Home-theater-designers
Čo získate, keď skombinujete dvojtýždňovú dovolenku s uponáhľaným pracovným životom? Po návrate domov na vás čaká obrovský projekt - všetky tieto e -maily si len prelistujete! Počkajte - prečo v programe Outlook nepovoliť odpovedač mimo kancelárie a zautomatizovať niektoré z týchto odpovedí za vás?
Tu v MakeUseOf sme sa zaoberali tým, ako to urobiť v Gmaile, napríklad pokynmi Tiny na dovolenke a Markovým spôsobom, ako to urobiť pomocou e -mailového filtra. Jediným klientom, ktorého sme ešte nepokryli, je Outlook. Bezplatná verzia aplikácie Outlook.com bohužiaľ, na rozdiel od služby Gmail, neponúka funkciu reakcie mimo kancelárie. Ak však máte program Outlook 2010 a účet na serveri MS Exchange - ktorý mnohé spoločnosti poskytujú zamestnancom - máte šťastie.
Používanie odpovedača mimo kancelárie v programe Outlook
Spoločnosť Microsoft veľmi zjednodušila nastavenie automatizovaného systému, ktorý bude odosielať okamžité odpovede každému, kto vám pošle e -mail, keď nie ste vo svojej kancelárii. Nezáleží na tom, či je to len počas 24 hodín alebo počas 2 týždňov dovolenky, klienta Outlook môžete nakonfigurovať tak, aby reagoval presne tak, ako chcete, a presne tak dlho, ako potrebujete.
K týmto nastaveniam sa dostanete v programe Outlook 2010, pod tlačidlom Logo Windows vyberte položku Informácie. Tu uvidíte veľké tlačidlo s nápisom „Automatické odpovede“ s dverami a ikonou šípky.
Kliknutím na tlačidlo Automatické odpovede spustíte nástroj Out of Office z Outlooku. Vyskakovacie okno, ktoré uvidíte, je oveľa pokročilejšie, ako by ste si mohli predstavovať. Na prvý pohľad je to rýchly spôsob, ako povoliť „Odosielať automatické odpovede“ a stačí napísať krátku poznámku, ktorú Outlook vo vašom mene automaticky odošle každému, kto vám pošle e -mail.
ako dostať piesne z ipodu do počítača
Pri bližšom skúmaní však uvidíte, že je tu oveľa viac funkcií, ako by sa na prvý pohľad mohlo zdať.
Najprv musíte definovať konkrétny rozsah dátumov, aby ste povolili funkciu automatickej odpovede, aby ste sa po návrate z dovolenky nemuseli starať o to, aby ste ju vypli!
Tiež si všimnete, že existujú dve karty. Ten vľavo je nastaviť automatickú odpoveď iba pre ľudí, ktorí vám pošlú e-mail z vnútra spoločnosti.
Karta vľavo je miestom, kde môžete nastaviť konkrétnu odpoveď pre kohokoľvek, kto vám pošle e -mail mimo vašej spoločnosti.
Nastavenie pravidiel pre e -mail
V spodnej časti tohto okna si všimnete zdanlivo nepodstatné malé tlačidlo s názvom „Pravidlá ...“
Toto tlačidlo je skutočne dosť významné, pretože vám umožňuje ďalej definovať, ako bude aplikácia Outlook automaticky odpovedať, definovaním konkrétnych ľudí, slov v predmete alebo tele alebo či bol e-mail odoslaný priamo alebo CC'd.
Tu môžete vytvoriť veľmi špecifické pravidlá. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, že ak vám matka pošle e -mail, môžete tento e -mail preposlať na osobný účet, ktorý budete počas dovolenky monitorovať (alebo ho odoslať priamo do koša, v závislosti od vášho vzťahu s matkou).
Ešte zaujímavejšie je to po kliknutí na tlačidlo „Rozšírené ...“.
Tu môžete definovať podrobnejšie informácie o správach, na ktoré chcete odpovedať, iným spôsobom ako štandardnou automatickou odpoveďou. Môžete si vybrať správy nad alebo pod určitou veľkosťou, kedy boli prijaté, úroveň ich dôležitosti a ďalšie.
Vytvorte odpovedača mimo kancelárie s pravidlami elektronickej pošty
Saikat už predtým poskytol niekoľko tipov na používanie filtrov Outlooku a Jack urobil to isté pre Filtre Google, Hotmail a Yahoo . Ak sa nad tým zamyslíte, odpovedač Mimo kancelárie je vlastne alternatívnou verziou toho, čo by ste mohli urobiť, keby ste klikli na Spravovať pravidlá z ponuky programu Outlook.
Pomocou sprievodcu pravidlami sa posuňte nadol na možnosť skontrolovať správy „prijaté v určitom rozsahu údajov“.
Definujte toto obdobie od okamihu, keď odídete na dovolenku, do okamihu, keď sa plánujete vrátiť domov.
Nakoniec stačí definovať, akú odpoveď alebo akciu má pravidlo vykonať, keď prichádzajúce správy spĺňajú tieto kritériá, a v podstate máte odpovedača mimo kancelárie!
Ako vidíte, nie je dôvod, aby ste nemohli odpovedať na e -maily, aj keď ste na dovolenke! Stačí si urobiť čas a povedať Outlooku, ako by ste chceli, aby za vás reagoval, a ľudia si budú myslieť, že ste rovnako produktívni ako kedykoľvek predtým, aj keď sedíte na pláži a popíjate margaritu.
Akými kreatívnymi spôsobmi používate responder Out of Office z Outlooku? Máte nejaké dobré tipy alebo príbehy, ktoré by ste chceli povedať? Podeľte sa o ne v sekcii komentárov nižšie!
aký je rozdiel medzi Chromebookom a tabletom
Kredity obrázku: ruka robota [zlomená adresa URL bola odstránená] prostredníctvom Shutterstock
zdieľam zdieľam Tweet E -mail Oplatí sa upgradovať na Windows 11?Windows bol prepracovaný. Stačí to však na to, aby ste sa presvedčili o prechode z Windows 10 na Windows 11?
Čítajte ďalej Súvisiace témy- Windows
- E -mailové tipy
- Microsoft Outlook
Ryan má bakalársky titul z elektrotechniky. Pracoval 13 rokov v automatizačnom inžinierstve, 5 rokov v IT a teraz je Apps Engineer. Bývalý šéfredaktor MakeUseOf, vystupoval na národných konferenciách o vizualizácii údajov a bol vystupovaný v národnej televízii a rozhlase.
Viac od Ryana Dubehoprihlásiť sa ku odberu noviniek
Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!
Kliknutím sem sa prihlásite na odber