Ako sa ospravedlniť a ospravedlniť sa e -mailom: profesionálny spôsob

Každý sa občas pokazí. Skúste to ako môžeme, nikto nie je dokonalý. Ak urobíte chybu, ktorou zraníte niekoho iného, je vhodné sa ospravedlniť.

Aj keď sa často budete musieť ospravedlniť osobne, niekedy môžete uprednostniť alebo musíte povedať, že sa vám ospravedlňujeme prostredníctvom e -mailu. Poďme sa pozrieť na to, ako sa profesionálne ospravedlniť v e -maile, ktorý vám pomôže túto situáciu čo najlepšie využiť.

Tri zložky správneho e -mailu s ospravedlnením

Obrazový kredit: sandphin/ Flickr

Aj keď neexistuje univerzálny vzorec, všeobecne uznávaný štandard ospravedlnenia obsahuje tri časti:

Uznanie že si urobil niečo zle.
Pocit ľútosti za svoje činy a bytie empatický pochopiť, ako ubližujú druhému.
Reštitúcia , kde uvediete situáciu do poriadku.

Každý z týchto troch prvkov sa pozrieme na to, ako sa v e -maile ospravedlniť.

Ako otvoriť svoj ospravedlňujúci e -mail

Predtým, ako sa pustíte do vytvárania skutočného ospravedlnenia, musíte osloviť osobu, s ktorou si píšete. To sa bude veľmi líšiť v závislosti od vášho vzťahu k osobe.

Predpokladajme, že ste sa v profesionálnej situácii pomýlili, a preto musíte svojmu šéfovi poslať e -mail s ospravedlnením. Ako príklad uvedieme, že ste kritickú úlohu nesplnili včas, čo zdržalo projekt pre všetkých ostatných.

Súvisiace: Vyhnite sa týmto chybám pre lepšiu e -mailovú a textovú komunikáciu

V takom prípade bude vhodným pozdravom „Vážený [meno]“. Ak by ste sa ospravedlňovali priateľovi, bolo by vhodnejšie niečo ako „Ahoj [meno]“ alebo „Ahoj [meno]“.

Nezabudnite tiež na predmet e -mailu s ospravedlnením. Potom, čo niekomu ublížite, nemusí byť rád, že vám príde e -mail.

Vložiť do textu predmetu niečo ako „Prijmite prosím moje ospravedlnenie“ alebo „Ospravedlňujem sa ospravedlňujeme sa“ je dobrý spôsob, ako hneď na začiatku objasniť, pre čo je vaša správa. Nesnažte sa byť múdri pomocou skratiek elektronickej pošty; povedzte to jednoducho, aby vedeli, čo vaša správa obsahuje.

Uznanie vašej chyby

Obrazový kredit: stevanovicigor/ Depositphotos

Teraz, keď máte úvod otvorený, je čas na prvú zásadnú časť ospravedlnenia. Tu musíte jasne identifikovať problém, ktorý sa stal. Vlastníte to, čo ste urobili; Nesnažte sa zbaviť viny niekoho iného alebo sa ospravedlňte tým, čo sa stalo.

Tu je príklad čo nerobiť vo vašom ospravedlnenom e -maile:

Aj keď viem, že som zmeškal dôležitý termín, naozaj to nie je moja chyba. Pracoval som s Paulom na tomto projekte a on stratil príliš veľa času tým, že mi položil veľa nesúvisiacich otázok. Aj môj počítač celý týždeň mrzol a IT sa naň ešte nedokázalo pozrieť. Takže to nie je všetko kvôli mne.
presunúť nainštalované programy na inú jednotku Windows 10

Aj keď je všetko uvedené vyššie, nie je to dobré ospravedlnenie. Táto časť musí v omyle uznať vašu zodpovednosť.

Niečo také je oveľa lepšie:

Uvedomujem si, že som zmeškal zásadný termín. Tento projekt bol pre naše oddelenie skutočne dôležitý a dôverovali ste mi, že ho dokončím včas. Viem, že to, že som túto úlohu nesplnil včas, oddialil dokončenie projektu. Na náš tím sa to zle odráža a je mi to ľúto.

Tu ste jasne uviedli, čo ste urobili zle, bez toho, aby ste sa to snažili bagatelizovať alebo odvádzať. Toto je časť ospravedlnenia, ktorá sa dnes často míňa.

Vyjadrenie ľútosti nad tým, čo ste urobili

Teraz, keď ste jasne uviedli svoju chybu, musíte prejaviť ľútosť nad tým, čo sa stalo. Majte na pamäti, že to, čo ste urobili, prinajmenšom spôsobilo u druhej osoby bolesť, frustráciu a ďalšie negatívne emócie. V profesionálnom prostredí to mohlo tiež spôsobiť, že stratili čas, peniaze alebo sa dostali do problémov so svojimi nadriadenými.

Dajte najavo, že cítite voči tejto situácii výčitky. Skúste sa vžiť do ich kože a porozumieť tomu, ako ich vaše činy viedli k pocitu. Neposkytujte tu vysvetlenie svojho správania ani nehovorte, že vám je ľúto, že to, čo ste urobili, ľutuje.

Cieľom ospravedlnenia je napraviť narušený vzťah, nie dokázať, že ste po celú dobu mali pravdu.

Tu je príklad, ako zarámovať túto časť ospravedlnenia:

Chcem sa úprimne ospravedlniť, že som si nesplnil svoje povinnosti a úlohu, ktorú si mi zveril, som dokončil včas. Neexistujú žiadne ospravedlnenia pre toto zlyhanie. Nemám rád, keď viem, že som sklamal svoj tím, a cítim sa hrozne, že vám to spôsobilo rozpaky pri stretnutí s klientom.

Vyjadrenie empatie dodáva autenticite vaše ospravedlnenie. Pomáha vám to na chvíľu zabudnúť na perspektívu a pozrieť sa na to, čo má do činenia niekto iný.

ako hrať hry gamecube na wii homebrew

Opravte svoju chybu

Slová sú dôležité, ale činy majú oveľa väčšiu váhu. Aby ste ukázali, že to, čo ste povedali, myslíte vážne, je dôležité urobiť nápravu. Prijatie opatrenia buď napraví situáciu (ak je to možné), alebo ukáže, že urobíte všetko pre to, aby ste znova neurobili rovnakú chybu.

Pokračovanie nášho príkladu zmeškania termínu, niečo také môže slúžiť ako reštitučná časť e -mailu s ospravedlnením:

Aby som sa v budúcnosti vyhýbal zmeškaným termínom, budem s vami hovoriť v dostatočnom predstihu, ak mám obavy, že nestihnem niečo vybaviť včas. Budem si viac vedomý toho, koľko času mi kritické projekty zaberú, a som ochotný vynaložiť ďalšie hodiny mimo kanceláriu, aby som sa ubezpečil, že sú hotové. Toto sa už nebude opakovať.

V niektorých situáciách možno nebudete vedieť, čo ponúknuť, aby ste nahradili svoje správanie. Ak je to tak, môžete sa jednoducho opýtať „Čo môžem urobiť, aby som to napravil?“

Najdôležitejšie je ukázať, ako sa v budúcnosti budete správať inak, aby ste predišli tomu, aby sa rovnaký problém opakoval.

Ako zatvoriť e -mail s ospravedlnením

Teraz stačí správu zabaliť. Je to celkom jednoduché, ale uistite sa, že zachováte vhodný tón. Mali by ste príjemcovi poďakovať za prečítanie ospravedlnenia a popriať mu veľa šťastia.

Čítaj viac: Najlepší spôsob, ako ukončiť e -mail profesionálne

Tiež môže byť dobré pozvať ich, aby diskutovali o tom, čo ste povedali ďalej. Ukazuje to, že ste úprimní a otvorení ďalšiemu dialógu.

Toto je jeden zo spôsobov, ako zavrieť e -mail s profesionálnym ospravedlnením:

Ďakujem, že ste si to prečítali. Ak by ste chceli ešte niečo prediskutovať, kontaktujte ma, aby sme to mohli vyriešiť.

S pozdravom [Vaše meno]
kedy vyšli inteligentné televízory

Ak nechcete používať „s pozdravom“, budú fungovať aj iné formálne uzávery ako „s pozdravom“. Nemusíte hovoriť „Ospravedlňujeme sa“ ani nič podobné, pretože ste celý e -mail strávili tým, že ste sa poriadne ospravedlnili.

Je e -mail správnym prostriedkom na ospravedlnenie?

Prešli sme si, ako sa profesionálne ospravedlniť v e -maile. Kým však začnete písať svoju správu, mali by ste zvážiť, či je e -mail tým správnym prostriedkom na ospravedlnenie.

E -mail má určite výhody, pokiaľ ide o ospravedlnenie. Pretože neexistuje časové obmedzenie, môžete svoje myšlienky poskladať jasným a priamym spôsobom. Ak je rýchle ospravedlnenie na mieste, e -mail vám umožní kontaktovať ich v krátkom čase, ak nie je možné osobné stretnutie. A na rozdiel od osobných ospravedlnení, nemusíte byť spontánni a reagovať na to, čo ten druhý hovorí.

Ale nie je všetko dobré. E-mail je menej osobný ako ospravedlnenie osobne (alebo telefonát). V závislosti od nastavenia vašej spoločnosti môže odosielanie e -mailov pôsobiť ako zbabelosť, ak je možné osobne sa zúčastniť. Neskrývajte sa za obrazovku, keď sa potrebujete za niečo ospravedlniť.

E -mailom sa ospravedlňujeme za chyby

Správne ospravedlnenie je cenná životná zručnosť. Nie každý vie, ako to urobiť, a zlé ospravedlnenie môže u druhého človeka zanechať pocit ešte väčšej frustrácie ako predtým. Použite tento základný návod, ako sa v e -maile ospravedlniť, a budete na ceste do opraveného vzťahu.

Majte na pamäti, že konečným cieľom ospravedlnenia je obnoviť narušenú dôveru. Urobili ste niečo zle a tri vyššie uvedené kroky spočívajú v tom, ako to zvládnete a opravíte. Neospravedlňujte sa za seba.

Obrazový kredit: nito/ Shutterstock

zdieľam zdieľam Tweet E -mail 5 spôsobov, ako písať profesionálne e -maily, ktoré šetria čas a námahu

Je to schopnosť vedieť písať profesionálne e -maily, ktoré šetria čas a dostávajú odpovede. Nech vám tieto šablóny e -mailov pomôžu.

Čítajte ďalej Súvisiace témy

Produktivita
Tipy na písanie
E -mailové tipy
Etiketa online
Práca na diaľku
Profesionálne siete

O autorovi Ben Stegner(1735 publikovaných článkov)

Ben je zástupcom redaktora a manažéra nástupu na MakeUseOf. V roku 2016 opustil svoju prácu v oblasti IT, aby sa mohol naplno venovať písaniu, a nikdy sa neobzrel späť. Viac ako sedem rokov pokrýva technické návody, odporúčania pre videohry a ďalšie informácie ako profesionálny spisovateľ.

Viac od Bena Stegnera

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber