Ako zablokovať čas v Kalendári Google na produktívny pracovný deň

Ako zablokovať čas v Kalendári Google na produktívny pracovný deň

Je pre vás niekedy ťažké zvládnuť čas? Pozeráte sa na hodiny po náročnom pracovnom dni a čudujete sa, kam všetky tie hodiny ušli? Ak bojujete s riadením času, nie ste sami. Je načase hľadať riešenia, keď kolegovia, deti a významní iní ľudia od vás začnú každý deň veľa očakávať.





Našťastie s tým môže pomôcť váš osobný kalendár. Ďalej sa pozrieme na to, ako používať Kalendár Google na blokovanie času.



Čo je to blokovanie času?

Blokovanie času je vyčlenenie vyhradených časových intervalov na krátkodobé a dlhodobé ciele. Prostredníctvom tejto praxe môžete naplánovať svoj deň na maximálny potenciál. Blokovanie času tiež zvyšuje osobnú koncentráciu, zlepšuje váš duševný stav a znižuje stres.





Toto sú zásadné faktory úspešnej rovnováhy medzi pracovným a súkromným životom, najmä ak vezmete do úvahy skutočnosť, že žijeme v kultúre, ktorú poháňa naliehavosť. Niekedy sa zdá, že rýchle výsledky sú žiadanejšie ako vysokokvalitné. Je to tlak, ktorý cítime všetci.

Ak sa však cítite nútení ponoriť sa do úloh bezprostredne po príchode do práce, zamyslite sa znova. Pri použití tohto prístupu sa môžete cítiť zmätene a viesť k neschopnosti dlhodobo sa sústrediť. Našťastie vám môže pomôcť časové blokovanie vášho Kalendára Google.



Tu je postup, ako zablokovať čas v Kalendári Google.

Krok 1: Čas uľahčí váš deň (30 minút)

Vyhraďte si čas na postupný začiatok pracovného dňa:



  • Na začiatku dňa si v Kalendári Google vyhraďte 30 minút. Tento časový úsek môžete urobiť buď jednorazovým, alebo opakujúcim sa.
  • Na túto udalosť použite popisné názvy, aby ste sa nenechali zmiasť. Začiatok dňa môžete napríklad označiť ako Denná kontrola plánu . '
  • Akonáhle je tento čas zablokovaný, uistite sa, že ho využijete na to, aby ste sa uľahčili. Najprv zvládnite najmenej náročné úlohy a potom postupne postupujte k tým náročnejším.

Ako zablokovať čas v Kalendári Google a vytvoriť rannú udalosť:

  1. Kliknite na požadovaný segment Kalendára a zadajte príponu názov akcie .
  2. Ďalej kliknite na Viac možností tlačidlo. Aj keď sa možnosť „Uložiť“ na prvý pohľad môže zdať správna, prvá vám pomôže prispôsobiť si rozvrh.
  3. Akonáhle kliknete na Viac možností Mali by ste vidieť novú obrazovku, ktorá vyzerá takto:

Označte sa ako zaneprázdnený a nebudete sa tým obťažovať. Nakoniec zaistite, aby bol váš záznam v kalendári viditeľný pre tých, ktorí ho potrebujú vidieť.

Aby bola viditeľná:



  1. Klikni na Predvolená viditeľnosť rozbaľovacia ponuka napravo od stavu „Zaneprázdnený“.
  2. To vám umožní nastaviť udalosť na Verejné alebo Súkromné .
  3. Zadajte ďalšie požadované údaje.
  4. Kliknite Uložiť .

Tiež je dokonca možné pridať udalosti do vášho Kalendára priamo z Gmailu.

Ak sa chcete dozvedieť, ako zablokovať čas vo svojom kalendári v Gmaile:

  1. Kliknite na ikonu Kalendára Google na pravej strane obrazovky Gmailu. Tým sa to rozšíri.
  2. Vyberte deň, kliknite na časovú sekciu, na ktorú chcete naplánovať udalosť, a zadajte podrobnosti.

Táto vstavaná technológia rozpozná, keď čítate e-mail, ktorý obsahuje povinnosť konkrétneho času. Tiež podčiarkuje slová, na ktoré môžete kliknúť, aby ste zistili, či sa vo vašom kalendári nachádzajú konfliktné udalosti.

Stručne povedané, poskytnutie času na postupné dosiahnutie špičkového výkonu by vám malo zabrániť cítiť sa preťažene. Tento tip funguje obzvlášť dobre, ak sa často necháte „zavrieť“ nerozhodnosťou alebo úzkosťou pri premýšľaní o dennom pláne.

bude hdmi rozdeľovač fungovať pre dva monitory

Krok 2: Čas na schôdze a komunikáciu (15 až 30 minút)

Ďalším skvelým spôsobom, ako používať blokovanie v Kalendári Google, je zaistiť, aby ste mali vyrovnávaciu pamäť pred schôdzami a po nich.

Napríklad:

  • Povedzme, že máte na zajtra naplánované stretnutie s cieľom prediskutovať iniciatívy sociálnych médií.
  • Pri plánovaní tejto schôdzky si naplánujte 15 až 30 minút „voľného miesta“ pred schôdzou a po nej.
  • Čas pred schôdzou bude použitý na prípravu diskusie.
  • Nasledujúci čas bude použitý na reakciu na to, o čom sa diskutovalo počas samotného stretnutia.

Blokovanie časového limitu vopred vás nielen pripraví na počúvanie akčných predmetov, ale zabráni vám v tom aj ďalšie úlohy. Ak ste to vy, kto organizuje stretnutie, tu je niekoľko tipov na usporiadanie tímového stretnutia.

Pri reakcii na to, o čom sa diskutovalo, musíte tiež zistiť, aké opatrenia musíte urobiť. Potrebujete zorganizovať udalosť, zmeniť proces alebo sa s niekým spojiť?

Je lepšie tieto úlohy vypustiť z mysle, kým sú ešte čerstvé.

Ako časovo zablokovať v Kalendári Google vyrovnávacie pamäte schôdzí:

  1. Použite vyššie uvedené nastavenia dostupnosti a viditeľnosti. Potom spolupracovníci nebudú mať pochybnosti, že im nemôžete poskytnúť okamžitú pomoc alebo že počas tejto doby nebudete k dispozícii, kým budete hovoriť s ostatnými.
  2. Uistite sa, že Časové pásmo odkaz na nastavenie udalosti v hornej časti stránky úprav je presný.
  3. Ak komunikujete s ľuďmi po celom svete, povedzte im, v akom časovom pásme pôsobíte, im to umožní presnejšie vnímať štruktúru vášho dňa.

Krok 3: Nedostupný čas „hlbokej práce“ (dve hodiny)

Keď sa blížia termíny a tlak rastie, niekedy nemáte inú možnosť, ako sa pripútať a sústrediť sa na jednu úlohu. To znamená vytvoriť kancelárske priestory bez rušenia-a potom zaistiť, aby do nich nikto nevstupoval.

Niektoré veci, ktoré môžete skúsiť urobiť, aby ste vytvorili túto „bez rušivú“ zónu:

  • Fyzické ukazovatele môžu naznačovať nedostatočnú dostupnosť. Fungovať môže napríklad nápis „Nerušiť“ na vešiaku (ak máte oddelenú kanceláriu).
  • Ďalšou možnosťou je namontovať tabuľu vedľa vchodu, ktorá hovorí, že keď budete k dispozícii, potom.

Pokiaľ ide o Kalendár Google, môžete ukázať, ako nie ste k dispozícii počas období náročnej práce. Ak zablokujete svoj čas v Kalendári Google a farebne odlíšite svoju dostupnosť rozpoznateľným odtieňom, ako je červená, nikto vás nebude môcť rušiť, pokiaľ sú viditeľné verejné nastavenia pre vašu zónu Nerušiť.

Ak chcete vedieť, ako nastaviť obdobia hlbokej práce, tu je ako zmeniť predvolenú farbu udalosti v Kalendári Google .

Zvážte tiež pridanie podrobností ku každému 'nedostupnému' bloku, aby ste vysvetlili, prečo je vaša kancelária (a priestor na pracovisku) zakázaná. Vyhnete sa tak zámene so svojimi spolupracovníkmi. V opačnom prípade hrozí, že si ľudia budú myslieť, že spoločnosť nechcete, pretože si doprajete príliš dlhý obed.

Na čo si dať pozor pri blokovaní času pre „hlbokú prácu“:

  • The Opakujte Začiarkavacie políčko v Kalendári Google, ktoré vidíte nižšie, je nastavenie, ktoré môžete zapnúť. Funguje skvele na to, ako sa dostať do zaužívanej praxe, a ak je váš rozvrh konzistentný, môže vám to pomôcť pripútať sa.
  • Tieto nastavenia opakovania môžete prispôsobiť aj konkrétnym dňom v týždni a časom.

Máte problémy s týmto aspektom blokovania času alebo s procesom pridávania položiek do vášho kalendára? Tu je ako synchronizovať kalendár Google so zoznamom úloh .

Krok 4: Čas byť „na zavolanie“ alebo spontánny (jedna hodina)

Môžete sa cítiť dobre pripravení na plánovanie, ale nepredvídané udalosti môžu stále vytvárať výzvy. Našťastie sa môžete spoľahnúť na to, že Kalendár Google vybuduje čas odpruženia pomocou metódy blokovania času.

Napríklad:

  • Možno ste ráno očakávali e -mail od osoby, ktorá od vás vždy kladie vysoké očakávania.
  • Ak máte podozrenie, že jednotlivec prenesie na váš už plný tanier ďalšiu zodpovednosť, vyhraďte mu čas a zareagujte podľa neho.
  • Predpokladajme, že úlohy, ako sú firemné schôdze, dôležité telefónne hovory a tímové tlmiče, budú tiež trvať dlhšie, ako sa očakávalo.

Vďaka tomuto prístupu by vám Kalendár Google mal pomôcť udržať sa maximálne sústredené. Čas, ktorý si vyhradíte, vám poskytne flexibilitu pri strategickom riešení neplánovaných okolností. Bez tohto voľného priestoru by ste mohli mať pocit, že problém je príliš zložitý na vyriešenie.

Ako zablokovať čas na pohotovosť:

  1. Vyhraďte si počas dňa časové bloky, počas ktorých môžete reagovať na pracovné požiadavky, pomocou predchádzajúcich diskutovaných metód.
  2. Použite nastavenia upozornení Kalendára Google na Upraviť udalosť stránku, ktorá vám pomôže dodržať plán.
  3. Ak chcete nájsť tieto nastavenia upozornení, pozrite sa na Upraviť udalosť stránku.
  4. Dole Podrobnosti o udalosti Mali by ste vidieť možnosti pre typ upozornení, ktoré môžete dostávať, a ako blízko k skutočnej udalosti môžete tieto oznámenia nastaviť.

Nasleduje príklad týchto možností upozornení:

Môžete tiež zmeniť predvolené nastavenia upozornení. Robiť to:

  1. Prejdite na hlavnú stránku Kalendára Google.
  2. Pod Moje kalendáre , rozbaľte ponuku Kalendár kliknutím na rozbaľovacie tlačidlo so šípkou.
  3. Klikni na tri bodky vedľa kalendára, ktorý chcete upraviť.
  4. Ďalej kliknite Nastavenia a zdieľanie .

Tam by ste mali mať možnosť zmeniť existujúce predvolené upozornenia pre daný kalendár.

Pamätajte si : V závislosti od situácie; tvoja najlepšia odpoveď môže byť, že hneď nič nerobíš.

Ak bol váš pracovný deň rozrušený, je veľká šanca, že podnietil silné emócie. Možno nemyslíš jasne. Je úplne vhodné zdržať sa akejkoľvek akcie, kým situáciu nevyhodnotíte.

Krok 5: Koniec pracovného dňa (20 až 30 minút)

Odborníci na produktivitu sa domnievajú, že uzavretie pracovného dňa môže určiť spôsob, akým začnete nasledujúci deň. Ak je to príliš chaotické, spálite sa.

Našťastie si s Kalendárom Google môžete vyhradiť 20-minútové bloky času na ukončenie.

Ak sa vrátite do nastavení upozornení na udalosť, všimnete si, že je tu veľká flexibilita, pokiaľ ide o upozornenia. V skutočnosti môžete Google požiadať, aby vám tieto oznámenia odoslal až štyri týždne vopred (ak je to žiaduce).

Na naše účely vám toto záverečné obdobie pripomenie jedno upozornenie hodinu pred koncom pracovného dňa. Môžete tiež použiť Opakujte funkcia pri nastavovaní udalosti na automatické zablokovanie konca dňa.

Ako časovo zablokovať v Kalendári Google, aby ste sa pripravili na koniec dňa:

  • Začnite svoj vietor tým, že sa zamyslíte. Čo išlo dobre? Ktoré veci majú priestor na zlepšenie?
  • Ak veci nejdú dobre, nesprávajte sa k sebe príliš tvrdo. Nasledujúce ráno bude jednou z vašich prvých priorít rozhodnutie, ako veci napraviť.
  • Nakoniec ukončite pracovný deň identifikáciou najlepších spôsobov, ako stráviť nasledujúcu reláciu. Vyberte si úlohy s najvyššou prioritou a uistite sa, že máte dostatok času na ich dokončenie.

Posledných 20 minút vašej smeny je v zásade ideálnou príležitosťou, ako sa pripraviť na nasledujúci deň. Zvážte buď zapisovanie alebo digitálne zaznamenávanie akýchkoľvek úloh na ďalší deň, kým sú stále v čerstvej mysli.

Aké ďalšie techniky blokovania času používate?

Naučiť sa, ako blokovať čas v Kalendári Google, môže byť záchranou! Časové blokovanie vášho Kalendára Google môže byť užitočné, pokiaľ ide o to, aby bol váš plán realistický a produktívny.

Vďaka tomu sa môžete uistiť, že ste svieži a úplne nabití, bez toho, aby ste strácali čas na nerozhodnosť. Ak aj napriek tomu zistíte, že máte problémy so zapracovaním všetkého do svojho rozvrhu, možno by stálo za to stiahnuť si aplikáciu na sledovanie času, ktorá vám pomôže zistiť, ako dlho reálne na určité úlohy strávite.

zdieľam zdieľam Tweet E -mail 7 najlepších alternatív aplikácie Toggl na sledovanie času

Hľadáte spôsob, ako sledovať čas zamestnancov? Pokračujte v čítaní, aby ste sa dozvedeli o najlepších aplikáciách časového rozvrhu, ktoré sú lepšie ako Toggl.

Čítajte ďalej Súvisiace témy
  • Produktivita
  • Kalendár Google
  • Časový manažment
  • Správa úloh
  • Tipy na produktivitu
O autorovi Shianne Edelmayer(136 publikovaných článkov)

Shianne má bakalársky titul z dizajnu a znalosti z podcastingu. Teraz pracuje ako senior spisovateľka a 2D ilustrátorka. Pokrýva kreatívne technológie, zábavu a produktivitu pre MakeUseOf.

Viac od Shianne Edelmayer

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber