Home-theater-designers
Pomocou hromadnej korešpondencie môžete hromadné e -maily a listy personalizovať pomocou zástupných symbolov. Všetko, čo potrebujete, je databáza kontaktov a šablóna pre e -maily alebo listy pre ne.
V tomto článku vám ukážeme, ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu programu Microsoft Word pomocou databázy programu Excel. Kroky sú prevzaté z programov Microsoft Word a Excel 2016, ale postup je rovnaký pre všetky vydania.
Ako urobiť hromadnú korešpondenciu z Excelu
Hromadná korešpondencia používa zdroje údajov z databázy a umiestňuje ich do príslušných zástupných symbolov na prispôsobenie vašich hromadných e -mailov. Tieto databázy môžu byť čokoľvek z nižšie uvedeného zoznamu:
1. Otvorte svoj Microsoft Excel tabuľka.
2. Vytvorte zoznam manuálnych kontaktov v Slovo pri použití hromadnej korešpondencie.
3. Vyberte si kontaktné údaje z aplikácie Microsoft Outlook.
Na výber máte z dvoch skupín možností:
ako vytvoriť bootovateľné USB Windows 7
- Kontakty v Gmaile v kompatibilnom súbore.
- Microsoft SQL Server.
Databáza zošitov programu Microsoft Excel je najvhodnejšia, keď potrebujete použiť hromadnú korešpondenciu v programe Word. Na hromadnú korešpondenciu použijete Excel na vytvorenie databázy, ktorú bude Word používať neskôr.
Ak nemáte súbor programu Excel s kontaktnými údajmi, môžete ho použiť ukážkový súbor programu Excel na skúšobné účely .
Aby ste sa vyhli nejednotnosti vo svojich hromadných e -mailoch alebo listoch, musíte vyladiť svoj súbor programu Excel, ako je uvedené nižšie:
- Prvý riadok by mal mať iba hlavičky stĺpcov začínajúce od bunka A1 . Word použije tieto hlavičky stĺpcov ako Zlúčiť polia keď používate hromadnú korešpondenciu programu Microsoft Word.
- Hlavičky stĺpcov by ste mali upraviť tak, aby sa zhodovali s názvami zástupných symbolov, ktoré budete používať v dokumente šablóny e -mailu alebo listu.
- Musíte zaistiť, aby tabuľkový súbor obsahoval kontaktné údaje ako jeden záznam na vzor riadka. Napríklad v aktuálnom návode sú k dispozícii všetky dostupné kontaktné údaje zákazníka James Butt je prístupný medzi bunky A2 a J2 .
- Číselné údaje pre akýkoľvek kontakt, ako sú PSČ, percentá zliav, kilometre, meny atď., By mali byť vo vhodnom číselnom formáte.
- Ak chcete vykonať akékoľvek zmeny, vyberte bunku alebo rozsah buniek obsahujúcich číslice.
- V Karta Domov , v rámci Stuha , kliknite na rozbaľovacia šípka okrem toho generál .
- Pred prepojením dokumentu programu Word hromadnej korešpondencie s databázovým súborom programu Excel vykonajte všetky dodatky. Keď vykonáte všetky zmeny, uložiť súbor programu Excel.
- Databázový súbor programu Excel vašich kontaktov by mal byť prítomný v lokálnom úložisku vášho počítača.
- Zaistite, aby boli všetky údaje v prvom hárku zošita programu Excel.
Ako urobiť hromadnú korešpondenciu v programe Word
Po vytvorení databázy v programe Excel musíte otvoriť šablónu e -mailu alebo listu, ktorú chcete odoslať mnohým príjemcom. Postupujte podľa nižšie uvedených krokov:
1. Na stránke Stuha , klikni na Karta Poštové schránky .
2. V priečinku Spustite skupinu hromadnej korešpondencie , budete musieť kliknúť Spustite hromadnú korešpondenciu .
3. Zobrazí sa šesť typov dokumentov hromadnej korešpondencie. Kliknite na Písmená alebo E-mailové správy .
Súvisiace: Ako tlačiť štítky pomocou hromadnej korešpondencie v aplikáciách Microsoft Word a Excel
4. Na stránke Spustite hromadnú korešpondenciu skupina, kliknite na Vyberte položku Príjemcovia . Uvidíte možnosti, ako napríklad Napísať nový zoznam, Použiť existujúci zoznam a Vybrať z Kontaktov programu Outlook.
5. Môžete si vybrať ktorúkoľvek z vyššie uvedených troch možností v závislosti od toho, ako chcete prepojiť zoznam kontaktov s listom šablóny. V tomto návode vyberieme Použite existujúci zoznam využiť databázu programu Excel ktoré ste vytvorili alebo stiahli skôr.
6. Na stránke Vyberte položku Zdroj údajov V dialógovom okne vyhľadajte priečinok, v ktorom je k dispozícii databázový súbor programu Excel. Akonáhle nájdete súbor, vyberte ho a potom kliknite na Otvorené na načítanie databázy do hromadnej korešpondencie programu Word.
ako odstrániť súbory na stiahnutie win
7. Uvidíte Vyberte položku Tabuľka dialógové okno. Kliknutím na tlačidlo opustíte pole OK bez vykonania akýchkoľvek zmien v dialógovom okne.
8. To je skvelé! Úspešne ste prepojili zdrojové údaje s programom hromadnej korešpondencie Word.
9. Word automaticky priradí hlavičky stĺpcov databázy k položkám zlučovacieho poľa. Ak chcete zaistiť vhodnú zhodu, prejdite na Skupina Napíšte a vložte polia na Karta Poštové schránky z Stuha a potom kliknite na Polia zápasu .
10. Polia zápasu zobrazí sa dialógové okno. V ľavom stĺpci uvidíte položky poľa zlúčenia. Na pravej strane nájdete zodpovedajúce údaje z prepojenej databázy programu Excel.
11. Bude to rovnaké, ak použijete iné zdrojové údaje, ako sú kontakty programu Outlook alebo exportované kontakty z Gmailu. Rolovaním v zozname zaistite, aby nedošlo k žiadnym nezhodám. Kliknite na OK zavrieť.
12. Na vzorové písmeno umiestnite kurzor pred prvé písmeno a stlačte Zadajte niekoľkokrát urobte nad telom písmena miesto.
13. Umiestnite kurzor na vrch dokumentu a kliknite na Adresný blok v Skupina Napíšte a vložte polia na Karta Poštové schránky z Stuha .
14. Na ľavej strane súboru Vložiť blok adresy V dialógovom okne môžete vybrať názov, názov spoločnosti, adresu, krajinu atď., Možnosti formátovania. Na pravej strane sa zobrazí ukážka bloku adresy.
15. Môžete použiť Polia zápasu možnosti na opravu akéhokoľvek nesúladu vstupných údajov. Kliknite OK pridať AddressBlock medzi krokvami.
16. Ďalej kliknite na ikonu Pozdravná čiara v Napíšte a vložte polia skupina po AddressBlock , čo mu dáva riadkovanie.
17. The Vložte pozdrav Zobrazí sa dialógové okno. Zmeny môžete vykonať podľa vlastného uváženia a potom kliknúť OK . The GreetingLine v šípkach sa objaví v liste.
18. Môžete kliknúť na Ukážka výsledkov príkaz na Stuha aby ste videli, ako list vyzerá.
19. Okrem toho môžete pridať aj vlastné polia na zlúčenie AddressBlock a GreetingLine . Povedzme, že chcete pridať Značka a model vozidla v tele písmena.
20. Ak to chcete urobiť, otvorte databázový súbor programu Excel prepojený so hromadnou korešpondenciou a pridajte príponu Značka a model vozidla hlavička stĺpca. Zadajte podrobnosti o vozidle a uložiť súbor programu Excel.
21. Teraz prejdite na dokument programu Word pre hromadnú korešpondenciu a opakujte kroky štyri , päť a šesť .
22. Teraz vyberte akékoľvek slovo alebo niekoľko slov v tele písmena a potom kliknite na Vložiť zlučovacie pole na Skupina Napíšte a vložte polia .
23. Dňa Vložiť zlučovacie pole box, vyber si Polia databázy , a potom vyberte Značka a model vozidla . Kliknite na Vložiť na pridanie vlastného zlučovacieho poľa.
24. Takto môžete pridať toľko variabilných zástupných symbolov, koľko chcete, aby ste prispôsobili každé odoslané písmeno alebo e -mail. Hromadná korešpondencia programu Microsoft Word automaticky priradí údaje k názvu príjemcov.
25. Dňa Stuha , kliknite na Dokončiť a zlúčiť príkaz a potom vyberte Tlač dokumentov alebo Posielať e -mailové správy . Môžete tiež kliknúť na Upravovať jednotlivé dokumenty na kontrolu vašich e -mailov alebo listov pred ich odoslaním.
Na zvýšenie produktivity e -mailu použite hromadnú korešpondenciu
Teraz viete, ako vytvoriť hromadnú korešpondenciu pomocou programov Microsoft Word a Excel. Pomocou hromadnej korešpondencie môžete rýchlejšie odosielať e -maily na mieru a vytvoriť si dobrý vzťah so svojimi profesionálnymi alebo osobnými kontaktmi. Pokračujte v používaní Wordu, aby bol váš profesionálny a osobný život jednoduchší ako predtým.
ako zmením predvolený účet googlezdieľam zdieľam Tweet E -mail 10 skrytých funkcií programu Microsoft Word, ktoré vám uľahčia život
Bez svojich produktívnych funkcií by program Microsoft Word nebol tým nástrojom, akým je. Tu je niekoľko funkcií, ktoré vám môžu pomôcť každý deň.
Čítajte ďalej Súvisiace témy- Produktivita
- E -mailové tipy
- Tabuľkové tipy
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Hromadná korešpondencia
- Tipy pre Microsoft Office
Tamal je nezávislým spisovateľom na MakeUseOf. Po získaní značných skúseností v oblasti technológií, financií a obchodných procesov v predchádzajúcom zamestnaní v IT poradenskej spoločnosti si pred 3 rokmi osvojil písanie ako profesiu na plný úväzok. Aj keď nepíše o produktivite a najnovších technologických správach, rád hrá Splinter Cell a často sa pozerá na Netflix/ Prime Video.
Viac od Tamala Dasaprihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber