Ako previesť oddelené textové súbory na tabuľky programu Excel

Ako previesť oddelené textové súbory na tabuľky programu Excel

Príde čas, keď sa budete musieť vysporiadať so všetkými druhmi informácií uložených v iných druhoch súborov a preniesť ich do nich Microsoft Excel . Pred vždy prítomným textovým súborom nemôžete utiecť. Stavím sa, že niektoré z nich nájdete každý deň.





Tu je niekoľko každodenných príkladov:



  • Excel analýza tržieb alebo informácií o produkte uložená v textovom súbore.
  • Výmena údajov medzi dvoma rôznymi softvérmi (možno z databázy do tabuľky).
  • Mená, adresy a ID e -mailu uložené v e -mailovom programe (napr. export z programu Microsoft Outlook do Excelu ).

Program Microsoft Excel vám ponúka všetky nástroje na pripojenie k externým zdrojom údajov. Hovorme o súboroch s oddelenými textami.





Toto je textový súbor s oddelenými hodnotami

Ako vidíte, meno a priezvisko, spoločnosti, pre ktoré pracujú, a ďalšie podrobnosti sú oddelené čiarkami. Toto textový súbor oddelený čiarkami je ľahké vytvoriť v ľubovoľnom textovom editore.

Momentálne to nie je užitočné. Preneste to do tabuľky a môžete vytvoriť profesionálnejší dokument.



Môžete napríklad ľahko vyhľadať duplicitné údaje a odstrániť ich. Potom môžeš pomocou tabuľky vytvorte štítky a hromadnú korešpondenciu ak sú súčasťou údajov aj adresy.

Základnou myšlienkou je importovať informácie z textového súboru a rozdeliť rôzne informácie do samostatných stĺpcov a každý stĺpec pomenovať príslušnou hlavičkou.



Pozrime sa podrobnejšie na textový súbor s oddeľovačmi ...

Tri rôzne druhy oddelených textových súborov

Existujú tri bežné druhy súborov s oddelenými hodnotami v závislosti od spôsobu, akým každú hodnotu oddeľujete (oddeľujete). Na oddelenie jednotlivých záznamov v súbore je možné použiť ľubovoľný znak.



Napríklad: potrubie (|) alebo jednoduchý priestor. Zistíte, že tieto tri sú najbežnejšími druhmi oddelených oddeľovačov medzi každým textovým záznamom.

  1. Hodnoty oddelené čiarkami.
  2. Hodnoty oddelené tabulátorom.
  3. Hodnoty oddelené čiarkou.

Oddeľovač textu udržuje každú hodnotu oddelenú od ďalšej. Akákoľvek hodnota, ktorá nasleduje za oddeľovačom a predchádza ďalšiemu výskytu oddeľovača, sa importuje ako jedna hodnota. Nezabudnite, že hodnota medzi priradeným oddeľovačom môže mať iný znak oddeľovača, ale potrebuje úvodzovku (') alebo apostrof (').

Mätúce? Nie veľmi. Pozrime sa, ako na príklade:

V textovom súbore s názvami miest a štátov môžu existovať niektoré hodnoty ako „Albany, NY“.

Program Microsoft Excel dokáže oddeliť čiarku (,) medzi týmito dvoma slovami ako oddeľovač. Považovať názvy miest a krajín za jedna hodnota a importujte ich do jedna bunka programu Excel ako kvalifikátor textu musíme použiť dvojité úvodzovky alebo apostrof. Ak ako kvalifikátor textu nie je uvedený žiadny znak, „Albany, NY“ sa importuje do dvoch susedných buniek ako Albany a NY.

Stručne povedané, na zachovanie akejkoľvek hodnoty v stĺpci presne tak, ako je, môžete hodnotu uzavrieť do úvodzoviek alebo apostrofu.

Ako uvidíme nižšie, program Microsoft Excel vám poskytuje úplnú kontrolu nad procesom importu a na paneli Náhľad zobrazuje formát údajov pred vyplnením buniek.

Previesť z textového súboru s oddeľovačmi do tabuľky

Je ich veľa online prevodníky ktorý môže vziať surový textový súbor CSV a vyplivnúť tabuľku XLS. Zamzar a Konvertované sú dva vynikajúce nástroje.

Nemusíte však hľadať online prevodník, pretože program Microsoft Excel má natívnu funkciu, ktorá prácu zvláda oveľa lepšie.

Vezmime si ukážkový súbor CSV a prejdeme sa krokmi na konverziu textových súborov s oddelenými hodnotami na tabuľky. Dobrým príkladom je snímka obrazovky so zmätkom hodnôt oddelených čiarkami v súbore programu Poznámkový blok.

Program Microsoft Excel môže pomôcť zmeniť tento zmätený chaos na úhľadné riadky a stĺpce. Potom môžete začať pracovať na ňom a zmeniť ho na krásne formátovanú správu alebo ho pripraviť na tlač.

Existujú tri spôsoby, ako prenášať údaje do tabuľky programu Excel zo súboru CSV. Začnite najskôr tým ľahkým.

Metóda 1: Automatický import

1. Kliknite na Súbor kartu, potom kliknite na Otvorené .

2. Vyberte súbor CSV, ktorý chcete otvoriť. Program Microsoft Excel automaticky otvorí textový súbor a zobrazí údaje v novom zošite.

Toto je najpriamejšia (a najrýchlejšia) cesta k otvoreniu súboru CSV. Program Microsoft Excel používa predvolené nastavenia formátu údajov na čítanie a import každého stĺpca údajov. Automatický import vám však neposkytuje požadovanú flexibilitu.

Pozrime sa teda na druhý spôsob, ktorý používa sprievodcu.

Metóda 2: Obnovte sprievodcu importom textu

Sprievodca importom textu vám umožňuje ovládať štruktúru údajov, ktoré chcete importovať. Spustí sa automaticky, keď importujete textové súbory (t. J. Súbor s príponou TXT).

Otvorte program Microsoft Excel a vyhľadajte textový súbor (alebo zmeňte príponu súboru CSV na TXT).

Spoločnosť Microsoft skryla starého sprievodcu importom textu v programe Excel 365 a 2016 (verzia 1704 a novšia). Sprievodcu importom textu však môžete vrátiť z možností programu Excel.

1. Choďte na Súbor> Možnosti> Údaje .

2. Prejdite nadol na položku Zobraziť starších sprievodcov importom údajov sekcii.

3. Na importovanie textu alebo súborov CSV zvoľte Z textu (staršie) . Kliknite OK zatvorte Možnosti.

4. Teraz môžete použiť sprievodcu z pásky. Ísť do Údaje> Získať údaje> Starší sprievodcovia> Z textu (staršie) . Vyhľadajte a otvorte súbor CSV, ktorý chcete importovať.

Tento trojstupňový proces použite na ovládanie formátu údajov.

Krok 1

Takto vyzerá Sprievodca importom textu v prvom kroku.

Vyberte Oddelené - Keď sú položky v textovom súbore oddelené tabulátormi, dvojbodkami, bodkočiarkami, medzerami alebo inými znakmi.

Vyberte Pevná šírka - Keď sú všetky položky rovnako dlhé a úhľadne štruktúrované v stĺpcoch oddelených medzerami.

Niekedy môžu mať nespracované údaje riadok hlavičky. Napríklad:

'first_name','last_name','company_name','address','city','county'

Použite Spustite import v riadku vyberte riadok, od ktorého sa import začne.

The Pôvod súboru možno vo väčšine prípadov ponechať predvolené.

The Náhľad zobrazuje hodnoty tak, ako sa zobrazia, keď sú oddelené do stĺpcov na pracovnom hárku.

Kliknite Ďalšie .

Krok 2

Vyber Oddeľovače pre váš súbor (čiarka, v našom prípade). Ak máte inú postavu, skontrolujte Iné a zadajte znak do malého poľa. The Náhľad dát okno vám poskytne pohľad na stĺpcové údaje.

Vyberte položku Za sebou idúce oddeľovače považujte za jeden začiarkavacie políčko, ak vaše údaje obsahujú oddeľovač viac ako jedného znaku medzi údajovými poľami alebo ak vaše údaje obsahujú viacero vlastných oddeľovačov.

Pomáha vám to napríklad pri práci so súbormi, ktoré môžu mať pred alebo za iným oddeľovačom medzery. Môžete pomôcť identifikovať priestor ako ďalší oddeľovač a začiarknuť toto políčko.

Použi Textový kvalifikátor v rozbaľovacom zozname vyberte znak, ktorý uzatvára hodnoty vo vašom textovom súbore. Už sme hovorili skôr o tom, ako vám kvalifikátor textu môže pomôcť importovať niektoré hodnoty do jednej bunky, nie do oddelených.

Použi Náhľad dát okno na kontrolu vzhľadu.

Kliknite na Ďalšie .

Poznámka: Pri importovaní údajov s pevnou šírkou sa obrazovka sprievodcu zmení.

ako získať viac zobrazení na twitchi

The Náhľad dát okno vám môže pomôcť nastaviť šírky stĺpcov. Pomocou hornej lišty v okne nastavte zlom stĺpca reprezentovaný zvislou čiarou. Potiahnutím zalomenia stĺpca zväčšíte alebo zmenšíte šírku. Dvojitým kliknutím na zlom stĺpca ho odstránite.

V súbore s pevnou šírkou sa na oddelenie hodnôt v súbore nepoužívajú oddeľovače. Údaje sú usporiadané v riadkoch a stĺpcoch, pričom v každom riadku je jeden záznam. Každý stĺpec má pevnú šírku uvedenú v znakoch, ktorá určuje maximálne množstvo údajov, ktoré môže pojať.

Krok 3

Okná s ukážkou sú na tejto obrazovke dôležitejšie, pretože formát údajov, ktoré vstupujú do každého poľa, môžete doladiť pomocou Formát stĺpcových údajov . Program Microsoft Excel štandardne importuje údaje vo formáte General. V okne s ukážkou vyberte stĺpec a nastavte príslušný formát.

Môžete napríklad vybrať ...

  • Text pre textové polia.
  • Dátum a formát dátumu pre každý stĺpec, ktorý obsahuje dátumy.
  • generál na prevod mien do formátu meny Excel.

Použi Pokročilé tlačidlo na zadanie typu desatinných miest a oddeľovačov tisíc miest pre číselné údaje.

Ak napríklad chcete zobraziť 100 000 ako 1 000 000. Excel zobrazuje čísla podľa formátu nastaveného v regionálnych nastaveniach vášho počítača.

Kliknite Skončiť . Nakoniec Import údajov vyskočí dialógové okno.

Teraz si s tým príliš nerobte starosti. Ponúka niekoľko možností, ako vložiť údaje do tabuľky alebo vytvoriť prepojenie s externou databázou. Vloženie hodnôt oddelených textom ako tabuľky do súčasného pracovného hárka je predvolené nastavenie.

„Starý“ starý spôsob je stále najlepším spôsobom, ako to urobiť, keď je váš súbor CSV jednoduchý. Ak nie, teraz je k dispozícii nová metóda, ktorá sa zmestí do faktúry pre akékoľvek potreby importu textu.

Metóda 3: Použite údaje na získanie a transformáciu

Karta Údaje obsahuje všetky nástroje, ktoré budete potrebovať na zhromažďovanie externých údajov a na to, aby sa správali tak, ako chcete. Môžete napríklad vytvoriť zostavu kontingenčnej tabuľky a obnoviť ju vždy, keď sa zmenia externé údaje.

Je to prehnané pre jednoduché súbory CSV, ale poďme sa pozrieť na to, ako do programu Excel vložiť stĺpce oddelených údajov.

1. Otvorte prázdny zošit.

2. Prejdite na Údaje kartu na páse s nástrojmi. Potom kliknite na malú šípku rozbaľovacej ponuky pod ikonou Získajte údaje tlačidlo (v Získať a transformovať údaje skupina). Vyber si Zo súboru> Z textu/CSV .

3. V priečinku Importovať textový súbor V dialógovom okne vyhľadajte umiestnenie na pracovnej ploche a vyberte textový súbor CSV, ktorý chcete importovať. Úhľadne sa zobrazí sprievodca importom textu s možnosťami, ktoré teraz môžete vybrať.

Ako vidíte, môžete zmeniť kódovanie znakov a výber oddeľovaného znaku alebo zadať vlastný oddeľovač.

Excel zistí oddeľovač tým, že predvolene analyzuje prvých niekoľko stoviek riadkov množiny údajov. Môžete to zmeniť a nechať Excel pracovať aj s celým súborom údajov. Neodporúča sa, ak máte milióny záznamov na import.

4. Kliknite na tlačidlo Naložiť tlačidlo na import vašich údajov do nového pekného pracovného hárka.

5. Kedykoľvek importujete údaje do Excelu, vytvorí sa dátové pripojenie. Môžete spustiť dotazy a pripojiť pracovný hárok k externému zdroju. Všetky zmeny pôvodných zdrojových údajov sa automaticky aktualizujú v hárku programu Excel.

6. Toto pripojenie môžete zrušiť tak, že prejdete na Údaje> Dotazy a pripojenia na otvorenie panelu na boku.

Kliknite pravým tlačidlom myši a vyberte si Vymazať . Alebo umiestnite kurzor myši na názov súboru zdroja údajov a stlačte Vymazať v okne, ktoré sa objaví. Ak ste si istí, kliknite na Vymazať znova.

Transformácia údajov presahuje rámec tohto tutoriálu. Presmerujem vás teda na Microsoft Začíname so službou Get & Transform v programe Excel stránka podpory pre ďalšiu pomoc.

Mnoho spôsobov použitia oddelených súborov v programe Excel

Potrebujete oddeliť zoznam mien a priezvísk a pripraviť ich na tlač? Skonvertujte textový súbor s oddelenými hodnotami do Excelu. Môžete importovať alebo exportovať až 1 048 576 riadkov a 16 384 stĺpcov. A súbory s oddelenými súbormi sú podporované takmer všade. Použite Excel ako šetrič času s vyššie uvedenými technikami a nižšie uvedenými tipmi alebo sa naučte ako extrahovať číslo alebo text z Excelu .

zdieľam zdieľam Tweet E -mail 6 zvukových alternatív: najlepšie bezplatné alebo lacné aplikácie pre zvukové knihy

Ak nechcete platiť za audioknihy, tu je niekoľko skvelých aplikácií, ktoré vám umožnia počúvať ich bezplatne a legálne.

Čítajte ďalej Súvisiace témy
  • Produktivita
  • Tabuľka
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Office 2016
  • Microsoft Office 2019
O autorovi Saikat Basu(1542 publikovaných článkov)

Saikat Basu je zástupcom redaktora pre internet, Windows a produktivitu. Po odstránení špiny titulu MBA a desaťročnej marketingovej kariéry je teraz vášnivý pomáhať druhým zlepšovať svoje rozprávačské schopnosti. Hľadá chýbajúcu čiarku z Oxfordu a nenávidí zlé snímky obrazovky. Nápady na fotografiu, Photoshop a produktivitu však upokojujú jeho dušu.

Viac od Saikat Basu

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber