Home-theater-designers
E -maily odosielame a prijímame každý deň. Napriek tomu robíme trápne chyby, ktoré nemôžeme celkom napraviť. “ Napísať účinný e -mail, ktorý udrží činnosť čitateľa a zároveň bude mať na pamäti výzvy nášho sveta, môže byť náročné.
S ohľadom na to sme zostavili niekoľko základných pravidiel, ktoré musíte vedieť pri odosielaní e -mailov ľuďom. Pri písaní lepších e -mailov bez námahy postupujte podľa týchto jednoduchých pravidiel.
1. Znovu zvážte pozdravy a odhlásenia
Dúfam, že máte skvelý týždeň! býval úžasný spôsob, ako začať s e -mailom. Už nie! Keď vezmeme do úvahy, aký je život neistý, môže nám to pripadať nedbalé a príliš odlúčené.
To isté platí pre podpisy ako Pozdravy, Najlepšie priania alebo Na zdravie-ktoré predtým fungovali úplne dobre, ale niekedy môžu znieť odtrhnuté od reality.
Prečo to teda nenechať jednoduché a originálne? Choďte na odhlásenia ako Zostaňte v bezpečí, Dávajte si pozor alebo S pozdravom. Čo sa týka pozdravov, Nádej je všetko v poriadku alebo Dúfam, že sa vy a vaši blízki udržujete v bezpečí, môžu byť dobrými východiskami.
2. Zahrňte jasný predmet
Toto pravidlo pre e -maily je staré ako samotný e -mail. Dôvodom je, že ľudia sa často rozhodujú, či otvoria e -mail podľa predmetu.
Keďže je všetka naša práca teraz online, je nevyhnutné stanoviť prioritu toho, čo je dôležité, a ignorovať to, čo nie je. Ak teda ponecháte prázdny riadok predmetu, je pravdepodobné, že váš e -mail bude ignorovaný.
Ideálny predmet má menej ako 10 slov. Vyberte si taký, ktorý bude riešiť vaše obavy a oznámi, o čom je e -mail. Návrh leteckého projektu, zmena schôdze alebo rýchle otázky o vašej prezentácii sú niekoľko dobrých príkladov z predmetu, z ktorých si môžete vziať príklad.
3. Používajte profesionálny podpis
Majte vopred premyslený blok podpisov, ktorý používate na odpovedanie na e-maily na všetkých svojich osobných zariadeniach. Malo by obsahovať vaše meno, názov spoločnosti a vaše kontaktné údaje.
Vďaka tomu má váš príjemca dobrú predstavu o tom, kto ste a ako vás môže v prípade potreby kontaktovať. Pokiaľ ide o typ a veľkosť vášho profesionálneho podpisu, uistite sa, že je rovnaký ako zvyšok e -mailu.
Tiež, ukončite svoje e -maily s dôverou ale nepreháňajte to s výrokmi alebo osobnými údajmi.
4. Predstavte sa, ak sa virtuálne stretnete po prvýkrát
Všetci sme sa dostali do situácii, keď sme museli poslať e -mail niekomu, koho sme nestretli. Dostať e -mail od neznámej osoby môže byť zvláštne. A to je odľahčené.
Nájdite si chvíľu a predstavte sa príjemcovi e -mailu. Kontext je rozhodujúci a na prvých dojmoch stále záleží. Pridajte teda riadok ako: Ahoj! Toto je Tracy zo spoločnosti Multiseon Pvt. Ltd, a posielam e -mail, pretože ste prejavili záujem o kúpu našich elektronických produktov.
Alebo keď sa s niekým zoznámite e-mailom, môžete mu tiež napísať, že je krásne sa s ním stretnúť.
5. Napíšte súcitné e -maily
Nemôžeme zdôrazniť dôležitosť tohto. Život je ťažký. Predovšetkým je to veľmi neisté.
Nestihli termín? Neprihlásili sa na plánovaný Google Meet? Pred odoslaním prísneho e -mailu sa zastavte a premyslite si to. Čo keď nastane zdravotná pohotovosť?
Preto buďte súcitní a spýtajte sa, či je s nimi všetko v poriadku. E -mail s názvom Chýbali ste nám dnes na schôdzi. Stačí sa prihlásiť a zistiť, že je všetko v poriadku. môže budovať vzťahy, ktoré odolajú skúške času.
6. Keď môžete, komprimujte/zmeňte veľkosť a pomenujte prílohy
O tomto e -mailovom pravidle veľa nehovoríme, pretože pri odosielaní veľkých príloh automaticky predpokladáme, že náš príjemca má dostatok miesta. Sťahovanie veľkých súborov trvá dlhšie a môže byť veľmi rýchle.
Preto je dôležité ich skomprimovať alebo zmeniť veľkosť. Ak zdieľate príliš veľa súborov naraz, je vhodné pridať zdvorilú poznámku, ktorá hovorí, na čo sú prílohy.
Prílohy pred odoslaním tiež pomenujte. Posielate svoj životopis? Premenujte súbor na Tracy_Mackenzie_CV a začnite pravou nohou.
7. Nepoužívajte e -mail ako ďalšiu aplikáciu na odosielanie okamžitých správ
Dôvod, prečo všetci milujeme okamžité správy, je ten, že je okamžitý.
Keď však zmiešate tieto dve a použijete e -mail ako náhradu za rýchle správy, riskujete, že budete otravní a neprofesionálni.
Preto musíte vedieť, kedy odoslať e -mail a kedy sa s ním spojiť s iným. Nerobte chybu a odošlite príliš veľa následných e-mailov, pretože môžu pracovať z domu. Ani nikomu nevolajte a požiadajte ho, aby si skontroloval e -mail.
Ak je to naliehavé, použite iný spôsob komunikácie.
8. Na liečenie používajte humor, ale striedmo
Aj keď mnohí v týchto mimoriadnych časoch používajú humor na uľahčenie nálady, problém s používaním humoru v e -mailoch je, že sa to môže obrátiť.
Ak chcete v e -maile použiť humor, urobte to iba vtedy, ak danú osobu dobre poznáte. Nechcete pôsobiť neúctivo alebo hrubo, ak je niekto vo vážnej situácii. Okrem toho, čo znie smiešne, nemusí byť zábavné.
Slovo múdrym: Ak máte pochybnosti, je najlepšie to vynechať.
Nastavte odpovede mimo kancelárie a zlepšite rovnováhu medzi pracovným a súkromným životom
Pri odosielaní e -mailov ľuďom v týchto dňoch by ste mali mať na pamäti aj hodiny. Tým, že sa životný štýl práca z domu stáva čoraz obľúbenejším, hranice medzi prácou a osobným životom sa stierajú. Odpovede mimo kancelárie uľahčujú pochopenie toho, keď je niekto k dispozícii na stretnutie alebo odpovedanie na e-mail.
zistite, kto vás zablokoval na facebooku
Pozrite sa na nastavenia svojho e -mailového klienta a nakonfigurujte automatické odpovedače, keď ste preč alebo nie ste za stolom. Gmail to napríklad nazýva odpoveď na prázdniny, zatiaľ čo Microsoft Outlook používa odpovede Mimo kancelárie.
Dúfame, že tieto zlaté pravidlá písania efektívnych e -mailov a správne e -mailové návyky vám pomôžu ušetriť čas a vytvoriť správne odpovede.
zdieľam zdieľam Tweet E -mail Vyhnite sa týmto 6 chybám pre lepšiu e -mailovú a textovú komunikáciuZlepšite svoje komunikačné schopnosti tým, že sa vyhnete chybám, ako je používanie príliš veľkého počtu ikon emodži alebo písanie veľkých písmen.
Čítajte ďalej Súvisiace témy- Produktivita
- E -mailové tipy
Gargi je spisovateľ, rozprávač príbehov a bádateľ. Špecializuje sa na písanie pútavých obsahových skladieb o všetkom, čo je internet, pre klientov z rôznych krajín a odvetví. Je absolventkou literatúry s diplomom v oblasti úprav a vydavateľstva. Mimo práce organizuje prehliadky TEDx a festivaly literatúry. V ideálnom svete je vždy len minúta ďaleko k tomu, aby ste sa vybrali do hôr.
Viac od Gargiho Ghosalaprihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber