailoch je možné vyhľadávať . Gmail má výkonný vyhľadávací nástroj. Keď niečo hľadáte, súčasťou sú archivované e -maily. Ak ich chcete vylúčiť a hľadať iba v doručenej pošte, napíšte v: doručená pošta pred hľadaným výrazom.
Archivované e -maily sa počítajú ako úložný priestor . Odstránené e -maily sa odstránia z vášho disku Gmail, čím získate viac miesta. Na druhej strane archivované e -maily stále zaberajú úložisko, pretože sú stále súčasťou vášho Gmailu.
Archivované e -maily nie sú označené ako prečítané automaticky . Ak archivujete e -mail bez toho, aby ste ho otvorili, zostane tento e -mail neprečítaný, kým na ňom nebudete konať.
Archivované e -maily je možné prezerať . Gmail nemá kartu „Archív“ na prehľadávanie správ, ktoré ste sem odoslali. Môžete však použiť Všetka pošta kartu, aby ste spoločne videli e -maily z doručenej pošty aj z archívu.
Archivované e -maily fungujú so štítkami . K správe môžete pridať štítok a potom ju archivovať. Štítok stále zostane. Po kliknutí na štítok sa zobrazia všetky správy s ním označené, zobrazí sa tiež archivovaný e -mail.

Prečo „Označiť ako prečítané“ nestačí

Označenie neprečítanej správy ako prečítanej môže znížiť počet nepríjemných čísel, ale nie je také dobré ako archivácia. Dôvodom je, že vaša doručená pošta je stále plná neporiadku.

Keď archivujete e -mail, ktorý nepotrebujete, opustí vašu primárnu obrazovku e -mailu. Vďaka tomu sa môžete zamerať na dôležitejšie správy.

ako spojiť fotografie do jednej

Ak si myslíte, že tento e -mail budete v budúcnosti potrebovať, stále ho môžete nájsť pomocou výkonnej funkcie vyhľadávania v Gmaile. Nechceli by ste predsa listovať stovkami, ak nie tisíckami e -mailov, ktoré niečo hľadajú.

Ako archivovať e -mail

Či už pristupujete k svojmu účtu na svojom smartfóne alebo počítači, archivácia je jednoduchá a jednoduchá.

Na vašom počítači

Existujú tri spôsoby, ako to urobiť. Prvá je začiarknite políčko správy, ktorú chcete archivovať. V hornom riadku doručenej pošty sa potom zobrazí rad ikon - kliknite na ikonu Archív a Gmail odošle správu do priečinka „Všetky správy“.

Druhá možnosť je otvor e -mail v otázke. Po načítaní sa zobrazia rovnaké ikony ako vyššie. Vyberte položku Archív tlačidlo a vrátite sa do svojej primárnej doručenej pošty. A Konverzácia bola archivovaná . V pravom dolnom rohu obrazovky sa zobrazí upozornenie potvrdzujúce postup.

Treťou možnosťou je odstrániť štítok doručenej pošty. Kliknutím na X na štítku Gmail presunie e -mail z vašej doručenej pošty do priečinka Všetky správy. Konverzácia odstránená z „ Doručená pošta Na potvrdenie by sa v pravom dolnom rohu vášho prehliadača malo objaviť upozornenie.

Na vašom smartfóne

Galéria obrázkov (3 obrázky) Rozbaliť Rozbaliť Rozbaliť Zavrieť

Či už ste používateľom systému Android alebo iOS, archivácia je v zásade rovnaká. Otvorte aplikáciu Gmail a potom posuňte správu chcete archivovať doľava alebo doprava.

Prípadne otvorte správu potom zvoľte Archív tlačidlo v pravom hornom menu. Je to štvrtá ikona sprava. Správa by mala zmiznúť z vašej doručenej pošty a 1 archivované upozornenie v spodnej časti, keď to urobíte.

Nakoniec môžete klepnúť na Štítky sekcii hneď za riadkom s predmetom. A Označiť ako Zobrazí sa okno - zrušte začiarknutie políčka Doručená pošta štítok, potom stlačte OK . E -mail bude odstránený z vašej doručenej pošty a Zmenený štítok v spodnej časti sa zobrazí upozornenie.

Udržujte svoju schránku v čistote

Ak nechcete, aby sa vám manuálne vyberali e -maily do archívu, urobte to automaticky pomocou funkcie filtra v Gmaile. To je obzvlášť užitočné pre potvrdenky, ktoré nemusíte vidieť, ale musíte si ich nechať.

Tu je podrobný návod, ako na to:

ako niekoho stlmiť na instagrame

Otvorte e -mail, ktorý chcete automaticky archivovať.
V hornom menu vyberte položku trojtlačidlové podmenu .
Vyber si Filtrujte správy ako tieto .

Na paneli vyhľadávania sa zobrazí filter s - kliknite na Vytvoriť filter .
Začiarknite políčko Preskočiť doručenú poštu (archivovať) začiarkavacie políčko.
(Voliteľné) Ak chcete, aby sa tieto správy otvárali automaticky, začiarknite políčko Označiť ako prečítané možnosť.
(Voliteľné) Ak chcete archivovať existujúce správy, začiarknite políčko Použiť filter aj na # zodpovedajúcich konverzácií .
Kliknite na Vytvoriť filter .

Vrátenie archivovaného e -mailu

Ak ste omylom archivovali požadovanú správu vo svojej doručenej pošte, akciu môžete vrátiť späť stlačením Vrátenie späť tlačidlo v upozornení.

Ak ste to zmeškali, choďte na Všetka pošta, potom vyberte e -mail, ktorý chcete vrátiť. V hornom menu vyberte Presunúť do doručenej pošty .

Ak správa, ktorú chcete vrátiť do doručenej pošty, nie je najnovšia, vyhľadajte ju pomocou vyhľadávacieho panela v Gmaile. Po otvorení e -mailu postup zopakujte.

Ako archivovať všetko v Gmaile

Ak chcete začať od úplného konca a archivovať všetky správy v Gmaile, môžete použiť funkciu filtrovania v Gmaile. Na ďalšie spresnenie filtra môžete použiť aj ďalšie príkazy.

Do vyhľadávacieho panela zadajte nasledujúce: v: doručená pošta . Týmto sa vrátia všetky e -maily vo vašej doručenej pošte.
Ak chcete filter upresniť, napíšte pred: rrrr/mm/dd zahrnúť všetky e -maily pred konkrétnym dátumom. Môžete tiež použiť po: rrrr/mm/dd ak chcete archivovať iba konkrétne obdobie.
Keď má vyhľadávanie výsledky návratu, kliknite na zaškrtávacie políčko v hornom menu.
Oznámenie hovorí Je vybratých všetkých 100 konverzácií na tejto stránke. Vyberte všetky konverzácie, ktoré zodpovedajú tomuto vyhľadávaniu objaví sa.
Kliknite na Vyberte všetky konverzácie, ktoré zodpovedajú tomuto vyhľadávaniu
Vyber Tlačidlo archivácie
TO Potvrďte hromadnú akciu zobrazí sa okno. Vyber si OK .

V závislosti od toho, koľko e -mailov máte, Gmail bude s týmto filtrom nejaký čas trvať. Ale po chvíli všetky vaše e -maily zmiznú z doručenej pošty a budú bezpečne uložené v archíve. Je to najjednoduchší krok na dosiahnutie a udržanie nulovej hodnoty doručenej pošty.

Doručená pošta je nula na neurčito

Použitím tu uvedených tipov a trikov je Inbox Zero teraz ľahko dosiahnuteľný. Pomocou výkonného vyhľadávacieho panela a filtra v Gmaile môžete automaticky odosielať e -maily do archívu a udržať tak svoju doručenú poštu od celoživotného neporiadku.

Naučte sa, ako ďalej, vylepšite svoje skúsenosti s e -mailom naplánovať e -maily alebo prinesením Skúsenosti s aplikáciou Gmail pre váš Mac . Naučte sa tajomstvá Gmailu a buďte pri svojich e -mailoch produktívnejší.

zdieľam zdieľam Tweet E -mail Šesť najobľúbenejších poskytovateľov e -mailu, ktorí sú lepší ako Gmail a Yahoo Mail

Všetci títo populárni poskytovatelia e -mailu ponúkajú rôzne výhody, ktoré ich odlišujú od služieb Gmail a Yahoo Mail.

Čítajte ďalej Súvisiace témy

Internet
Produktivita
Gmail
E -mailové tipy
Časový manažment
Doručená pošta Google
Doručená pošta nula
Tipy na produktivitu

O autorovi Jowi morales(77 článkov uverejnených)

Jowi je spisovateľ, kariérny tréner a pilot. Lásku k čomukoľvek PC si získal už od čias, keď jeho otec ako 5 -ročný kúpil stolný počítač. Od tej doby používa a maximalizuje technológie vo všetkých aspektoch svojho života.

Viac od Jowiho Moralesa

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber