Microsoft Office 2010: Konečné tipy a triky

Microsoft Office 2010: Konečné tipy a triky
Táto príručka je k dispozícii na stiahnutie ako bezplatný súbor PDF. Stiahnite si tento súbor teraz . Neváhajte to skopírovať a zdieľať so svojimi priateľmi a rodinou.

Naučte sa čo najlepšie využiť najnovšiu verziu programu Microsoft Office s naším najnovším bezplatným sprievodcom pre Office 2010. Obsahuje mnoho vylepšení oproti balíku Office 2007. Rovnako ako pri všetkých vydaniach balíka Office však tieto vylepšenia nie sú bežnému používateľovi ani zďaleka zrejmé.





Vstúpte do balíka Office 2010: Konečné rady a triky. Táto príručka od autora Matta Smitha poukazuje na všetky najlepšie nové funkcie najnovšieho kancelárskeho balíka Microsoft a vysvetľuje ich všetky v jednej praktickej príručke. Vo väčšine programov nie je ťažké nájsť každú jednu funkciu, ale Microsoft Office Rok 2010 je taký rozsiahly, že aj skúsení používatelia často prídu na to, že nie sú odborníkmi ani na polovicu schopností, ktoré softvér ponúka.



Tu sa dá veľa naučiť, tak to preverte!





Obsah

§1. Úvod

§2 - Prieskum v zákulisí



§3 - Slovo!

§4 - Excel



§5 - Zapnite Powerpoint

§6 - Dávajte si pozor na aplikáciu Outlook



§7? -? Záver

1. Úvod

1.1 Vitajte v Office 2010

V softvéri pre PC je len málo ikonickejších než Microsoft Office . Samotné slovo je všeobecné, ale vďaka popularite balíka produktivity spoločnosti Microsoft je okamžite rozpoznateľné v kontexte počítačov. Zasahuje za hranice geekdomu a do lexiky každodenných bojovníkov s kójami, ktorí softvér používajú neustále na všetko, od vytvárania e -mailov až po firemné prezentácie.

Posledná verzia Microsoftu Office, Office 2007, bola veľká vec. Bola to takmer taká veľká generálna oprava, ako bol systém Windows Vista porovnávaný s operačným systémom Windows XP. Napriek tomu, že Office 2007 má mnoho kritikov - každá zásadná zmena obľúbeného a zakoreneného programu bude mať za následok určité utrpenie -, revízia bola väčšinou úspešná. Spoločnosť Microsoft uviedla na trh hlavné nové používateľské rozhranie, známe ako Ribbon, bez nadmerných rastúcich bolestí.

Office 2010 je v porovnaní s tým menšou aktualizáciou. To neznamená, že neobsahuje nové funkcie, z ktorých niektoré sú neuveriteľne užitočné, ale rozhranie je do značnej miery rovnaké. Používatelia balíka Office pred Office 2007 mali trochu krivku učenia spojenú s opätovným oboznámením sa so softvérom, ale každý, komu Office 2007 vyhovuje, by nemal mať s rokom 2010 žiadny problém.

1.2 Tipy - prichádzajúce!

Pretože sa Office 2010 nemení tak veľmi ako Office 2007, nie je potrebné toľko poučovať používateľov, ako používať nový softvér. Používatelia, ktorí prichádzajú z roku 2003, sa ešte budú musieť zoznámiť s rozhraním Ribbon, ale úprimne povedané, väčšina všeobecných tipov týkajúcich sa verzie 2007 vám tam stále pomôže (ale špecifiká sa, samozrejme, zmenili).

Namiesto toho má Office 2010 mnoho vylepšení. Táto príručka sa zameria na naučenie používateľov prichádzajúcich na Office 2010, ako z programu vyťažiť maximum a využiť všetky ponúkané funkcie. Vo väčšine programov nie je ťažké nájsť každú jednu funkciu, ale Office 2010 je taký rozsiahly, že aj skúsení používatelia často prídu na to, že nie sú odborníkmi ani na polovicu schopností, ktoré softvér ponúka.

Tu uvedené tipy by mali byť užitočné pre väčšinu ľudí, ktorí používajú Office 2010 pravidelne. Mojim cieľom nebolo ísť na nejasné hacky, ale skôr predstaviť užitočné informácie, ktoré nie sú bežne známe. Našťastie vám to prinesie väčšiu produktivitu alebo vám prinesie aspoň nástroje potrebné na to, aby ste svoju prácu zvládli rýchlejšie a bez stresu.

ako sa zbaviť skype pre podnikanie

1.3 Spätná kompatibilita

Tipy, ktoré uvádzam v tejto príručke, sú čisto z pohľadu balíka Office 2010. To neznamená, že niektoré z nich nebudú čiastočne alebo úplne aplikovateľné na balík Office 2007, ale veľa tipov sa zameriava na nové funkcie, ktoré boli pridané v Microsoft Office 2010.

Priaznivci počítačov Mac, ktorí používajú Microsoft Office for Mac 2008 - čo pravdepodobne zahŕňa väčšinu ľudí, ktorí si to prečítajú na počítači Apple - nájdu v tejto príručke veľmi málo informácií. Microsoft Office pre Mac 2008 dokonca nepoužil rozhranie pásky, takže existuje veľa rozdielov. Podobné funkcie pravdepodobne nájdete v nedávno vydanom programe Microsoft Office pre Mac 2011; klávesové skratky a rozloženie ponuky sa však môžu v mnohých situáciách líšiť.

2. Skúmanie zákulisia

Najväčšou zmenou rozhrania Office 2010 je zavedenie programu Backstage. Ponuka Súbor je preč a taktiež tlačidlo Office z balíka Office 2007. Teraz nájdete kartu Súbor. Keď naň však kliknete, už neotvoríte ponuku, ale naopak otvoríte úplne novú časť rozhrania.

Napriek novému prvku rozhrania je väčšina úloh vykonaných v Backstage úplne svetská. Môžete otvárať, ukladať a tlačiť súbory, skúmať nedávne dokumenty a otvárať nové dokumenty. Zívnuť!

Ak sa však ponoríte do zákulisia, nájdete niekoľko zaujímavých funkcií. Len ich treba ísť hľadať.

2.1 Prispôsobenie pásky

Pás s nástrojmi Microsoft Office nikam nepôjde - prinajmenšom nie dovtedy, kým sa spoločnosť Microsoft nerozhodne znova prepracovať balík Office, čo sa pravdepodobne nestane do konca tohto desaťročia.

Neberte to tak, že to, čo sa vám zobrazí pri prvom otvorení balíka Microsoft Office, je ukamenované. Rozhranie balíka Office 2010 je možné oklamať niekoľkými spôsobmi, aj keď spôsob, ako to urobiť, nie je pri používaní softvéru zrejmý. Zmena rozhrania vyžaduje, aby ste prešli do zákulisia, otvorili ponuku Možnosti a potom prejdite nadol na položku Prispôsobiť pásku.

Rozhranie pásky je v predvolenom nastavení dosť zaneprázdnené. V skutočnosti však nepredstavuje drvivú väčšinu potenciálnych príkazov, ktoré sú k dispozícii v konkrétnom softvéri balíka Office. Celým bodom rozhrania Ribbon bolo zníženie neporiadku, a to znamenalo zbaviť sa hlbokých stromov ponuky a zbaviť sa príkazových tlačidiel pre funkcie, ktoré sa používali len zriedka.

Samozrejme, zriedka používaný nie je rovnaký ako nikdy nepoužitý. Tieto príkazy stále existujú a nájdete ich v Príkazoch, nie v sekcii Pás s nástrojmi.

Povedzme napríklad, že som chcel mať rýchly prístup k ponuke Hranice a tieňovanie a toto tlačidlo chcem pridať na kartu Vložiť. Nemôžem pridávať príkazy do žiadnej z predvolených skupín, preto musím zvýrazniť kartu Vložiť a potom kliknúť na položku Nová skupina. Hneď ako vytvorím vlastnú skupinu, môžem ju zvýrazniť a spustiť príkaz Hranice a tieňovanie. Presto! Teraz sa na mojej karte Vložiť zobrazujú okraje a tieňovanie.

To je len začiatok. Môžete tiež vytvoriť nové karty, takže ak chcete, môžete vytvoriť celú kartu plnú vlastných skupín s vlastnými príkazmi. Aj keď na to nechcem len feťák rozhrania, nástroje máte k dispozícii, ak by ste to chceli urobiť.

2.2 Spolupracujte v zákulisí

Príkaz Uložiť, ktorý sa nachádzal v predchádzajúcich verziách balíka Office, bol teraz nahradený sekciou zo zákulisia s názvom Uložiť a odoslať. Toto môžete samozrejme použiť na uloženie dokumentov. Ale aj tu vstupuje do hry mnoho funkcií spolupráce balíka Office.

Existuje niekoľko spôsobov zdieľania dokumentov (samozrejme okrem e -mailu). Možnosť Uložiť na web uloží vaše dokumenty do vášho účtu Windows Live Skydrive. Toto je bezplatný účet, ktorý je možné použiť na ukladanie dokumentov a ich zdieľanie s ostatnými. Skydrive používa webové rozhranie a je k dispozícii na adrese skydrive.live.com.

Zo Skydrive môžete zdieľať dokumenty so svojimi priateľmi, rodinou a spolupracovníkmi tak, že pošlete odkaz alebo ich pridáte k povoleniam súboru (prostredníctvom ich e-mailovej adresy). Ak dáte povolenie, môžu tieto dokumenty upravovať ostatní, čím sa vytvorí skutočne spolupracujúci dokument balíka Microsoft Office bez potreby servera Sharepoint - aj keď Sharepoint je stále súčasťou ekosystému Office a v skutočnosti je k nemu prístup priamo pod položkou Uložiť na web.

2.3 Opravte tie otravné bloky súborov

Je to smutné, ale je to pravda: vylepšenia zabezpečenia idú nepríjemne ruka v ruke. Pridanie ďalších prekážok pre škodlivý softvér bohužiaľ bude mať za následok viac prekážok pre používateľov. Bol by som úplne šťastný, keby nebol spustený firewall a antivírus, ak by neexistoval škodlivý softvér. Ale robí to, takže sa musím vysporiadať s pridaním týchto ďalších kúskov softvéru do môjho systému.

Office 2010 má svoje vlastné vylepšenia zabezpečenia a svoje vlastné zodpovedajúce nepríjemnosti, z ktorých najväčšia sa musí zaoberať dôverou k súborom. V priebehu rokov boli hackermi rozobrané mnohé staršie typy súborov od spoločnosti Microsoft a boli nájdené bezpečnostné chyby. Malvér ako napr makrovírusy , ktoré skrývajú v tabuľkových makrách programu Excel, vracajú zdanlivo legitímne dokumenty balíka Office ako prostriedok šírenia.

V predvolenom nastavení Office 2010 blokuje určité typy dokumentov. Otvárajú sa, ale iba v chránenom zobrazení, čo znamená, že ich nemožno upravovať. Ak chcete zmeniť toto správanie, môžete otvoriť Možnosti v oblasti Backstage, potom prejsť na Centrum dôveryhodnosti a potom otvoriť Možnosti centra dôveryhodnosti. Nakoniec otvorte nastavenia Blokovanie súborov. V chránenom zobrazení nájdete niekoľko typov súborov a začiarkavacích políčok, ktoré je možné vybrať na povolenie alebo zakázanie manipulácie s týmito súbormi.

Keď ste tam, možno by ste tiež chceli vyskúšať ponuku Chránené zobrazenie, ktorá určuje, ako chránené zobrazenie zaobchádza so súbormi určitého pôvodu, ako sú napríklad súbory stiahnuté z internetu. Majte na pamäti, že aj keď by bolo deaktivovanie chráneného zobrazenia pohodlnejšie, mohlo by vás to otvoriť určitým hrozbám škodlivého softvéru. Microsoft túto funkciu nedal do balíka Office, pretože jej programátori mali na ruky príliš veľa času!

3. Slovo!

Program Microsoft Word bezpochyby patrí k najpoužívanejším softvérom na planéte. Je to textový procesor pre firmy, školy, vlády a väčšinu domácich používateľov. Nemysleli by ste si, že textový procesor môže byť zložitý, ale v skutočnosti existuje veľa spôsobov, ako manipulovať s dokumentom, a Word sa za tie roky rozrástol z pomerne jednoduchého nástroja na komplexný program, ktorý je možné použiť na vytváranie šikovných materiálov. ako sprievodca .PDF, ktorý práve čítate.

Keď som začal písať túto príručku, myslel som si, že viem všetko o programe Word, ale ako sa ukazuje, mýlil som sa. Na písanie väčšinou používam Word, ale v softvéri je toho viac.

3.1 Zrýchlenie opakujúcich sa úloh

Dokumenty programu Word nie sú vždy jedinečné - v skutočnosti by som sa stavil, že väčšina obsahu vytvoreného pomocou programu Word je nejakým spôsobom opakovaním obsahu, ktorý už bol vytvorený predtým. Znie to možno zvláštne, ale zamyslite sa. Podniky používajú Word neustále a firmy vystavujú množstvo dokumentácie s opakujúcimi sa informáciami, ako je adresa firmy, mená zamestnancov a podobne.

Ak ste v takejto situácii, môžete si uľahčiť život vytvorením Rýchlej časti. Vyberte ľubovoľný text alebo obsah, ktorý často plánujete používať, a potom prejdite na kartu Vložiť. Nájdite tlačidlo Rýchle súčasti a kliknutím naň vyvolajte rozbaľovaciu ponuku.

Teraz kliknite na položku Uložiť výber do galérie rýchlych častí. Otvorí sa okno s výzvou na zadanie názvu rýchlej časti. Možno budete chcieť pre ňu vytvoriť novú kategóriu, ak máte v úmysle mať veľa rôznych rýchlych dielov, ale nemali by ste mať veľký dôvod meniť kategórie Uložiť do a Možnosti.

Teraz, keď ste vytvorili Rýchlu časť, môžete ju zadať kliknutím na tlačidlo Rýchle časti a následným výberom z rozbaľovacej ponuky. Ak to urobíte pre bežné informácie, ako je napríklad adresa firmy, môžete ušetriť veľa času a úsilia.

3.2 Naučiť sa používať stavebné bloky - pokračovanie

Rýchla časť, ktorú ste vytvorili, je súčasťou väčšej kategórie nástrojov programu Microsoft Word známych ako stavebné bloky. Building Block je akýkoľvek typ uloženého obsahu, ktorý nie je dokumentom, ale skôr časťou dokumentu - a neukladá sa sám, ale v rozhraní Word. Po uložení môžete tento stavebný blok znova zavolať. Týmto spôsobom môžete použiť veľmi zložité prvky návrhu v mnohých dokumentoch bez toho, aby ste sa museli veky pokúšať ich správne formátovanie.

Už sme hovorili o tom, ako vytvoriť rýchlu časť, ktorá je jedným typom stavebného bloku, ale nie je jediným typom. Stavebné bloky môžete použiť na hlavičky a päty, potom ich možno vybrať a automaticky pridať na jednu alebo všetky strany dokumentu.

Povedzme napríklad, že chcem pre svoju firmu vytvoriť hlavičku. Napíšem nasledujúce.

Všetkým vám dokumentujúcim ninjom vonku - nepovedal som, že je to DOBRÁ hlavička. Je to len hlavička, napríklad na účely, samozrejme!

Ako vedúci reklamy pre služby Acme Services chcem túto hlavičku uložiť, aby som ju mohol v budúcnosti používať. To nie je problém. Stačí vybrať, kliknutím na tlačidlo Hlavička na karte Vložiť vyvolať rozbaľovaciu ponuku a potom kliknúť na položku Uložiť výber do galérie hlavičiek. Rovnako ako v časti Rýchla časť vytvorenej v predchádzajúcom príklade, aj teraz sa moja vlastná hlavička zobrazí vždy, keď kliknem na tlačidlo Hlavička.

Ak si myslíte, že postup pri vytváraní vlastnej päty je rovnaký, potľapkajte sa po pleci. To určite je! Na karte Vložiť sú tiež dve ďalšie tlačidlá, ktoré poskytujú rovnakú funkciu; tlačidlo Rovnica a tlačidlo Titulná stránka.

Samozrejme, keď sa zoznámite so stavebnými blokmi a začnete ich používať častejšie, môže sa stať, že budete musieť niektoré stavebné bloky, ktoré máte k dispozícii, preusporiadať, odstrániť alebo zmeniť. K organizátoru stavebných blokov sa dostanete kliknutím na Rýchle diely a potom kliknutím na výber ponuky Organizátor stavebných blokov. Alebo, ak chcete, môžete použiť pokyny v kapitole 2 sekcii Prispôsobenie pásky na pridanie organizátora stavebných blokov ako tlačidla na kartu Vložiť.

Samotný organizátor je veľmi jednoduchý, takže ho rýchlo vysvetlím. Okno organizátora pozostáva zo zoznamu stavebných blokov vľavo a tably náhľadu vpravo. Tlačidlo Upraviť vlastnosti vyvolá ponuku, pomocou ktorej ste pridali stavebný blok, aby ste mohli zmeniť kategóriu atď. Ako by ste mohli očakávať, tlačidlo Vložiť umiestni stavebný blok do dokumentu a tlačidlo Odstrániť vám stavebný blok zmizne z očí!

Vyhľadávanie dokumentov bolo vždy súčasťou balíka Office, ale použitie nebolo vždy jednoduché. Kedysi to bolo vlastné menu, ktoré sa otváralo a žiadalo, aby ste zadali, čo hľadáte. Potom by ste v zásade prešli dokument, jednu inštanciu slova alebo frázy naraz. Fungovalo to, ale bolo to pomalé a mätúce.

Spoločnosť Microsoft vylepšila Office 2010 a navrhla funkciu vyhľadávania tak, aby sa viac podobala na online vyhľadávací nástroj. To znamená kontext. Keď otvoríte vyhľadávanie (skratka je stále Ctrl-F), na ľavej strane obrazovky sa rozbalí bočný panel a môžete zadať, čo hľadáte. Teraz však máte z dokumentu krátky úryvok textu, ktorý poskytuje kontext pre to, čo sa pokúšate nájsť. Keď nájdete to, čo ste hľadali, môžete kliknúť na zodpovedajúci náhľad na bočnom paneli, aby ste sa tam priamo dostali.

Táto nová funkcia vyhľadávania je oveľa rýchlejšia ako to, čo bolo ponúkané predtým, ale do staršej ponuky sa stále dostanete kliknutím na šípku vedľa lupy vyhľadávania. Zobrazí sa rozbaľovacia ponuka, ktorá obsahuje Rozšírené hľadanie a Hľadať a nahradiť, ktoré otvárajú ponuku podobnú staršej funkcii vyhľadávania. Pomocou funkcie Prejsť na môžete tiež prejsť priamo na konkrétnu stránku alebo iný prvok dokumentu. Nakoniec môžete vybrať obrázky, tabuľky a rovnice výberom týchto možností z rozbaľovacej ponuky.

3.4. Kompatibilita .Doc a .Docx

Predtým, ako prejdem na Excel, by som chcel pridať krátku poznámku o rozdiele medzi .doc, starším formátom dokumentu spoločnosti Microsoft a .docx, novým formátom. Microsoft prešiel na .docx v Office 2007, ale táto zmena bola významná a stále spôsobuje používateľom určité nejasnosti, keď prichádzajú zo starších verzií balíka Microsoft Office.

skvelé veci, ktoré je možné robiť s domácim serverom

Nový formát .docx je teraz štandardom pre program Microsoft Word. Tento formát budú používať všetky verzie programu Microsoft Word po Office 2007. Všetky predchádzajúce varianty programu Microsoft Word však nedokážu otvoriť súbor .docx.

Vyriešiť to môžete stiahnutím balíka kompatibility s balíkom Office. Vyššie však prídete o niektoré funkcie dostupné v Office 2007. Bibliografický a citačný text je napríklad prevedený na štandardný, statický text. Úplný zoznam funkcií stratených pri otváraní súboru .docx v staršej verzii programu Word je k dispozícii od spoločnosti Microsoft .

4. Excel

Excel je obľúbeným nástrojom organizátorov a lámačov čísel už viac ako dve desaťročia. Microsoft postupom času postupne pridal nové funkcie, ale neodpočíval alebo nedokázal držať krok s konkurenciou. Microsoft Excel je stále na prvom mieste; skutočne existuje len málo konkurentov, ktorí sú na diaľku tak schopní.

4.1 Prezentácia údajov v skratke so Sparklines

Jednou zo skvelých nových funkcií pridaných v programe Excel 2010 sú Sparklines. Ak ste ako ja a nevenujete pozornosť názvom grafov a ďalším podobným informáciám, možno ste o Sparklines nepočuli - ale pravdepodobne ste sa s nimi stretli v novinách alebo na webovej stránke.

Sparkline je malý graf s vysokou hustotou, ktorý má prezentovať skrátenú formu informácie. Na rozdiel od úplného grafu, ktorý má zvyčajne viditeľnú os X a Y, sú Sparklines osamotené. Neposkytujú toľko podrobností ako bežný graf, ale pretože neexistuje žiadna os X a Y ani iná batožina, môžete Sparklines ľahko umiestniť do malých priestorov - napríklad do bunky v tabuľke programu Microsoft Excel. Iskry sú rýchlejšie a menšie ako celý graf a často sú rovnako užitočné.

Existujú tri rôzne typy Sparklines; riadok, stĺpček a výhra/prehra. Prvé dve budú pravdepodobne známe každému, kto použil grafy dokonca niekoľkokrát predtým. Čiarový graf vytvorí graf každého dátového bodu a potom medzi nimi samozrejme nakreslí čiary a zo stĺpcového grafu sa z každého údajového bodu stane stĺpček vhodnej veľkosti. Možnosť výhra/prehra je však trochu iná; predstavuje informácie ako binárne pole nahor alebo nadol.

Iskry sa vkladajú jednoducho. Stačí kliknúť na príslušné tlačidlo Sparklines na karte vloženia a potom vybrať údaje, ktoré chcete vykresliť. Všetko ostatné za vás vybaví automaticky. Ak chcete vykonať určité úpravy, môžete kliknúť na položku Sparkline a vybrať kartu Nástroje v programe Sparkline. Čiarové grafy sú napríklad predvolene hladké, ale kliknutím na začiarkavacie políčko Značky môžete pridať štvorcové pole, ktoré bude reprezentovať každý údajový bod. Môžete tiež upraviť farby grafu. Jeden populárny príklad je použitie zelenej farby na zvýraznenie najpozitívnejších údajov v grafe a červenej farby na označenie najnegatívnejších.

4.2 Skupiny šetria čas

Tabuľky Excelu zvyčajne začínajú malými krokmi, ale môžu sa zmeniť na skutočné príšery. Vytvorenie osobného rozpočtu sa zdá byť dosť jednoduché; ale ak skončíte s rozpisovaním všetkého, čo kupujete, s presným zosúladením všetkých svojich kníh a vytvorením grafov na zobrazenie miery splácania dlhu, celá vec sa môže stať prekvapivo zložitou. A to je len jeden človek. Organizácie môžu skončiť s tabuľkami s desiatkami alebo stovkami strán.

Správa rozľahlej tabuľky je náročná, ale jedným zo spôsobov, ako ušetriť čas, je zoskupenie hárkov. Zoskupenie vám umožňuje automaticky reprodukovať formátovanie na jednej strane tabuľky na všetkých ostatných stránkach. Povedzme napríklad, že chcem v priebehu roka prevádzkovať mesačný rozpočet. Mohol by som vytvoriť tabuľku s dvanástimi stranami a potom ich zoskupiť, aby sa reprodukovalo formátovanie. Na celý rok by som musel formátovať iba jednu stránku na formátovanie každý mesiac.

Existujú dva spôsoby úpravy stránok ako skupiny. Ak chcete upraviť každú otvorenú stránku, kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú kartu Hárok a potom kliknite na položku Vybrať všetky stránky. Všetky karty stránok by mali byť zvýraznené bielou farbou, čo znamená, že sa spoločne upravujú. Alternatívne môžete vybrané hárky vybrať kliknutím na ne a stlačením klávesu Ctrl. V každom prípade by ste mali vidieť, že [názov skupiny] text sa teraz zobrazuje v názve hárka v záhlaví.

5. Zapnite Powerpoint

Microsoft Powerpoint je požehnaním aj prekliatím pre kancelárskych pracovníkov kdekoľvek. Na jednej strane je to skvelý spôsob, ako vytvárať prezentácie, ktoré je možné použiť súčasne s príhovorom alebo na schôdzi. Na druhej strane je to hlavná zbraň kancelárskej drzosti, čiastočne vďaka nadužívaniu pixelového, generického klipartu.

Ľudia v Redmonde však nie sú úplne opití svojou vlastnou kool-pomôckou a tvrdo pracovali na tom, aby bol Powerpoint modernejším a úhľadnejším prezentačným nástrojom. Preto sa väčšina tejto kapitoly zameriava na funkcie programu Powerpoint 2010, ako sú videá a animácie. Chcete prísť o syr? Začnite čítať!

5.1 Karta Nové prechody

Animácie v programe Powerpoint bývali dosť hrozné, ale stále sú sofistikovanejšie. V skutočnosti sú tak dôležitou súčasťou programu Powerpoint 2010, že v súčasnosti existujú dve karty, ktoré sa úplne venujú animáciám. Prvá, o ktorej budeme hovoriť, sú prechody. V Office 2007 boli tieto funkcie umiestnené spoločne na kartu animácií, ale teraz, keď sú oddelené, sú pre každú funkciu uvedené ďalšie podrobnosti.

Prechody v programe Powerpoint fungujú rovnako ako vo video editore, ako je iMovie alebo Windows Live Movie Maker. Keď otvoríte kartu, nájdete galériu prechodov so širokou škálou možností. Môžete tiež upraviť trvanie prechodov; zvuky (ak existujú) použité súčasne s prechodom a aplikovať prechody na všetky snímky naraz. Prechody sa vyberajú jednoducho kliknutím na ne. Nemusíte kliknúť na tlačidlo OK, ani ich nastavovať, ani nič iné - kliknite raz a hotovo.

5.2 Rýchla aplikácia a replikácia animácií

Karta Animácie je v Office 2010 o niečo hlbšia, a hoci táto karta v Office 2007 existovala, je to vlastne karta s najaktuálnejším obsahom. Teraz, keď majú prechody svoju vlastnú kartu, oddelenú od animácií, obsahuje množstvo nových vecí. Napríklad animácie, ako sú Motion Paths, sú teraz uložené v galérii a ich používanie je oveľa jednoduchšie ako predtým.

To znamená, že najlepšie nové funkcie súvisiace s animáciami tiež patria medzi najmenej zrejmé a nie sú to nové spôsoby pridávania animácií, ale skôr nové spôsoby, ako s nimi manipulovať a ľahko ich replikovať. Ako príklad si vezmite Animation Painter. Tento nástroj, ktorý sa nachádza napravo od galérie kariet animácií, vám umožňuje rýchlo skopírovať animáciu do viacerých objektov. Najprv kliknete na objekt, ktorý dostal animáciu. Potom kliknite na položku Animačný maliar. Ďalší objekt, na ktorý kliknete vo svojom programe Powerpoint, dostane rovnakú animáciu. Potom môžete znova kliknúť na položku Animačný maliar a urobiť to pre iný objekt atď. Týmto spôsobom môžete animáciu ľahko použiť na viacero objektov.

Animačná tabla je tiež neuveriteľne užitočná. Panela animácií, ktorá sa nachádza nad možnosťou Animátor maliar, vám umožňuje zmeniť spôsob prehrávania animácií vo vašej prezentácii. Keď kliknete na snímku s animáciami, animácie sa zobrazia v poradí, v akom sa zobrazia. Môžete ich znova usporiadať pomocou drag-and-drop. Vôbec však nemusia hrať v poriadku; ak kliknete pravým tlačidlom myši na animáciu na table animácie, budete mať možnosť prehrať animáciu spolu s animáciou, ktorá prichádza pred alebo za. Presné úpravy načasovania je možné vykonať potiahnutím obdĺžnikov, ktoré sa nachádzajú mimo textu každej animácie - to sa zmení, keď sa animácia začne prehrávať a ako rýchlo sa prehráva.

5.3 Prekročte hranice animácie s videom

Dobre, animácie sú v poriadku a milé. Môžete ich použiť na pridanie určitej elegancie dokumentu alebo na praktickejšie účely, ako napríklad ponechanie určitých informácií mimo obrazovky, kým ich nebudete chcieť, a v takom okamihu ich prepnete do peknej animácie. Animácie sú však obmedzené; musíte použiť to, čo vám poskytne Powerpoint, alebo byť SKUTOČNE kreatívny so statickými obrázkami. Nebolo by jednoduchšie pridať video?

Odpoveď bývala dobrá, nie v skutočnosti kvôli nekvalitnej implementácii video objektov Powerpoint. Rok 2010 však veci zmenil. Teraz môžete jednoducho vkladať videá z miestnych aj online súborov a máte prístup k širokej škále možností úprav.

Prvá vec - tlačidlo Video nájdete úplne vpravo na karte Vložiť. Kliknutím na ňu prejdete priamo na pridanie lokálneho súboru, alebo kliknutím na šípku nižšie zobrazíte ďalšie možnosti, napríklad pridanie súboru z webovej stránky.

Keď pridáte video, zobrazí sa na snímke s malým prehrávačom vedľa tlačidla, pomocou ktorého môžete video pozastaviť alebo prehrať. V predvolenom nastavení budete musieť kliknúť na spustenie videa, keď sa zobrazí snímka, ale pamätáte si tablu animácií? Je to späť a dá sa použiť na úpravu načasovania videí tak, aby sa prehrávali na začiatku snímky alebo vedľa iných predmetov.

Ak na video kliknete pravým tlačidlom myši a potom kliknete na položku Orezať video, nájdete ďalšie možnosti. Otvorí sa malá ponuka úprav, ktorá vám umožní upraviť dĺžku videa a odrezať časti, ktoré nie sú potrebné. Video môžete tiež upraviť pomocou možnosti Formátovať video. To vám umožní upraviť jas, orezať video a vykonať ďalšie úpravy.

5.4 Živé vysielanie

Powerpoint 2010 už teda nespracováva videá, ako keby boli vyrobené v roku 1999. To je skvelé, ale možno vám to len zostáva myslieť dobre, už je načase. Ak je to tak, nebojte sa. Zašli ešte o krok ďalej a pridali úžasnú funkciu, ktorá je celkom moderná; vysielanie. Táto funkcia vám umožňuje ukázať váš Powerpoint iným na internete.

Ak chcete získať prístup k tejto novej funkcii, kliknite na kartu Prezentácia a potom kliknite na možnosť Vysielať prezentácie. Otvorí sa okno pre službu vysielania PowerPoint. Na jeho používanie potrebujete Windows Live ID - podobne ako niektoré ďalšie funkcie, ako napríklad zdieľanie súborov SkyDrive, o ktorých sme hovorili v kapitole 2. Po zadaní vášho Windows Live ID vám bude poskytnutý odkaz. Prezentáciu si môže pozrieť každý, kto má odkaz.

Prekvapivo jednoduché, nie? Ak si želáte ukážku, môžete si dokonca vložiť odkaz do vlastného prehliadača.

6. Dávajte si pozor na aplikáciu Outlook

Napriek tomu, že spoločnosť Microsoft rozsiahle aktualizovala systém Windows 2007, jednou z oblastí, ktorá predovšetkým nedostala väčšinu aktualizácií, ako napríklad rozhranie pásky, bol Microsoft Outlook. Na rozdiel od svojich bratov si Outlook zachoval starodávny dizajn stromčeka ponúk. Napriek tomu, že nie všetci s tým boli spokojní, zanechali v programe pocit zvláštneho muža.

Office 2010 rieši tento problém a aktualizuje ho tak, aby bol v súlade so zvyškom balíka Office. Rozhranie pásky teraz budete používať rovnako ako v akomkoľvek inom programe balíka Office. Tým sa revízia Outlooku ani zďaleka nekončí - existuje množstvo nových funkcií, ktoré stojí za to preskúmať.

6.1 Spoločenské stretnutia

Spoločnosť Microsoft je často vnímaná ako zastaraná a staromódna spoločnosť, čo je pravdepodobne dôvod, prečo sa spoločnosť Microsoft veľmi snaží pridávať funkcie sociálnych sietí do väčšiny nových produktov. Outlook sa nelíši a revízia z roku 2010 obsahuje funkciu s názvom Social Connector. Úlohou Social Connectoru je importovať kontakty zo sociálnej siete do Outlooku, aby ste mali tieto informácie k dispozícii pri odosielaní e -mailov.

Office 2010 podporuje štyri rôzne sociálne siete - Facebook, LinkedIn, MySpace a Windows Live Messenger. Pripojenie nie je predvolene nainštalované, takže musíte prejsť na. Našťastie inštalátor nemá viac ako 12 megabajtov, takže je to rýchle stiahnutie.

Keď spustíte poskytovateľa sociálneho konektora pre svoju obľúbenú sociálnu sieť, prejdite na tablu Ľudia na karte Zobraziť a potom kliknite na položku Nastavenia účtu. Otvorí sa okno so všetkými konektormi, ktoré ste stiahli a nainštalovali; ak ste nenavštívili vyššie uvedenú webovú stránku a nenainštalovali ste si softvér, zobrazí sa vám iba možnosť Moja stránka. Kliknutím na začiarkavacie políčko vedľa konkrétnej sociálnej siete sa zobrazí prihlasovacia obrazovka.

Potom, čo to urobíte, informácie o kontakte sa zobrazia pod tabuľou na čítanie. V predvolenom nastavení je to možné minimalizovať, takže kliknutím na e -mail ho otvoríte na čítanie a potom v spodnej časti vyhľadajte malý zoznam kontaktov oddelený pohyblivým bielym pruhom.

Táto funkcia získava informácie o kohokoľvek. Ak s nimi hovoríte pravidelne e -mailom, môžete si ich pridať medzi priateľov, čo môžete urobiť kliknutím na malý zelený symbol plus.

6.2 Sledujte konverzácie

Myšlienka e -mailovej konverzácie je pravdepodobne jedným z najvýznamnejších pokrokov v oblasti elektronickej pošty za posledných päť rokov; Používatelia Gmailu nevedia, ako bez neho fungovať. Má zmysel iba to, že e -maily, ktoré sú súčasťou rovnakého reťazca odpovedí, by mali byť kombinované, aby boli všetky ľahko viditeľné naraz, ale vo väčšine života e -mailu to nefungovalo.

Office 2007 túto funkciu obzvlášť postrádal a pretože Office sa aktualizuje hlavne veľkými skokmi a nie malými opravami, používatelia Outlooku si naň museli počkať do Office 2010. Ale teraz to máte, a aj keď môže byť táto funkcia neskorá, vynahrádza to tým, že je obzvlášť dobrým prevedením myšlienky.

Funkcia konverzácie nie je v predvolenom nastavení zapnutá, ale dá sa ľahko aktivovať tak, že prejdete na kartu Zobraziť a kliknete na začiarkavacie políčko vedľa položky Zobraziť ako konverzácie.

Po povolení konverzácií máte na výber niekoľko možností, ktoré sú povolené pomocou tlačidla Nastavenia konverzácie. Jedinou predvolenou možnosťou je Zobraziť správy z iných priečinkov, vďaka čomu môžu konverzácie jednoducho zahŕňať viacero priečinkov. Ďalšie možnosti sú nasledujúce.

• Zobraziť odosielateľov nad predmetom: Jednoducho prevrátite riadky odosielateľa a predmet tak, aby bol predmet teraz v spodnej časti.

• Vždy rozbaliť konverzácie: Automaticky prevedie konverzáciu na rozbalené zobrazenie, ktoré po kliknutí na ňu zobrazí všetkých ľudí zapojených do konverzácie.

• Použiť klasické odsadené zobrazenie: Vypne zábavné grafy konverzácií, ktoré vám majú ukázať, ako si rôzni ľudia a správy navzájom súvisia, ale niekedy nie sú jasné.

V kapitole 3 som sa dotkol navigačného panela programu Word, ktoré nahradilo staré okno Hľadať. Word však nie je jediným programom balíka Office 2010, ktorý dostal aktualizovanú funkciu vyhľadávania; Outlook má tiež jeden a je ešte podrobnejší.

Vyhľadávanie môžete začať zadaním do nenápadného textového poľa umiestneného nad ukážkami vašich e -mailov. Ako by ste očakávali, zadaním slova alebo frázy sa zúži zoznam výsledkov na tie, ktoré obsahujú to, čo hľadáte. Skutočnú mágiu nájdete na karte Tab, ktorá sa teraz zobrazuje v rozhraní pásky.

Pomocou karty Hľadať môžete výrazne zúžiť vyhľadávanie. Je možné vyhľadávať iba e -maily od konkrétneho kontaktu, iba predmet, iba e -maily s prílohami, iba e -maily odoslané v určitom časovom rámci, iba e -maily, ktoré sú neprečítané, iba e -maily zaradené do kategórií a ďalšie. Môžete tiež otvoriť nedávne vyhľadávania.

7. Záver

Tipy a triky, ktoré nájdete v tejto príručke, boli vybrané tak, aby vám pomohli zvýšiť vašu produktivitu s balíkom Office 2010. Chcel som odložiť technické mumbo-jumbo, zabudnúť na funkcie, ktoré nie sú vzrušujúce, a prejsť priamo k tomu, čo je skutočne skvelé a čo môže skutočne vám ušetrí čas. Dozvedieť sa o balíku Office nie je predstava každého o správnom čase, ale ak používate Office tak často ako ja, naučiť sa prispôsobovať rozhranie alebo vytvárať úžasné grafy je úžasné - priznajme si, že je to hlúpe.

Napriek tomu ani táto príručka nemôže obsahovať všetky tipy alebo triky pre Office. Tím autorov spoločnosti MakeUseOf vždy hľadá skvelé veci súvisiace so softvérom a máme k dispozícii množstvo článkov, ktoré sa zaoberajú rôznymi aspektmi balíka Office 2010 a jeho sady programov. Nižšie som uviedol niektoré z najzaujímavejších článkov.

Sprievodca Publikované: jún 2011

zdieľam zdieľam Tweet E -mail Ako vyčistiť počítač so systémom Windows pomocou príkazového riadka

Ak má váš počítač so systémom Windows nedostatok úložného priestoru, odstráňte nepotrebné informácie pomocou týchto rýchlych nástrojov príkazového riadka.

Čítajte ďalej Súvisiace témy
  • Windows
  • Microsoft Office 2010
  • Dlhý formulár
  • Longform Guide
O autorovi Matt Smith(567 publikovaných článkov)

Matthew Smith je nezávislý spisovateľ žijúci v Portlande v Oregone. Píše a rediguje aj pre Digital Trends.

Viac od Matta Smitha

prihlásiť sa ku odberu noviniek

Pripojte sa k nášmu bulletinu a získajte technické tipy, recenzie, bezplatné elektronické knihy a exkluzívne ponuky!

Kliknutím sem sa prihlásite na odber