Home-theater-designers
Mail Merge je ako jeden z tých starých priateľov, s ktorými ste sa roky neozvali. Podceňovaní a ignorovaní, až do dňa, keď ich budete veľmi potrebovať.
Jednoducho si neuvedomujete jeho potenciál, kým vám nebude na poslednú chvíľu zverená úloha zvládnuť niekoľko stoviek pozvánok. Možno sú zväzkom svadobných pozvánok alebo červeným upozornením na blížiacu sa apokalypsu zombie. Alebo to môže byť niečo neškodné - napríklad vytlačiť veľa štítkov s adresou a menoviek.
Nebojte sa. Prispôsobené hromadné e -maily môžete v programe Microsoft Outlook 2016 odosielať za niekoľko minút niekoľkými kliknutiami. A zachrániť deň.
Kedy by ste mali použiť hromadnú korešpondenciu?
Predtým, než skočím dopredu, sa hromadná korešpondencia používa, keď chcete vytvoriť niekoľko dokumentov, ktoré sú v zásade rovnaké, ale každý dokument obsahuje jedinečné detaily. E -maily majú rovnaký formát a rovnaký text a grafiku, ak existujú. Napríklad pozvánky, kde text zostáva rovnaký, ale názov, adresa alebo dokonca predmetové bity sú pre každého jedinečné.
Hromadná korešpondencia - na rozdiel od odosielania správ skupine osôb - robí z každého príjemcu správy jediného príjemcu .
Najlepšie využitie, aké som zatiaľ pre nich našiel - použite hromadný e -mail ako elektrický nástroj na hľadanie práce s vlastnými podrobnosťami pre každého zamestnávateľa.
Funkcia hromadnej korešpondencie používa dve časti:
- The hlavný konštantný dokument (tu: Microsoft Word), kde napíšete telo e -mailu.
- The vymeniteľný zdroj údajov (tu: Kontakty programu Microsoft Outlook), čo je zvyčajne adresa a meno príjemcu.
Títo dvaja sú „zlúčení“. Keďže program Outlook je súčasťou balíka Microsoft Office, je možné túto funkciu používať na hromadné odosielanie e -mailov, pričom každý je prispôsobený inému kontaktu. Nie je to spam, aj keď si myslím, že v nesprávnych rukách môže byť hromadná korešpondencia použitá na kobercové bombardovanie nevyžiadanými e -mailami.
modré svetlo externého pevného disku toshiba
Microsoft Office vám umožňuje použiť rôzne zdroje údajov pre podrobnosti o adrese - napríklad môžete použite tabuľku programu Excel alebo dokonca databázu Access. Tu budete na odosielanie e -mailov používať svoje kontakty z programu Microsoft Outlook.
Pripravte si skupinu kontaktov na hromadnú korešpondenciu
Poďme si teda rozobrať kroky po spustení programu Microsoft Outlook.
1. Otvorte Ľudia na zobrazenie zoznamu vašich kontaktov.
Vyberte kontakty (CTRL + Click), ktoré chcete zahrnúť do prispôsobeného zoznamu e -mailov. Na uľahčenie správy obrovského zoznamu použite Zoradiť dostupné možnosti (kliknite na rozbaľovaciu šípku vedľa Všetky ). Aby to bolo lepšie zvládnuteľné, môžete zoradiť podľa kategórií prostredníctvom rovnakého rozbaľovacieho zoznamu.
Všimnite si: Hromadná korešpondencia nie práca s distribučnými zoznamami .
2. Vyberte Hromadná korešpondencia od Stuha> Domov> Skupina akcií .
3. Na obrazovke Kontakty hromadnej korešpondencie, ktorá by sa vám teraz mala zobraziť, zvoľte Iba vybrané kontakty ak je prispôsobený e -mail určený pre vybranú dávku kontaktov. V nižšie uvedenej časti Možnosti zlúčenia vyberte nasledujúce parametre.
- Typ dokumentu: Formuláre
- Ísť do: E -mail
- Predmet správy: Predmet správy sa nezmení pre všetky e -maily.
4. Kliknite na OK a potom sa spustí program Microsoft Word, aby ste mohli napísať prispôsobenú správu.
Napíšte prispôsobenú správu v programe Microsoft Word
Karta Korešpondencia na páse s nástrojmi je vpredu a v strede. Tu budete chcieť začať s hromadným e -mailom prispôsobený pozdravný riadok . Z Korešpondencia kartu v programe Microsoft Word, vyberte Pozdravná čiara .
Ako vidíte, v dialógovom okne bolo vopred vyplnené meno pána Randalla. Toto je iba zástupný symbol pre mená z vášho zoznamu kontaktov. Hneď pod tým si môžete pozrieť ukážku mien zo svojho zoznamu. Záznamy môžete prispôsobiť pomocou tu uvedených možností.
Všimnite si toho, že zlučovacie polia pochádzajú z hlavičiek stĺpcov vo vašom zozname adries. Ak teda existuje nesúlad, použite Polia zápasu aby sa zaistilo, že zlúčenie zostane presné. Ak sa v poli, ktoré chcete, zobrazuje „Nie je zhodné“, vyberte rozbaľovací zoznam pre dané pole a potom vyberte názov stĺpca, ktorý sa zhoduje s týmto stĺpcom vo vašom zozname.
Keď kliknete OK a odtiaľto vyjdite, v dokumente programu Word je zástupný symbol pre uvítací riadok (Vážený pán ...).
Zapamätaj si to: Do dokumentu môžete zadať ďalšie informácie s ďalšími poliami.
Kliknite na Vložiť zlučovacie pole. Tieto údaje musia byť prítomné vo vašom pôvodnom zdroji údajov, ktorým sú v tomto prípade informácie o kontaktoch v programe Microsoft Outlook. Medzi príklady patrí - domáca adresa, domáci telefón, názov práce atď. Kompletný zoznam si môžete pozrieť po kliknutí na malú rozbaľovaciu šípku.
Naformátujte pozdrav. Ak chcete formátovať uvítací riadok tak, ako chcete, zvýraznite celé pole vrátane značiek na každom konci. Choďte do Domov kartu a použite Nastavenia písma. Tiež nastavte Riadkovanie aby ste sa uistili, že riadkovanie sa zhoduje s medzerami vo zvyšku dokumentu.
Napíšte správu teraz
Začiatok správy je<>zástupný symbol a/alebo akékoľvek iné pole, ktoré ste vložili pomocou extra zlučovacích polí. Napíšte svoju správu. Nezabudnite, že ide o hromadný e -mail v najlepšom prípade. Uistite sa preto, že používate všetku e -mailovú etiketu, ktorú môžete zhromaždiť.
Keď je telo e -mailu hotové, kliknite na Dokončiť a zlúčiť> Odoslať e-mailové správy .
The Prejdite na e-mail otvorí sa dialógové okno. Kliknite OK .
MS Word potom vykoná prácu za účelom rýchleho automatického odosielania e -mailov. Program Word odosiela na každú adresu individuálny e -mail. Nemôžete CC alebo BCC iných príjemcov a vy nemožno pridávať prílohy na email.
Dokument, ktorý ste použili na zlúčenie korešpondencie, môžete uložiť, pretože tiež uloží odkaz na zdroj údajov, tj. Kontakty. Keď otvoríte dokument hromadnej korešpondencie, zvoľte Áno keď vás Word vyzve, aby ste zachovali spojenie.
koľko fotografií pojme 32 GB
Pridajte tento šetrič času do svojej sady e -mailových nástrojov
Akonáhle sa zorientujete, celý proces trvá sotva niekoľko minút od začiatku do konca. Súčasne je potrebné napísať e -mail iba pre jednu osobu, teraz to môžete urobiť pre skupinu. Nezáleží na tom, aká veľká skupina je.
Je tiež vhodné používať skupinové e -maily a ako pozdrav používať meno príjemcu. E -mailu to dodáva osobnejší nádych. Niečo, čo je v e-maile z CC, veľmi chýba.
Ďalej môžete vyskúšať hromadnú korešpondenciu na tlač listov, štítkov a obálok. Môžete sa tiež chcieť dozvedieť o jednoduché metódy na zlúčenie súborov PST programu Microsoft Outlook . Máte chuť na ďalšie tipy pre aplikáciu Outlook? Potom je čas preskúmať málo známe funkcie Outlooku!
zdieľam zdieľam Tweet E -mail Ako získať prístup k vstavanej úrovni bublín Google v systéme AndroidAk ste sa niekedy potrebovali uistiť, že je niečo v zlomku, teraz môžete do telefónu v priebehu niekoľkých sekúnd dostať úroveň bubliny.
Čítajte ďalej Súvisiace témy- Produktivita
- E -mailové tipy
- Správa kontaktov
- Počítačový e -mailový klient
- Microsoft Outlook
- Hromadná korešpondencia
- Microsoft Office 2016
Saikat Basu je zástupcom redaktora pre internet, Windows a produktivitu. Po odstránení špiny titulu MBA a desaťročnej marketingovej kariéry je teraz vášnivý pomáhať druhým zlepšovať svoje rozprávačské schopnosti. Hľadá chýbajúcu čiarku z Oxfordu a nenávidí zlé snímky obrazovky. Nápady na fotografiu, Photoshop a produktivitu však upokojujú jeho dušu.
Viac od Saikat Basuprihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber