Home-theater-designers
V roku 1971 bol z jedného počítača na druhý odoslaný vôbec prvý e -mail. Teraz, 269 miliárd e -mailov sú odosielané každý deň.
Nie je možné si predstaviť, koľko z týchto e -mailov je nepotrebných. Koľkí slúžia len na to, aby spôsobili väčší zmätok. Aby spálili ešte väčšiu pozornosť a trpezlivosť svojich príjemcov.
Jedna vec je však istá: ak by na e -maily začalo účinne odpovedať viac ľudí, všetci by sme boli pripútaní k svojim doručeným schránkam o niečo tesnejšie a naša emailová úzkosť by bola o niečo menej oslabujúca.
Najzrejmejším riešením tu nie je iba „vložená odpoveď“, ale aj vložená odpoveď poriadne . Inline odpovedanie je miesto, kde odpovedáte v hlavnej časti e -mailu, namiesto toho, aby ste písali svoj vlastný e -mail od začiatku.
Vložená odpoveď je niečo, čo už väčšina z nás z času na čas urobí. Mali by sme však odpovedať vložene ďaleko častejšie. A mali by sme tak urobiť s niekoľkými pravidlami, aby boli tieto komplikované e-mailové vlákna organizované a ľahko použiteľné.
Na e -mail odpovedáme nesprávne
Opakom vloženej odpovede je to, čo sa často nazýva „najlepšie uverejnenie“. Tu kliknete na odpoveď na e -mail a začnete písať v hornej časti textového poľa. Takto sa skladá väčšina dnešných e -mailov. Pokiaľ však nemáte do činenia s extrémne jednoduchými e -mailovými konverzáciami, najvyššie príspevky môžu spôsobiť najrôznejšie problémy.
Po prvé, pri najvyššom uverejnení sa odkazovanie na pôvodný e -mail stáva obrovským problémom, ktorý zahŕňa prehľadávanie e -mailov po e -mailoch, aby ste našli to, čo hľadáte. Potom sa musíte vrátiť späť k e -mailu, ktorý píšete, aby ste možno parafrázovali to, čo ste práve našli, vytrhli z kontextu a často v ňom chýbali výrazné body.
Niekedy môže príjemca odpovedať na váš e -mail v úplne novom vlákne e -mailu, čo znamená, že vaša konverzácia teraz prebieha v dvoch alebo viacerých oddelených vláknach.
Ak ste v skupinovej konverzácii, veci budú ešte zložitejšie. Sledovanie toho, kto na čo odpovedá, kedy a na čo odpovedal tí odpovede sa stávajú takmer nemožným výkonom.
Riešením je vložená odpoveď
Namiesto najvyššieho príspevku by sme teda mali odpovedať v rade - to znamená v tele pôvodnej e-mailovej správy. V aplikáciách Outlook a Apple Mail sa vám pôvodná správa zobrazí hneď, ako kliknete na odpoveď. V Gmaile konverzáciu zobrazíte jednoduchým stlačením troch bodiek v spodnej časti obrazovky na písanie správy.
Tip: Ak chcete z odpovede v Gmaile odstrániť zvislý riadok „citátu“, zvýraznite celý e -mail a potom kliknite na ikonu odsadiť menej tlačidlo.
Vložené odpovede riešia problém s potrebou listovať v hromadách správ, pretože pôvodný e -mail je zahrnutý v najnovšej správe, ktorú ste v danej konverzácii dostali, a je v ňom možné vyhľadávať. To znamená, že všetko je udržiavané v kontexte.
Navyše nemusíte strácať čas sumarizovaním odpovedí iných ľudí ani kopírovaním útržkov e-mailov, aby vaše vlastné odpovede dávali zmysel. Vďaka vloženým odpovediam je tu všetko, na čo sa každý môže kedykoľvek odvolať.
A pre vlákna zahŕňajúce viac ľudí je ľahké rozlíšiť, kto čo povedal a komu odpovedal (ak sa to robí správne).
Správna vložená odpoveď
Keď väčšina ľudí odpovie vložene, jednoducho napíšu svoje odpovede vedľa textu, na ktorý chcú odpovedať, a označia to tučným alebo červeným písmom.
To má od ideálu ďaleko. Hneď ako niekto otvorí e -mail v obyčajnom texte, nemôže vidieť toto formátovanie. A akonáhle je vo vlákne viac ako pár ľudí, veci sa môžu rýchlo zamotať.
Tu je teda rýchly sprievodca poriadne vložené odpovede, ktoré je možné škálovať a obmedzia zmätok na minimum.
1. Nespoliehajte sa na formátovanie
Ako už bolo uvedené, v niektorých prípadoch príjemca nemusí vidieť formátovanie, ktoré do e -mailu uvediete (napríklad môže uprednostniť obyčajný text). Ak je niekto farboslepý, môže byť pre neho náročné sledovať vlákna obsahujúce viac farieb.
primevideo.com je momentálne pre váš účet nedostupný
V každom prípade použite formátovanie, aby ste pri skenovaní e -mailu ľahšie našli odpovede. Ale nespoliehajte sa výhradne na to.
2. Úvodné odpovede s vašim menom
Namiesto toho, aby ste sa spoliehali na formátovanie, zvyknite si, že všetky svoje odpovede budete uvádzať pomocou svojho mena a, ak potrebujete byť obzvlášť organizovaní, dátumu. Požiadajte všetkých príjemcov, aby urobili to isté.
V súčasnosti vám v Gmaile neostáva nič iné, ako zadať meno ručne. To isté platí pre stále nevýraznú aplikáciu Apple Mail.
Ak však používate aplikáciu Outlook, existuje funkcia, pomocou ktorej môžete svoje odpovede automaticky uvádzať svojim menom. Ak to chcete urobiť, navštívte stránku Súbor> Možnosti> Pošta . Potom choďte na Odpovede a preposlať , skontrolovať Predslov komentuje s do poľa a zadajte svoje meno do textového poľa. Keď odpoviete v tele e -mailu, vaše meno sa automaticky zobrazí v zátvorkách.
Mailbird má tiež túto možnosť v predvolenom nastavení.
3. Použite prerušenia riadkov, prosím
Kedykoľvek zanecháte vloženú odpoveď, mala by byť v novom riadku, nie v vloženej strednej vete alebo na konci odseku.
Vďaka tomu je pre ostatných ľudí oveľa jednoduchšie odpovedať na vaše komentáre a skenovanie konverzácie okolo každého bodu je oveľa efektívnejšie.
4. Odsadiť viacúrovňové odpovede
Keď sa v jednom e -maile rieši viac bodov, v jednej správe sa stane viac vlákien.
Aby ste to udržali v poriadku, mali by ste zaraďovať závitové odpovede, aby bolo zrejmé, ktoré komentáre sa týkajú každého bodu. Osobne považujem za najintuitívnejšie použitie uhlových zátvoriek (>), pretože odrážky sa nemusia zobrazovať v e-mailoch s obyčajným textom.
To vám ušetrí veľa námahy pri zisťovaní, ktorej časti rozhovoru by ste mali venovať pozornosť.
5. Posledná možnosť: Použite lepší nástroj
Nikto tu nepredstiera, že vložené odpovede sú dokonalým riešením. Ak však nemáte inú možnosť ako používať e -mail, urobte si čas na písanie e -mailov, ktoré sú efektívne a efektívne. Na základe vyššie uvedených dôvodov je vložená odpoveď najlepším spôsobom, ako udržať pokrok v projektoch. Pomáha tiež každému držať krok s viacerými konverzáciami v rámci e -mailových vlákien bez toho, aby ste museli strácať čas prezeraním dlhých zoznamov minulých e -mailov.
Ak sa vám však zdajú byť dokonca aj vložené odpovede príliš zložité alebo ak si vaši kolegovia nedokážu zvyknúť na správne odpovede, môže byť načase hľadať iný nástroj.
Komunikačné nástroje ako napr Flákač , Yammer a Čuch uľahčiť komplexnú tímovú komunikáciu. Namiesto toho, aby ste bojovali s e -mailom, môže byť načase vyskúšať jeden z nich.
Šíriť slovo
Keď prijmete tieto jednoduché pravidlá pre vloženú odpoveď, mnoho príjemcov ocení, aké efektívne je toto správanie v e -maile, a začnú váš prístup prirodzene napodobňovať.
Ak však prirodzene nekopírujú vašu premyslenú e -mailovú etiketu, vytiahnite ich k tomu. Pošlite im tento článok. Popíšte, ako chcete, aby odpovedali, a vysvetlite, že ušetrí mnoho nepochopených správ, stratený čas a stratu kontextu.
Naozaj neexistuje žiadna nevýhoda.
Myslíte si, že vám tieto pravidlá pomôžu udržať si prehľad o komplexných vláknach e -mailov? Existujú nejaké ďalšie tipy na vložené odpovede, ktoré by podľa vás mohli byť užitočné?
Obrazový kredit: sangoiri/ Depositphotos
zdieľam zdieľam Tweet E -mail Príručka pre začiatočníkov k animovanej rečiAnimovaná reč môže byť výzvou. Ak ste pripravení začať pridávať dialógy do svojho projektu, proces za vás rozložíme.
Čítajte ďalej Súvisiace témy- Produktivita
- Gmail
- E -mailové tipy
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale je absolventom filozofie na University of York, UK. Pracoval ako manažér sociálnych médií a konzultant viac ako päť rokov, pričom organizoval workshopy vo viacerých krajinách. Za posledné dva roky bol Rob aj technologickým spisovateľom a je manažérom sociálnych médií MakeUseOf a redaktorom spravodajov. Obvykle ho nájdete na cestách po svete, kde sa učí strih videa a experimentuje s fotografiou.
Viac od Roba Nightingalaprihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!
Netflix nefunguje na inteligentnej televíziiKliknutím sem sa prihlásite na odber