Home-theater-designers
Hromadná korešpondencia vám môže ušetriť čas a námahu, preto sa pomocou tejto príručky naučte postup od začiatku do konca.
Skoro každý, kto pozná balík Office, už počul o hromadnej korešpondencii, ale mnohí nevedia, ako sa tento proces presne vykonáva. Je to jednoduchšie, ako by ste si mohli myslieť - pokiaľ máte jasno v tom, ako vopred nastaviť dokumenty a zlúčiť ich do Wordu.
Keď budete v prevádzke, pomocou tejto funkcie budete vytvárať všetko z prispôsobené indexové karty na hromadnú korešpondenciu v mieste vášho zamestnania. Hromadná korešpondencia je odstrašujúca iba po prvýkrát a môžete to sami dokázať pomocou tohto návodu.
Na túto príručku sme použili nový balík Office 2016, ale tento proces sa týka starších verzií programov Microsoft Word a Excel.
Ako nastaviť zdrojový dokument
Hromadná korešpondencia funguje tak, že do dokumentu zadáte určené polia údajmi z iného zdroja, zvyčajne databázu alebo tabuľku . Prvým krokom k úspešnej hromadnej korešpondencii je nastavenie zdrojového dokumentu a zabezpečenie jeho formátu tak, aby mu Word porozumel.
Vzhľadom na to, že sa jedná o najbežnejšie použitie tejto techniky, bude sa náš príklad zameriavať na umiestnenie jednotlivých mien a adries vo všeobecnom hromadnom odosielaní správ. Polia, ktoré zahrnieme, sú meno, spoločnosť, adresa, mesto, štát a PSČ - tieto špecifiká však nie sú zásadné, pokiaľ sledujete zastrešujúci proces.
Pomocou Excelu
Ak na zostavenie zdrojového dokumentu používate Excel, jednoducho musíte vytvoriť tabuľku všetkých relevantných informácií, ktoré môžu byť zahrnuté v tejto hromadnej korešpondencii alebo v budúcej korešpondencii.
Základnou myšlienkou je rozdeliť rôzne informácie do samostatných stĺpcov a každému priradiť príslušnú hlavičku. To uľahčuje neskoršie vyberanie z týchto podrobností a umožňuje použiť ten istý zdrojový dokument na vytvorenie čohokoľvek, od identifikačného odznaku po štítok s adresou.
Potom vyberte všetky svoje údaje (vrátane hlavičiek stĺpcov) a prejdite na Vzorce kartu a vyberte Definujte meno .
Budete vyzvaní na zadanie názvu pre svoju množinu údajov, takže vyberte niečo vhodné. Ak pravdepodobne budete dohliadať na viacero projektov hromadnej korešpondencie pre rôzne korešpondencie, je múdre pridať niečo rozpoznateľné, aby sa v rámci nich ďalej odlišovali. Keď to bude hotové, uložte svoju prácu a zatvorte tabuľku.
Pomocou programu Word
Ako zdrojový dokument môžete použiť aj súbor programu Word, ale vyžaduje si to trochu viac úsilia. Budete musieť postavte stôl, aby ste mali veci pod dohľadom , tak zamierte do Vložiť kartu, nájdite súbor Tabuľky sekciu a kliknite na rozbaľovaciu ponuku. Stanovte veľkosť tabuľky potrebnej pre váš projekt a potom ju začnite vypĺňať svojimi údajmi.
ako sťahovať kefy na procreate
Tu si s formátovaním nemusíte robiť veľké starosti, pretože tento dokument má výlučne slúžiť ako zdrojový súbor pre vašu hromadnú korešpondenciu. Presnosť je však kľúčová, preto sa uistite, že všetky vaše údaje sú umiestnené v správnych stĺpcoch a správne pomenované. Keď skončíte, dokument uložte a predbežne zatvorte.
Spustenie hromadnej korešpondencie
Otvorte Word a vytvorte nový dokument. Choďte do Korešpondencia kartu a kliknite na Spustite hromadnú korešpondenciu v rozbaľovacom zozname vyberte požadovaný projekt.
Tu sa môže proces trochu líšiť v závislosti od toho, čo chcete vyrobiť. Ak by som robil štítok alebo niečo iné, čo by mohlo byť vytlačené na neštandardnom papieri, zobrazila by sa mi iná obrazovka, ktorá by mi umožnila stanoviť ďalšie možnosti tlače.
čo môžem urobiť s 3D tlačiarňou
V takom prípade zvoľte Predvolené zásobník, pokiaľ nemáte dôvod urobiť inak, a potom vyberte príslušné číslo produktu, aby Word mohol použiť správnu šablónu.
Import zdrojových údajov
Keď sú tieto základy položené, môžeme teraz začať importovať informácie, ktoré sme zadali do zdrojového dokumentu na začiatku procesu. Choďte do Korešpondencia kartu ešte raz, kliknite na Vyberte položku Príjemcovia a vyber si Použiť existujúci zoznam .
Prejdite na zdrojový dokument, či už bol vytvorený vo Worde alebo Exceli - balík Microsoft Office bude vo väčšine situácií pekne spolupracovať. Ak používate tabuľku, zobrazí sa výzva na potvrdenie, ktorú tabuľku vyberáte, a uistite sa, že je políčko označené Prvý riadok údajov obsahuje hlavičky stĺpcov je zaškrtnuté. Teraz choďte do Napíšte a vložte polia časť Korešpondencia kartu a kliknite na Adresný blok (alebo čokoľvek, čo má pre váš projekt zmysel).
Tu budete môcť presne doladiť polia, ktoré sa prenášajú zo zdrojového dokumentu do vašej konečnej pošty. Pre ešte viac možností v tejto fáze by sme mohli pridať krstné, stredné a priezvisko našich príjemcov ako jednotlivé stĺpce, čím by sa rozšíril zoznam dostupných volieb v Zadajte meno príjemcu v tomto formáte lúka. Toto je však úplne voliteľné.
Nástroj Adresný blok je skvelý pre každého, kto chce urýchliť hromadnú korešpondenciu, ale ak to chce stanoviť presne tak, ako je váš dokument usporiadaný , zvážte použitie súboru Vložiť zlučovacie pole možnosť pod Napíšte a vložte polia sekcii, aby ste každé pole umiestnili ručne. Po vložení polí do dokumentu môžete použiť Ukážka výsledkov aby ste videli, ako sa vytlačí po naplnení.
Teraz je načase vykonať všetky vylepšenia formátovania, ktoré by ste mohli potrebovať; zmena písma, úprava toho, ako bude každé pole na stránke sedieť, a akýkoľvek estetický rozkvet, ktorý chcete pridať. Keď je to hotové, znova prejdite na kartu korešpondencie a kliknite na Dokončiť a zlúčiť pod Skončiť sekcii. Vaše dokončené dokumenty by mali byť pripravené a čakať na vytlačenie a odoslanie poštou.
Ak máte niečo jednoduchšie, pozrite sa na najlepších výrobcov štítkov, ktoré si môžete kúpiť.
zdieľam zdieľam Tweet E -mail 5 tipov, ako nabiť svoje počítače VirtualBox LinuxSte unavení z nízkeho výkonu, ktorý ponúkajú virtuálne počítače? Tu je to, čo by ste mali urobiť, aby ste zvýšili výkon svojho VirtualBoxu.
Čítajte ďalej Súvisiace témy- Produktivita
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Hromadná korešpondencia
- Microsoft Office 2016
Anglický spisovateľ v súčasnosti žijúci v USA. Nájdite ma na Twitteri prostredníctvom @radjonze.
Viac od Brada Jonesaprihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber