Excel vs. Prístup - Môže tabuľka nahradiť databázu?

Excel vs. Prístup - Môže tabuľka nahradiť databázu?

Alebo by ste mali používať oboje? Programy Microsoft Access a Excel obsahujú filtrovanie údajov, porovnávanie a dotazovanie, ale ktorý program vyhovuje vašim pracovným požiadavkám a ako získate to najlepšie z oboch svetov?





Pochopenie toho, na čo sú jednotlivé nástroje určené

Vyššie uvedená tabuľka by vám mala poskytnúť prehľad kľúčových porovnaní medzi používaním programu Microsoft Access alebo Excel pre vaše požiadavky na údaje. V ideálnom svete všetci používame program Microsoft Excel a Access zameniteľne, jeden pre pokročilé matematické výpočty a štatistické porovnania, druhý pre jeho schopnosť organizovať a zobrazovať súbory údajov štruktúrovaným spôsobom.



Kľúčové otázky pred vašim výberom

Predtým, ako sa pustíte do jedného softvéru pred druhým, mali by ste si položiť tieto kľúčové otázky:





  • Ako chcete organizovať svoje údaje?
    • Opakujúce sa? Duplikácia?
    • Sledovanie akcií/správa udalostí?
  • Skladujete a spravujete alebo ukladáte a analyzujete?
  • Koľko údajov máte?
    • SMS?
    • Číselné?
  • Potrebujete formátovanie pre zdieľateľný výstup?

Excel je na analýzu údajov

Excel vyniká v numerických údajoch, ich ukladaní a mnohých permutáciách analýzy, ktoré by ste mohli potrebovať na odhalenie akýchkoľvek vzorov, trendov alebo nesprávnych pomenovaní údajov. Krivka učenia pre Excel je pomerne krátka - v tom, že sa to môže na začiatku zdať veľmi skľučujúce, ale rýchlo ohnete kontingenčné tabuľky na vlastné použitie.

ako získať pohyblivú tapetu Windows 10

Prichádzajú najnovšie verzie úplne zaseknuté plné šablón , šikovné skratky a veľmi priateľské grafické rozhranie, ale je potrebné zvážiť niekoľko vecí. Excel je vynikajúci nástroj pri použití niekoľkých tabuliek naraz, ale keď začnete zväčšovať veľkosť svojej databázy, napríklad pomocou vládneho súboru údajov, Excel začne pod napätím vŕzgať.



Udržiavanie rozsiahlej tabuľky programu Excel s tisíckami, ak nie desiatkami tisíc záznamov, je čoraz ťažšie a ako sa vaše údaje vyvíjajú, potreba aktualizovať vzorce, súhrnné rozsahy a makrá môže viesť k chybám, ktoré sa vo vašich údajoch zobrazujú.

Zdroje programu Excel

Tu je niekoľko vynikajúcich online zdrojov, návodov a šablón, ktoré vám pomôžu pri zvládaní Excelu:



  • Učte sa Excel bez toho, aby ste museli minúť cent - zoznam referencií pre tutoriály k Excelu, ktorý prostredníctvom jedného z odkazov zahŕňa doslova všetko, čo potrebujete
  • Šablóny pre Excel - Microsoft Office uložiť pre šablóny programu Excel. Program Excel 2013 má po otvorení softvéru rozšírený zoznam - vyhľadajte v ňom ďalšie možnosti!
  • Chandoo.org - tony bezplatných informácií pokrývajúcich všetky úrovne vzdelávania
  • Pán Excel -podobne ako Chandoo, má tisíce praktických videonávodov a návodov
  • YouTube: Howcast Tech - skvelá úvodná séria, ktorá smeruje k niektorým stredne pokročilým nástrojom Excelu

Obzvlášť dobré sú série Chandoo, MrExcel a YouTube od spoločnosti Howcast Tech, z ktorých každý poskytuje vynikajúce návody pokrývajúce takmer každý nástroj, s ktorým sa môžete v programe Excel stretnúť, vynikajúce zdroje pre pokorných začiatočníkov až po znalcov Excelu medzi nami.

Prístup exceluje v správe údajov

Microsoft Access je trochu iné zviera ako Excel. Tam, kde sa Microsoft Excel zameriava na číselné, potenciálne jednorazové sekvencie údajov, Access ponúka riešenie úložiska pre informácie, ktoré je možné vyvolať a odkazovať na nich na viacerých miestach. Priznám sa krivka učenia pre Access je miestami problematické, ale keď sa naučíte základy softvéru, zistíte, že tieto schopnosti sú relatívne zameniteľné s takmer akýmkoľvek databázovým softvérom.



Asi najväčším rozdielom medzi programom Microsoft Access a Excel je metóda uchovávania záznamov. Záznamy programu Microsoft Access sú kedykoľvek k dispozícii na úpravu. Na obrázku vyššie je na porovnanie zobrazený Microsoft Access (hore) a Excel (dole). Upozorňujeme, že pri použití programu Microsoft Access je každému jednotlivému záznamu priradené konkrétne identifikačné číslo - prvý stĺpec -, ktoré vám umožní triediť, filtrovať a dotazovať celú databázu. A vaša databáza je práve to - digitálne úložisko informácií. Pridanie ďalších informácií, ich úprava, odstránenie, filtrovanie a dopytovanie nemá žiadny vplyv na existujúci záznam ani na vzorce, súhrnné rozsahy, tabuľky a prehľady, ktoré ste už nastavili. Pri použití rozsiahlej množiny údajov v programe Excel existuje možnosť, že vykonanie ktorejkoľvek z vyššie uvedených úloh by sa mohlo pokaziť niečo, niekde.

O krok ďalej než v Exceli

Microsoft Access ide o krok ďalej než Excel, pokiaľ ide o čisté ukladanie údajov, a obsahuje konkrétne interné nástroje na zaistenie kvality údajov:

  • Použite vyhľadávacie zoznamy a pravidlá overovania pre jednotlivé polia na úrovni tabuľky
  • Počas zadávania údajov môžu formuláre do vašej tabuľky programu Access pridať ďalšie pravidlá
    • Reaguje na výber používateľov a preddefinované udalosti
  • Microsoft Access dôsledne udržiava referenčnú integritu medzi tabuľkami - zaisťuje, že všetky vaše údaje majú zmysel, takmer vždy

Agregácie obrovských databáz sú v programe Microsoft Access tiež relatívne jednoduché. Dotazovanie a filtrovanie sa môže uskutočňovať bez ohľadu na spôsob ukladania pomocou programu Microsoft Access, ktorý poskytuje výkonné riešenia analýzy údajov - ale žiadna kontingenčná tabuľka!

Prostriedky Microsoft Access

Podobne ako v prípade našich ponúk programu Microsoft Excel, aj tu nájdete niekoľko skvelých online zdrojov, návodov a šablón, ktoré vám poskytnú pomoc pri zvládaní Accessu:

  • Ľahký prístup so šablónami - oficiálny návod MS Office na používanie šablón Accessu na urýchlenie vašej práce
  • Úvod do šablón Accessu 2010 - úvod do výberu a implementácie šablón programu Access
  • GCF Učte sa zadarmo - 14 -dielny tutoriál zahŕňajúci zadávanie údajov do prezentácie údajov a oveľa viac
  • Všetko prístup - absolútne masívne zoznam otázok a návodov k programu Access
  • Baycon Group [Broken URL Removed] - podrobné návody od zadávania údajov až po tabuľky pokročilých dotazov

A víťazom je ...

Ani nie!

Ach, aký cop-out, prepáčte ... ale dúfam, že sme ilustrovali každý softvér, takže vaše ďalšie rozhodnutie o uložení/analýze dát bude jednoduchšie. Údaje programu Microsoft Access môžete importovať do Excelu a naopak niekoľkými spôsobmi, čím sa nekonečne rozširuje potenciál oboch softvérových aplikácií. Riešenia poskytované programom Microsoft Access a Excel poskytujú spektrum techník správy údajov, ktoré sa vyvíjajú súčasne s našimi požiadavkami na údaje.

ako zobraziť staršie správy na iphone

Horný panel zobrazuje možnosti importu a exportu, ktoré sú k dispozícii prostredníctvom programu Microsoft Access> Externé údaje tab. Druhý ukazuje podobné možnosti exportu prostredníctvom programu Excel> Údaje tab. Obe karty s údajmi poskytujú používateľom rozšírenú funkcionalitu, ktorá vám umožní to najlepšie z oboch svetov: špičkové matematické výpočty, formátovanie a tabuľky spolu s vynikajúcou správou údajov, analýzou a reportovaním.

Bystrickí čitatelia si všimnú, že neexistuje exportná karta programu Excel.> CTRL+C alebo CMD+C!

Pochopenie toho, čo každý nástroj môže urobiť pre vás a pre vaše údaje, môže znamenať obrovský rozdiel, takže využite obidva vo svoj prospech prečítaním a sledovaním niektorých návodov, aby ste získali praktické skúsenosti s týmito výkonnými nástrojmi pre prácu s údajmi.

Zmeškali sme niečo? Aké sú vaše obľúbené alternatívy k programu Microsoft Access a Excel? Dajte nám vedieť nižšie!

zdieľam zdieľam Tweet E -mail Ako zmeniť vzhľad a atmosféru pracovnej plochy Windows 10

Chcete vedieť, ako vylepšiť vzhľad systému Windows 10? Pomocou týchto jednoduchých úprav prispôsobte Windows 10 svojmu vlastnému.

Čítajte ďalej Súvisiace témy
  • Windows
  • Produktivita
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
O autorovi Gavin Phillips(945 publikovaných článkov)

Gavin je juniorský editor pre Windows a vysvetlené technológie, pravidelný prispievateľ do skutočne užitočného podcastu a pravidelný recenzent produktov. Má súčasné písanie BA (Hons) s digitálnymi umeleckými postupmi vyplenené z kopcov Devonu a viac ako desať rokov profesionálnych skúseností s písaním. Má rád veľa čaju, stolné hry a futbal.

Viac od Gavina Phillipsa

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber